Giữa hàng trăm đầu mục công việc cần xử lý mỗi ngày, duyệt chứng từ là một trong những công việc tiêu tốn khá nhiều thời gian của nhà quản trị. Không chỉ đòi hỏi sự kiểm tra kỹ lưỡng về nội dung, tính hợp lệ và phù hợp với ngân sách, quá trình này còn liên quan đến việc ra quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược phát triển và quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Vậy nên việc thiết lập một quy trình quản lý duyệt một cách tối ưu và hiệu quả là bài toán trọng tâm mà giải pháp phần mềm BRAVO hướng tới tập trung xử lý. Nhóm chức năng liên quan đến việc duyệt chứng từ được thiết lập trên phần mềm cho phép nhà quản lý kiểm soát quy trình phê duyệt theo thực tế doanh nghiệp, đảm bảo các tài liệu và giao dịch quan trọng được quản lý chặt chẽ trước khi phê duyệt. Điều này giúp tăng tính minh bạch, bảo mật và giảm thiểu rủi ro sai sót, đồng thời tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao hiệu quả số hóa quản trị.
1. Phần mềm thiết lập quy trình phê duyệt đa cấp, phân quyền người duyệt
Phiên bản BRAVO 10 được thiết kế với khả năng thiết lập quy trình phê duyệt chứng từ theo mô hình đa cấp, giúp doanh nghiệp dễ dàng mô phỏng lại toàn bộ luồng phê duyệt thực tế đúng với cơ cấu tổ chức và chính sách quản lý nội bộ. Tùy theo loại chứng từ (phiếu chi, hợp đồng, đơn đặt hàng, đề nghị tạm ứng...), doanh nghiệp có thể phân quyền cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận liên quan: từ nhân viên khởi tạo, trưởng bộ phận, kế toán trưởng cho đến giám đốc tài chính hay tổng giám đốc.
Khi một chứng từ được tạo thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người duyệt tiếp theo, ghi nhận lịch sử phê duyệt và trạng thái từng bước, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý. Trong môi trường doanh nghiệp lớn hoặc đa chi nhánh, tính năng phê duyệt đa cấp và phân quyền người duyệt đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính bảo mật về thông tin dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể. Với phiên bản BRAVO 10 ERP, hệ thống đã được nâng cấp cho phép khai báo phân quyền người dùng theo kho hoặc mã bộ phận.
Ủy quyền duyệt là một tính năng quan trọng trên hệ thống BRAVO, cho phép người dùng linh hoạt thiết lập quyền phê duyệt thay thế theo từng loại chứng từ và trong khoảng thời gian nhất định. Việc ủy quyền có thể được cấu hình từ người dùng này sang người dùng khác, hoặc dựa theo vai trò, cấp độ phê duyệt trong hệ thống. Giải pháp này đặc biệt hữu ích trong các tình huống phát sinh như nghỉ phép, luân chuyển công tác, hoặc thay đổi nhân sự tạm thời, giúp đảm bảo quy trình xử lý chứng từ được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn và luôn đúng thẩm quyền.
Tính năng theo dõi KPI về thời gian phê duyệt là một trong những cập nhật mới nhất trên phiên bản BRAVO 10. Với tính năng này, hệ thống có thể ghi nhận và phân tích thời gian xử lý tại từng bước duyệt chứng từ, từ đó hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân tham gia vào quy trình. Đồng thời, đây cũng là một kênh thông tin quan trọng giúp nhà quản trị nhận diện điểm nghẽn trong quy trình luân chuyển chứng từ - xác định rõ khâu nào, ai đang gây ra sự chậm trễ, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
2. Chức năng duyệt chứng từ theo quy trình duyệt trên BRAVO 10 ERP
Với chức năng duyệt theo quy trình, hệ thống phần mềm BRAVO hỗ trợ người dùng có thể linh hoạt duyệt theo nhiều cách thức đem lại sự thuận tiện tối đa, người dùng có thể duyệt ở mọi nơi trên giao diện hệ thống như:
- Duyệt từ màn hình hiển thị danh sách chứng từ;
- Duyệt từ màn hình hiển thị “Chứng từ cần duyệt”;
- Duyệt từ mẫu in của chứng từ;
- Duyệt từ màn hình nhập liệu chi tiết của chứng từ;
- …
Hệ thống hỗ trợ duyệt chứng từ bằng nhiều cách thức.
Phiên bản BRAVO 10 ERP cho phép thay đổi quy trình phê duyệt đối với các chứng từ chưa được duyệt tại bất kỳ bước nào trong luồng xử lý. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp phát sinh như thay đổi cấp quản lý, điều chỉnh hạn mức phê duyệt, hoặc khi cần hiệu chỉnh do phát hiện sai sót trong việc phân quyền người duyệt ban đầu. Ngược lại, hệ thống sẽ kiểm tra tính ràng buộc một số dữ liệu không được can thiệp trong quá trình chứng từ đang duyệt, không cho phép chỉnh sửa nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, minh bạch và chuẩn hóa trong công tác kiểm soát dữ liệu.
