Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP ở Việt Nam

Phần mềm ERP, Giải pháp ERP hay hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP)… có lẽ là những khái niệm không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại CNTT. Nhưng, việc triển khai thành công phần mềm ERP thôi là chưa đủ, để khai thác hết lợi ích mà nó mang lại thì các doanh nghiệp cần biết cách sử dụng các phần mềm ERP ở Việt Nam.

1.  Phần mềm ERP là gì?

Để hiểu được “Phần mềm ERP là gì”, trước hết chúng ta cần hiểu rõ các khái niệm bao hàm trong nó, cụ thể:

• Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
• Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Những tài sản tồn tại trong hay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trị được tạo ra hàng ngày. Nhân viên hay nhà quản lý cũng được xem là tài nguyên vô cùng quan trọng của công ty.
• Planning: Là hoạch định, nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.

ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Một bộ phận tích hợp bao gồm nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toàn phù hợp với công ty lớn.

Vậy, Phần mềm ERP là gì? Đó là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z. Hệ thống tài nguyên phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng.

2.  Các Phần mềm ERP tại thị trường Việt Nam

Khi các chủ Doanh nghiệp nhận ra rằng, ERP thực sự cần thiết, là nền tảng cơ bản cho sự phát triển vượt trội thì nhu cầu về hệ thống này ngày càng được gia tăng. Kéo theo đó là sự gia nhập của hàng loạt các nhà cung cấp ERP trong và ngoài nước trên thị trường Việt Nam.

2.1. Các phần mềm ERP nước ngoài

Một số thương hiệu nổi tiếng về ERP của nước ngoài phải nhắc tới như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, SAGE…

– Ưu điểm:

Với bề dày kinh nghiệm nhiều năm, cùng việc lĩnh hội được nhiều thành tựu công nghệ cao trên thế giới, các phần mềm ERP nước ngoài mang lại những hiệu quả nổi bật tại các Doanh nghiệp đã triển khai thành công. Các hệ thống này được vận hành theo một quy trình chuẩn hóa đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải thay đổi và thích nghi theo ở mức độ cao.

– Nhược điểm:

Chi phí phần mềm ERP nước ngoài rất cao. Không đơn thuần chỉ là chi phí triển khai, mà bên cạnh đó các chi phí về dịch vụ đi kèm như: Tư vấn; Chi phí tái cấu trúc Doanh nghiệp theo quy trình chuẩn; Chi phí bảo trì, sửa đổi;… cũng rất lớn. Đa số phần mềm nước ngoài giới hạn user sử dụng phần mềm. Vì vậy khi muốn tăng số lượng người dùng, doanh nghiệp cũng phải chi trả một mức phí đáng kể.

Khả năng tùy biến khá cứng nhắc và cồng kềnh. Thông thường, nhà cung cấp sẽ định hướng doanh nghiệp sử dụng theo các format có sẵn của chuẩn mực, đồng nghĩa với việc hạn chế khả năng tương thích riêng theo chế độ tại Việt Nam. Đặc biệt modules Quản lý tài chính – kế toán là một phần hành gặp phải nhiều khó khăn với nhược điểm này từ phần mềm nước ngoài.

Các bài toán xử lý ở từng bộ phận trong doanh nghiệp Việt khá phức tạp, tồn tại nhiều tình huống và vấn đề bất cập. Khi đó nhà cung cấp Việt sẽ dễ dàng thấu hiểu người dùng Việt để có thể đưa ra giải pháp tư vấn phù hợp.

Như chúng ta thấy, để triển khai và ứng dụng thành công một hệ thống phần mềm ERP nước ngoài, không chỉ cần một tiềm lực tài chính thực sự mạnh, doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ nhân sự về vận hành phù hợp với hệ thống. Trên thực tế nhiều doanh nghiệp Việt là những tập đoàn lớn, đã đầu tư hệ thống ERP nước ngoài nhưng vì nhiều lý do đã phải bỏ dở giữa chừng, khiến lâm vào cảnh “tiền mất tật mang”. Minh chứng từ 2 dự án Tân Á Đại Thành và dự án Đạm Hà Bắc (Khách hàng đã chọn giải pháp nước ngoài và không phù hợp nên quay lại chọn giải pháp BRAVO và thực hiện thành công).

2.2. Phần mềm ERP trong nước

Gần đây, thị trường phần mềm ERP trong nước trở nên khá sôi nổi bởi sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp mới. Tuy nhiên thực tế cho thấy rằng, tại Việt Nam còn khá nhiều phần mềm chưa đạt được những tiêu chuẩn cơ bản của ERP nhưng vẫn mang danh phần mềm ERP. Về bản chất các phần mềm này chưa đáp ứng được theo những yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trên quy mô tổng thể; khả năng tùy chỉnh còn hạn chế; chưa thực hiện được những tính năng mang tính quản trị như phân tích, cảnh báo…; hay cơ bản mới chỉ được phát triển rộng thêm một chút so với phần mềm kế toán thông thường.

