Trước yêu cầu bắt buộc từ Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về việc áp dụng chứng từ điện tử, đặc biệt trong công tác khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng để đảm bảo quy trình kế toán – thuế được hiệu quả và chính xác. Từ ngày 01/06/2025, có 4 thay đổi quan trọng liên quan đến nội dung và quy trình xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN, đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động rà soát và điều chỉnh hệ thống nghiệp vụ. Nắm bắt kịp thời nhu cầu thực tiễn đó, BRAVO đã nhanh chóng cập nhật hệ thống BRAVO 10 ERP với đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc lập, phát hành và quản lý chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, đảm bảo đáp ứng đúng quy định của Nghị định và hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru.
1. Điểm mới liên quan tới chứng từ điện tử về khấu trừ thuế TNCN tại Nghị định 70/2025
- Bắt buộc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Trước đây, tổ chức thực hiện khấu trừ thuế TNCN không bắt buộc phải đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Tuy nhiên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/06/2025, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Sau khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, tổ chức phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử theo quy định trước đây và tiêu hủy chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định pháp luật.
- Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan thuế
Trước đây, việc chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến cơ quan thuế không bắt buộc. Theo Nghị định mới, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải gửi chứng từ điện tử đã lập cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.
- Thay đổi nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã được cập nhật như sau:
- Bổ sung: Số định danh cá nhân, số điện thoại của cá nhân nhận thu nhập; khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
- Bỏ: Số thu nhập cá nhân còn được nhận.
- Mẫu chứng từ mới: Mẫu số 03/TNCN, ký hiệu CT/25E. Chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
- Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai
Trước đây, việc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai không có quy định cụ thể. Theo Nghị định mới, khi chứng từ điện tử đã lập sai, tổ chức khấu trừ thuế phải xử lý theo nguyên tắc tương tự như xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, bao gồm việc thông báo chứng từ đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT.
Căn cứ theo các quy định trên, có những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay như:
- Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
- Chuẩn bị hệ thống và quy trình lập chứng từ điện tử: Cập nhật, đầu tư phần mềm hoặc hệ thống có khả năng lập và gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đúng mẫu số 03/TNCN, ký hiệu CT/25E, đảm bảo chứng từ điện tử có chữ ký số hợp pháp.
- Cập nhật thông tin trên chứng từ: thông tin cá nhân của người nhận thu nhập cần cập nhật đầy đủ bao gồm số định danh cá nhân (mã số thuế cá nhân hoặc số căn cước công dân), số điện thoại hoặc các khoản giảm (nếu có) đồng thời loại bỏ thông tin “Số thu nhập còn được nhận” trên mẫu chứng từ mới.
- Xây dựng quy trình xử lý chứng từ sai sót: Khi phát hiện chứng từ lập sai, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định tương tự hóa đơn điện tử, bao gồm việc lập thông báo chứng từ sai mẫu 04/SS-CTĐT gửi cơ quan thuế.
Doanh nghiệp có thể tham khảo và phối hợp với cơ quan thuế, nhà cung cấp phần mềm quản lý hoặc hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
2. Cập nhật và phát hành chứng từ điện tử về khấu trừ thuế TNCN trên BRAVO 10 ERP
Liên quan đến Nghị định 70/2025/NĐ-CP, BRAVO đã chủ động triển khai giải pháp xử lý và nhanh chóng cập nhật phần mềm để đáp ứng kịp thời các yêu cầu mới từ cơ quan thuế. Với phương châm hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp, mới đây BRAVO đã hoàn tất việc cập nhật và tích hợp chức năng phát hành chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN trên hệ thống BRAVO 10 ERP, đảm bảo đồng bộ và phù hợp với hướng dẫn của Nghị định này.
- Thiết lập bổ sung chức năng “Cập nhật Chứng từ Khấu trừ thuế TNCN"
Thông qua chức năng cập nhật, hệ thống sẽ tự động truy xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định tại Mẫu số 03/TNCN, ký hiệu CT/25E.