Chức năng duyệt chứng từ của BRAVO 10 ERP không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ theo quy trình duyệt được khai báo ngay từ ban đầu, mà còn linh động cho phép duyệt thay đổi trạng thái chứng từ. Kết hợp với phân quyền, người dùng có thể phê duyệt nhanh, giảm thời gian thao tác cho các khâu thiết lập, theo dõi thông báo mà vẫn kiểm soát được dữ liệu, phù hợp với các quy trình đơn giản, các tài liệu, giao dịch được kiểm soát tốt tại khâu người lập phiếu. Một lần nữa khẳng định sự nhất quán trong định hướng nghiên cứu và phát triển sản phẩm của BRAVO, vừa chặt chẽ trong kiểm soát, vừa linh hoạt để phù hợp với thực tế vận hành tại các doanh nghiệp có mô hình quản lý phức tạp.
Hệ thống giải pháp BRAVO ERP hỗ trợ duyệt trên cả 3 nền tảng Win/Web/Mobile, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng trong công tác quản lý từ xa giữa thời đại công nghệ số.
>>> Chi tiết về bài toán duyệt chứng từ trên BRAVO 10 mobile app mời xem tại đây.
3. Chức năng gửi thông báo trong quá trình duyệt
BRAVO 10 ERP cho phép gửi cảnh báo tới cả người dùng trong quy trình duyệt và bên ngoài quy trình duyệt. Cảnh báo sẽ được gửi trực tiếp trên hệ thống phần mềm hoặc thông qua email cài đặt trên hệ thống để nhận biết và kịp thời xử lý. Sau khi có kết quả duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho người duyệt ở bước tiếp theo, ở bước cuối cùng của quy trình duyệt sẽ có một thông báo kết quả gửi cả cho người lập phiếu với đầy đủ các thông tin dưới đây:
- Tiêu đề thông báo: Lấy tên chứng từ và nội dung ngắn gọn là “cần duyệt”, “bị trả lại” hay “không được duyệt”.
- Nội dung chi tiết: Hiển thị các thông tin quan trọng trên chứng từ, giúp người duyệt nhận diện và đọc nhanh thông tin.
- Thông báo duyệt: Hiển thị “Lý do/Ghi chú” mà người duyệt lưu ý cho người nhận.
- Tiện ích mở rộng: Mở màn hình cập nhật hoặc mẫu in của chứng từ để xem thêm chi tiết.
Người lập phiếu nhận thông báo về kết quả duyệt chứng từ trên hệ thống
4. Ứng dụng ký số cùng thao tác duyệt
Hệ thống BRAVO cho phép thiết lập áp dụng chữ ký số theo từng bước trong quy trình phê duyệt chứng từ, nhằm đảm bảo tính pháp lý, đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công sức so với việc ký tay truyền thống. Trong quá trình cấu hình, người dùng cần xác định rõ các bước nào trong luồng duyệt cần thực hiện ký số, từ đó đội ngũ kỹ thuật BRAVO sẽ hỗ trợ triển khai chính xác theo yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Bên cạnh việc ký số trực tiếp ngay trên chứng từ trong quá trình phê duyệt, hệ thống còn cung cấp chức năng “ký số sau duyệt”. Thay vì ký ngay tại thời điểm duyệt, phần mềm sẽ lưu lại trạng thái ký và cho phép thực hiện ký số vào một thời điểm khác. Chức năng này đảm bảo quy trình vận hành của hệ thống được thông suốt, các khâu sau không bị gián đoạn bởi các sự cố bất khả kháng mà nhà cung cấp dịch vụ ký số chưa kịp xử lý.
BRAVO 10 ERP cho phép người dùng thực hiện ký điện tử linh hoạt ngay trên các thiết bị cầm tay như máy tính bảng, điện thoại giúp tăng tính tiện lợi và phù hợp với môi trường làm việc linh hoạt hiện nay.
Trên phiên bản BRAVO 10 ERP, hệ thống cho phép khai báo mẫu in sẽ được ký số và tự động kết xuất mẫu in đó dạng PDF để ký số xuyên suốt quá trình duyệt. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến chứng từ điện tử, đồng thời đảm bảo an toàn và minh bạch trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ. BRAVO cũng cung cấp các công cụ quản lý và lưu trữ văn bản đã ký số một cách an toàn, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt do Nhà nước quy định. Đặc biệt, tính năng "Xem lịch sử ký số" cho phép người dùng tra cứu toàn bộ quá trình ký, hỗ trợ kịp thời trong việc phát hiện và xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh từ phía nhà cung cấp dịch vụ ký số, đảm bảo quy trình vận hành của doanh nghiệp luôn thông suốt và không bị gián đoạn.
Để đáp ứng đa dạng nhu cầu triển khai, hệ thống BRAVO hỗ trợ tích hợp với nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số phổ biến như Viettel MySign, VNPT-CA, MISA eSign…, cũng như sẵn sàng mở rộng kết nối với các đơn vị cung cấp khác theo yêu cầu cụ thể từ phía doanh nghiệp.
Với sự nâng cấp toàn diện, BRAVO 10 ERP mang đến giải pháp tối ưu giúp nhà quản trị giảm tải áp lực xử lý thủ công, tăng tốc độ ra quyết định và đảm bảo tính minh bạch trong từng giao dịch.
Mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật những thông tin mới nhất về phiên bản BRAVO 10 ERP tại đây.