Là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản trị trong nước (Gần như duy nhất) chỉ làm hệ thống ERP. Tại 1 thời điểm chỉ có 1 sản phẩm ERP duy nhất, toàn bộ nguồn lực tập trung vào sản phẩm lõi của hệ thống (Không phân tán phát triển nhiều sản phẩm). Và từ sản phẩm lõi duy nhất của hệ thống theo thời điểm sẽ thực hiện hiệu chỉnh cho phù hợp hơn với yêu cầu quản trị của từng mô hình doanh nghiệp. BRAVO có lợi thế canh tranh lớn so với các công ty phần mềm Việt Nam về đội ngũ thực hiện triển khai ERP. Gần 400 cán bộ nhân viên với 70% là chuyên viên kỹ thuật có kinh nghiệm, có thể cùng doanh nghiệp khảo sát bài toán, xây dựng quy trình, thực hiện triển khai thành công các hệ thống ERP, quản trị liên phòng ban cho doanh nghiệp. Vì vậy BRAVO đã triển khai phần mềm ERP, liên phòng ban tại nhiều tập đoàn tổng công ty lớn rất thành công ở Việt Nam như Tập đoàn Hòa Phát, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Trường Hải (THACO)… Do vậy, năng lực BRAVO hoàn toàn có kinh nghiệm triển khai trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có khả năng tư vấn quy trình phù hợp với các mô hình hoạt động doanh nghiệp theo kiểu đặc trưng của Việt Nam.

– Ưu điểm: Chi phí cài đặt và duy trì hợp lý cho doanh nghiệp Việt có quy mô vừa và lớn; Hệ thống biểu mẫu báo cáo lên đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam; Việc cập nhật thay đổi cũng thực hiện đơn giản, chi phí thấp; Khả năng tùy biến cao đáp ứng được mọi yêu cầu quản trị tổng thể và bài toán đa ngành nghề; …

– Nhược điểm: So với các phần mềm nước ngoài, tính chuẩn hóa trong quy trình vận hành chưa cao.

>>> So sánh giữa ERP trong nước và nước ngoài.

3.  Để ứng dụng phần mềm ERP hiệu quả, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp.

Vì vậy ở Việt Nam, tuy có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP, thậm chí bỏ ra chi phí lớn sử dụng những phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài. Nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng với số tiền bỏ ra. Dưới đây là những tư vấn cơ bản về những gì Doanh nghiệp cần chuẩn bị để có thể ứng dụng phần mềm ERP hiệu quả nhất:

• Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chỉ trả của doanh nghiệp mình: Việc đầu tiên và vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả của cách sử dụng phần mềm ERP sau này là xác định được rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm ERP sau này.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Khi thực hiện xong bước trên, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Một trong những điểm quan trọng khi chọn nhà cung cấp là cần tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án đã được họ triển khai thành công.
• Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm ERP thành công là:

Bước 1: Chuẩn bị dự án ERP: Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

Bước 2: Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.

Bước 3: Phân tích dự án ERP: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.

Bước 4: Thực hiện dự án ERP: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.

Bước 5: Xác nhận dự án ERP: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là các cán bộ nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.

Bước 6: Triển khai hệ thống ERP: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn triển khai. Chúng ta nên thuê các đơn vị tư vấn uy tín, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm. Đáng tiếc là nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận đầu tư chi phí này.

4. Sơ bộ về cách sử dụng phần mềm ERP Việt Nam (BRAVO 8 ERP-VN)

Sau khi triển khai thành công, nhà cung cấp phần mềm sẽ có trách nhiệm đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho các CBNV phụ trách trong từng doanh nghiệp. Với mỗi nhà cung cấp, phần mềm được thiết kế khác nhau vì vậy sẽ không có thông tin sử dụng phần mềm ERP chung nào mang tính chuẩn chỉnh áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp.

Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ một số thông tin cơ bản về cách sử dụng trực tiếp trên phần mềm BRAVO – Phiên bản BRAVO 8 (ERP-VN) để Quý bạn đọc có thể tham khảo và có hình dung cụ thể về phần mềm hơn.

4.1. Cấu trúc cơ bản của phần mềm ERP BRAVO 8

Màn hình chính của chương trình BRAVO 8 xuất hiện như hình ảnh dưới đây.

Cấu trúc chương trình làm việc bao gồm các thành phần chính sau:

Hệ thống menu: biểu tượng ô vuông kẻ nằm phía trên cùng của màn hình giao diện chính. Tại đây chứa tất cả các chức năng của chương trình.

