Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp thì tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn, do đó việc quản lý tài sản một cách chặt chẽ, chi tiết luôn giữ một vai trò hết sức quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài sản là một công cụ đắc lực, không chỉ đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định của Bộ tài chính về quy trình quản lý tài sản cố định mà còn hỗ trợ thêm các tính năng quản trị theo yêu cầu của doanh nghiệp. Hỗ trợ tối đa các quyết định về việc phân bổ, thanh lý, mua mới... cho nhà quản trị.
Bên cạnh việc lựa chọn ứng dụng một phần mềm quản lý tài sản tốt thì việc ứng dụng đồng bộ một phần mềm kế toán đáp ứng tốt tính năng của phần hành kế toán Tài sản cố định là điều cần thiết của Doanh nghiệp. Yêu cầu thiết kế của phần mềm kế toán phải được khai báo mềm dẻo linh hoạt với nhiều tiêu thức khác nhau để việc quản lý tài sản được chặt chẽ và dễ dàng tra cứu khi cần.
1. Sơ lược về các văn bản quy định về việc quản lý TSCĐ
Những quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán được chuẩn hóa trong các chuẩn mực kế toán tài sản cố định. Cụ thể như chuẩn mực 03 về Tài sản cố định hữu hình, chuẩn mực 04 về tài sản cố định vô hình, chuẩn mực 06 về thuê tài sản và các thông tư hướng dẫn. Đó là các quy định về tiêu chuẩn là Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, vô hình, thời điểm ghi nhận, cách xác định giá trị, khấu hao, thanh lý TSCĐ và một số các quy định khác làm cơ sở để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;
- Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.
2. Chi tiết về tính năng kế toán Tài sản cố định trên phần mềm kế toán BRAVO 8
BRAVO với thế mạnh là xuất phát điểm từ phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp. Vì vậy tính năng kế toán tài sản được xây dựng và phát triển ngay từ những ngày đầu xây dựng phần mềm. Không những đảm bảo đầy đủ các quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định mà còn linh hoạt trong việc hạch toán tài khoản, hỗ trợ giải quyết nhiều bài toán quản trị.
2.1. Quản lý các thông tin TSCĐ theo đúng chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành.
Tính năng kế toán tài sản cố định trên phần mềm Bravo được thiết kế chi tiết, chặt chẽ, đảm bảo quản lý đầy đủ các thông tin theo quy định của chuẩn mực kế toán, hỗ trợ cách tính khấu hao theo chuẩn thông tư 45/2013-BTC và nhiều hơn nữa các tiện ích khác. Cụ thể:
a. Lập và in chi tiết thẻ tài sản cố định
b. Quản lý thông tin biến động linh hoạt mềm dẻo
Tính năng quản lý tài sản cố định trên phần mềm BRAVO hỗ trợ rất nhiều trường hợp biến động trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản. Đơn giản nhất là các biến động về thông tin bộ phận sử dụng, vị trí đặt tài sản, biến động về mặt số lượng, các thông tin dừng khấu hao hay tiếp tục khấu hao…
Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ với các biến động về nguyên giá, giá trị đã khấu hao đến các thông tin hạch toán khi trích khấu hao.
c. Hỗ trợ kết nối tạo các chứng từ kế toán
Với các trường hợp trích khấu hao phân bổ hàng tháng, phần mềm quản lý tài sản BRAVO hỗ trợ tự động tạo phiếu hạch toán chi phí đến từng bộ phận, sản phẩm, khoản mục, tài sản. Giúp cho bộ phận kế toán có thể kế thừa toàn bộ dữ liệu từ bộ phận quản lý tài sản cố định. Với các biến động thanh lý tài sản, phần mềm hỗ trợ tự động xác định giá trị còn lại và tự động tạo ra các bút toán hạch toán tương ứng với nghiệp vụ thanh lý.