Màn hình cơ bản của chức năng “Cập nhật Chứng từ khấu trừ thuế TNCN”
- Tạo phiếu chứng từ tự động thông qua việc kế thừa và liên kết dữ liệu từ hệ thông ERP
Hệ thống tự động truy xuất thông tin thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dựa trên dữ liệu từ phân hệ tiền lương. Chức năng này có khả năng rà soát bảng lương đã chi trả trong năm cho từng nhân sự, từ đó tự động tổng hợp và kế thừa các thông tin liên quan đến thuế TNCN mà không cần thao tác thủ công. Chức năng này chỉ áp dụng đối với danh sách ở cấp độ “Nhân viên” trong hệ thống.
Phần mềm cũng hỗ trợ thêm mới hàng loạt chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều nhân viên cùng lúc, tiết kiệm thời gian nhập liệu thông qua chức năng “Tạo chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.
Chức năng tạo Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hàng loạt
- Các nghiệp vụ liên quan đến Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
BRAVO không trực tiếp cung cấp dịch vụ phát hành Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, mà đóng vai trò trung gian, gửi thông điệp dữ liệu điện tử đến các nhà cung cấp hóa đơn điện tử (HĐĐT) được cấp phép phát hành loại chứng từ này. Sau khi tiếp nhận thông điệp dữ liệu, nhà cung cấp HĐĐT sẽ tiến hành phát hành, lưu trữ chứng từ và thông báo cho các bên liên quan.
BRAVO có khả năng tích hợp và kết nối dữ liệu với hầu hết các nhà cung cấp HĐĐT trên thị trường hiện nay. Ở thời điểm hiện tại (Tháng 8/2025), hệ thống phần mềm BRAVO đã thực hiện tích hợp thành công với 2 nhà cung cấp Viettel và BKAV. Đối với những nhà cung cấp khác trên thị trường cũng đang tiếp tục được triển khai thực hiện. Khi phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp sẽ lựa chọn nhà cung cấp sử dụng và BRAVO sẽ đảm nhiệm việc khai báo thiết lập kết nối trên hệ thống.
Các nghiệp vụ chứng từ điện tử đối với Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
Phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Người dùng có thể thực hiện phát hành một hoặc nhiều chứng từ cùng một lúc. Sau khi tiếp nhận lệnh phát hành, nhà cung cấp sẽ kiểm tra thông tin, tiến hành phát hành và trả về kết quả như sau:
Nếu chứng từ phát hành không thành công bởi một lý do nào đó, người dùng sẽ cần thực hiện thêm các nghiệp vụ phát sinh như:
Điều chỉnh/Thay thế chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Người dùng sẽ lập một chứng từ mới với nội dung điều chỉnh/thay thế sau đó thực hiện phát hành như bình thường. Điểm khác duy nhất là khi điều chỉnh/thay thế, chúng ta cần chỉ đích danh chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị điều chỉnh/thay thế như sau:
Cập nhật chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Cập nhật chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trong quá trình phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể phát sinh sự cố do dữ liệu giữa nhà cung cấp hóa đơn điện tử và hệ thống BRAVO ERP chưa được đồng bộ đầy đủ. Người dùng cần sử dụng chức năng “Cập nhật chứng từ khấu trừ thuế TNCN” để tự động bổ sung các thông tin còn thiếu từ phía nhà cung cấp. Cách thực hiện tương tự như quy trình phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN, điểm khác biệt duy nhất là thay vì chọn chức năng “Phát hành chứng từ”, người dùng chọn “Cập nhật chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.
Nhật ký sử dụng chứng từ điện tử
Chức năng “Nhật ký sử dụng chứng từ điện tử” hỗ trợ người dùng trong việc truy xuất thông tin chuỗi dữ liệu về chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã gửi cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử đi kèm kết quả thành công/thất bại, nếu thất bại sẽ có mã lỗi tương ứng.
Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập
Báo cáo này liệt kê toàn bộ các chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã được lập, bao gồm cả chứng từ đã phát hành và chưa phát hành. Mục đích của báo cáo là hỗ trợ người dùng theo dõi, kiểm soát tiến độ phát hành chứng từ, đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn theo quy định.
Một lần nữa, BRAVO khẳng định lợi thế của một giải pháp phần mềm ERP "Made in Vietnam" với khả năng cập nhật nhanh chóng, kịp thời các thay đổi trong chính sách pháp luật. Với năng lực công nghệ vững chắc cùng 26 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP, BRAVO cam kết tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số một cách hiệu quả mọi lúc mọi nơi.
Mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật những thông tin mới nhất về phiên bản BRAVO 10 ERP tại đây.