Điểm đặc biệt nhất trên hệ thống menu là khả năng tìm kiếm, cho phép tìm bất kỳ chức năng nào của chương trình được khai báo. Các menu con bao gồm:

• Danh mục: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến những danh mục của chương trình.
• Chứng từ: chứa các lệnh cho phép truy cập đến những chức năng cập nhật dữ liệu đầu vào của chương trình như “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu chi”, “Phiếu nhập mua”…
• Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chương trình.
• Báo cáo: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến tất cả các báo cáo.
• Hệ thống: Cung cấp các chức năng hệ thống như Sao lưu, Truyền nhận dữ liệu, Quản lý người sử dụng.
• Tùy chọn: Chứa các lựa chọn thay đổi một số giao diện của chương trình.

Thanh công cụ: vị trí nằm ngang và ở vị trí bên phải so với hệ thống menu, chứa các lệnh thường xuyên được sử dụng trong quá trình thao tác. Hiển thị thay đổi tùy thuộc vào chức năng mà người sử dụng đang làm việc. Các chức năng thao tác với dữ liệu bao gồm: Đổi cỡ font chữ, Đổi ngôn ngữ, Thêm mới, Mở, Tải lại dữ liệu, In, Xóa, Khôi phục, Import, Export.

Panel Phân hệ: gồm 10 phân hệ chính: Quan hệ Khách hàng, Quản lý Mua hàng, Quản lý Bán lẻ, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý Sản xuất – Giá thành, Quản lý Nhân sự Tiền lương, Quản lý Tài sản, Vốn bằng tiền, Kế toán tổng hợp. Khi nhấp chuột vào phân hệ nào, toàn bộ các dữ liệu liên quan sẽ được hiển thị ở phần trống còn lại trên màn hình.

>>> Các phân hệ cơ bản của phần mềm BRAVO 8 (ERP-VN)

4.2. Các thao tác sử dụng cơ bản trên phần mềm BRAVO 8 ERP-VN

Khi nắm rõ được cấu trúc chương trình kết hợp cùng một số quy tắc thao tác dưới đây là các bạn có thể sử dụng cơ bản khi chỉ mới bắt đầu tiếp cận phần mềm ERP của BRAVO. Với thiết kế giao diện hiện đại phẳng, cùng cấu trúc rõ ràng giúp người dùng sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

4.3. Khả năng tùy biến trên phần mềm ERP

Khả năng tùy biến (Customize) là một yêu cầu cần thiết trong hệ thống phần mềm ERP. Tuy nhiên mức độ customize như thế nào, cao hay thấp, nhiều hay ít lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của mỗi nhà cung cấp. BRAVO với kinh nghiệm lâu năm cùng với sự thành công của những dự án lớn đã giúp cho khả năng tùy chỉnh của phần mềm đã ngày càng được cải tiến và chất lượng dịch vụ được nâng cao.

– Đáp ứng mọi yêu cầu quản trị đặc thù trong mỗi Doanh nghiệp.

Nhờ có thiết kế mở và linh hoạt mà phần mềm ERP BRAVO ngoài việc cho phép dễ dàng sửa đổi, thêm bớt tính năng trong từng phân hệ còn cho phép tích hợp thêm những phân hệ mới căn cứ vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Đồng thời dễ dàng kết nối với một hệ thống phần mềm thứ hai. Ưu điểm và lợi thế cạnh tranh lớn nhất của BRAVO đó chính là việc đưa ra phương án và xử lý những bài toán đặc thù tại các Doanh nghiệp vừa và lớn.

– Phần mềm ERP được nghiên cứu, thiết kế riêng cho mỗi lĩnh vực ngành nghề Kinh doanh.

Sự phát triển của doanh nghiệp cùng với tính đa dạng và đặc thù của các ngành nghề kinh doanh sẽ dẫn đến sự quá tải đối với các phần mềm có thiết kế đóng và vấn đề càng trở nên phức tạp khi không có những phần mềm được tổ chức tốt. Ngay từ khi nghiên cứu và phát triển, BRAVO 8 (ERP-VN) đã được xây dựng theo định hướng quản trị tổng thể, đáp ứng bài toán quản trị cho nhiều ngành nghề.

Cho đến nay, Phần mềm ERP BRAVO đã được ứng dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp lớn đầu ngành trong hầu hết các ngành nghề lĩnh vực kinh doanh của Việt Nam.

>>> Chi tiết về danh sách Khách hàng tiêu biểu của BRAVO.

Mọi thắc mắc về ERP của Quý bạn đọc xin vui lòng gửi yêu cầu cho chúng tôi.

Hoặc Liên hệ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO

VP Hà Nội: Tầng 7, tòa nhà 311 – 313 Trường Chinh, Q. Thanh Xuân.

Tel: 024 3776 2472 || Email: hanoi@bravo.com.vn

VP Đà Nẵng: Tầng 3, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Q. Cẩm Lệ.

Tel: 0236 363 3733 || Email: danang@bravo.com.vn

VP Tp. HCM: Lầu 2, 116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3.

Tel: 028 3930 3352 || Email: hcm@bravo.com.vn

>>> Kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP của nhà cung cấp BRAVO