“Quản lý hóa đơn đầu vào” luôn là một trong những nhu cầu thường trực đối với những người làm kế toán. Đặc biệt trong giai đoạn việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc với các doanh nghiệp thì nhu cầu về việc tự động hóa trong các khâu thu thập, xử lý và sử dụng các nguồn dữ liệu hóa đơn đầu vào lại càng là bài toán khó được đặt ra. Ngoài việc thu thập dữ liệu tự động, kết nối với phần mềm kế toán thì việc hỗ trợ kiểm tra cảnh báo người dùng về tính toàn vẹn và hợp lệ của các hóa đơn đầu vào cũng rất cần thiết.
Nắm được nhu cầu đó, BRAVO đã cung cấp một giải pháp tích hợp giữa phần mềm ERP với các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào trên thị trường. Với giải pháp này hệ thống không chỉ tự động lấy dữ liệu từ nguồn dữ liệu hóa đơn đầu vào của Tổng cục thuế mà còn hỗ trợ người sử dụng kiểm tra tính hợp lệ, toàn vẹn của các hóa đơn đầu vào, hỗ trợ người dùng tự động tạo các chứng từ kế toán một cách tự động và nhanh chóng.
Với cách khai báo và thao tác đơn giản, giải pháp tích hợp với các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào mang lại rất nhiều các giá trị gia tăng đối với người dùng. Hiện tại, một trong số các nhà cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào mà BRAVO đã hoàn thiện kết nối thành công là phần mềm Inbots của MISA. Dưới đây là các tính năng cơ bản của giải pháp tích hợp:
1. Cài đặt và thiết lập hệ thống ban đầu
Cài đặt và thiết lập ban đầu
Mỗi một phần mềm và một nhà cung cấp khác nhau sẽ có các thông số kỹ thuật khác nhau, một số các API xử lý các nghiệp vụ sẽ không hề bị bó hẹp với những giới hạn công nghệ mà phần mềm ERP cung cấp các khai báo tích hợp kỹ thuật phù hợp với nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào khác nhau.
Ngoài ra người dùng cũng cần định nghĩa các thông tin về vật tư hàng hóa, các thông tin nhà cung cấp, thuế suất, các thông tin mặc định của chứng từ… nhằm định nghĩa các giá trị khai báo ban đầu phục vụ cho việc tạo chứng từ tự động hàng loạt từ các thông tin hóa đơn điện tử đầu vào.
2. Thu thập và cảnh báo các rủi ro về hóa đơn
- Chỉ với các thao tác lựa chọn các khoảng thời gian cần thực hiện, thực hiện ấn nút hệ thống sẽ tự tải về các hóa đơn đầu vào thỏa mãn. Tại đây người dùng có thể xem các thông tin đầy đủ nhất, kiểm tra tính hợp lệ và toàn vẹn dữ liệu của chứng từ một cách đáng tin cậy vì dữ liệu được kết nối với Tổng cục thuế. Các giá trị kiểm tra có thể cảnh báo người dùng ở nhiều cấp độ khác nhau như cảnh báo về thông tin người mua (tên, địa chỉ, tình trạng hoạt động…), kiểm tra các thông tin liên quan đến phát hành hóa đơn (các mẫu, seri có hợp lệ, ngày hóa đơn so với các thông tin trong thông báo phát hành hóa đơn), thông tin người bán có nằm trong danh sách những doanh nghiệp rủi ro về thuế, sự hợp lệ của hóa đơn điện tử…
3. Tự động tạo dữ liệu từ các thông tin hóa đơn đầu vào
- Tại chức năng này cho phép người sử dụng có thể thực hiện tạo luôn các chứng từ kế toán tương ứng như phiếu chi, ủy nhiệm chi, chứng từ nhập mua…sau khi đã kiểm tra các thông tin một cách chắc chắn. Việc khai báo quy đổi một số thông tin từ các bước cài đặt sẽ cung cấp thêm những giải pháp tạo một loạt nhiều chứng từ cùng lúc, giảm thiểu rất lớn công sức đối với các doanh nghiệp có lượng hóa đơn đầu vào lớn.
- Hệ thống kiểm soát chặt chẽ việc người dùng có thể lựa chọn các chứng từ riêng lẻ hoặc lựa chọn hết dữ liệu để tạo chứng từ, kiểm soát việc tạo chứng từ nhiều lần và các ràng buộc nếu chứng từ đã tạo đã được duyệt, được khóa, đã có các ràng buộc về hạn thanh toán….
Với những giải pháp thiết thực hỗ trợ người dùng sử dụng phần mềm ERP một cách tối ưu nhất, BRAVO đang và sẽ còn cung cấp nhiều giải pháp tích hợp hữu ích hơn nữa. Giờ đây công việc của người làm kế toán sẽ được giảm tải thời gian xử lý, năng suất và tốc độ sẽ tăng lên đáng kể với những giải pháp toàn diện này.
>>> Cập nhật các tính năng mới nhất trên sản phẩm phần mềm BRAVO tại đây.
Hạnh NT