Hơn thế nữa, với các trường hợp tài sản tăng nhưng chưa đưa vào sử dụng hoặc tài sản ngừng sử dụng chờ thanh lý, việc trích hao mòn vẫn diễn ra bình thường nhưng phần mềm được thiết kế khai báo linh hoạt để các bút toán hạch toán hao mòn được đẩy vào tài khoản 811 - chi phí khác mà không cần phải tự phân biệt để sửa lại thủ công.
2.2. Quản lý bài toán theo dõi bảo dưỡng tài sản.
Với các tài sản cố định là máy móc thiết bị thì việc theo dõi lập kế hoạch bảo dưỡng, thực hiện bảo dưỡng thực sự rất cần thiết để đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động tối đa công suất và đảm bảo thực hiện đúng các khuyến cáo của nhà sản xuất.
a. Quy định bảo dưỡng:
Được xây dựng dựa trên hồ sơ quản lý tài sản, các khuyến cáo của nhà sản xuất tài sản về lịch bảo dưỡng tài sản. Đây chính là căn cứ để xây dựng các kế hoạch bảo dưỡng cho từng tài sản.
b. Kế hoạch bảo dưỡng
Kế hoạch bảo dưỡng sẽ được xây dựng dựa trên các quy định bảo dưỡng thiết bị máy móc. Chương trình phải căn cứ vào lần bảo dưỡng gần nhất của tài sản để đưa ra được kế hoạch bảo dưỡng cho lần tiếp theo. Phần mềm có hỗ trợ chức năng tự động tạo kế hoạch bảo dưỡng dựa trên các thông tin về các quy định bảo dưỡng của tài sản.
c. Phiếu thực hiện bảo dưỡng
Đây chính là phần thực tế phát sinh bảo dưỡng thiết bị dựa trên các kế hoạch bảo dưỡng đã được lập. Đây cũng là cơ sở để xác định lần bảo dưỡng gần nhất của tài sản khi thiết lập kế hoạch cho lần bảo dưỡng tiếp theo.
3. Kết nối với thiết bị ngoại vi
Với các doanh nghiệp, tổ chức cần quản lý tài sản cố định với số lượng lớn, tính chất luân chuyển thường xuyên thì việc kiểm kê tài sản cố định sẽ rất khó khăn, tiêu tốn nhân lực và thời gian của doanh nghiệp. Vì vậy việc sử dụng các thiết bị ngoại vi kết hợp với việc quản lý tài sản cố định theo mã vạch là một giải pháp hữu hiệu đang được các doanh nghiệp ứng dụng một cách rộng rãi trong việc quản lý tài sản.
BRAVO 8 với lợi thế là một hệ thống phần mềm mở hỗ trợ đa nền tảng, việc thiết kế để kết nối dữ liệu với các thiết bị ngoại vi để phục vụ cho các bài toán quản lý tài sản không có gì khó khăn. Tính năng đã được triển khai thành công ở nhiều khách hàng. Người dùng có thể sử dụng một trong hai phương thức để kết nối với máy chủ Bravo. Trường hợp kết nối trực tiếp thì dữ liệu sau khi bip mã vạch được đẩy trực tiếp vào data máy chủ, hoặc trường hợp gián tiếp bằng cách kết xuất dữ liệu từ máy kiểm kê ra file trung gian, sau đó import dữ liệu kiểm kê vào phần mềm quản lý tài sản cố định Bravo.
Dữ liệu kiểm kê sau khi được nhận vào BRAVO sẽ là cơ sở để lên các báo cáo so sánh giữa tình hình thực tế sử dụng với sổ sách quản lý. Việc kết nối với các thiết bị ngoại vi hiện đang được sử dụng khá phổ biến, hoàn toàn có thể triển khai thành công ở nhiều khách hàng.
Có thể bạn quan tâm:
>> Quy trình kế toán tài sản trong doanh nghiệp.
>> Thủ tục thanh lý tài sản cố định trong doanh nghiệp.
--- HanhNT ---
