Thuật ngữ ERP đã thâm nhập vào đời sống các doanh nghiệp từ lâu nhưng không phải tất cả đều hiểu rõ về giải pháp này. Vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp mơ hồ hay mới chỉ chập chững những bước đầu tìm hiểu về nó.
Vậy ERP là gì?
Khi có dự định tìm hiểu hay ứng dụng ERP vào hoạt động, hẳn doanh nghiệp có thể đã tìm đến sự giới thiệu từ những nhà cung cấp. Tuy nhiên trước khi nghe nhà cung cấp thuyết trình về những thế mạnh, lợi ích từ giải pháp của họ, nhiều doanh nghiệp thậm chí còn chưa hiểu được đúng thế nào là ERP nên không hiểu được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì?
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, chúng ta đề cập đến những cách hiểu đơn giản nhất để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận. ERP là một giải pháp sử dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ các tác nghiệp của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là hệ thống phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp.
Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính). Lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP thường là hệ thống phần mềm rất lớn. Đa phần các giải pháp ERP thực hiện chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên, sau quá trình triển khai, khái niệm ERP đã được mở rộng, nhiều chức năng được đưa bổ xung vào trong giải pháp ERP cũng như biến đổi với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì ERP cũng được định nghĩa lại một cách linh động để phù hợp hơn với đặc thù của ngành. Ví dụ phân hệ CRM (quản lý quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong nhiều giải pháp ERP mặc dù theo lý thuyết thì CRM là khái niệm khác với ERP.
Nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp vô cùng phong phú và thực tế không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Mỗi doanh nghiệp lại cần thêm một số phân hệ quản lý đặc thù của riêng lĩnh vực ngành nghề, và độ phức tạp của mỗi bài toán quản lý lại phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp đó. Cũng chính vì vậy mà cấu trúc, thành phần, chức năng của ERP tại mỗi doanh nghiệp lại có những điểm khác biệt.
Tại sao giá của giải pháp phần mềm ERP cao?
Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP phức tạp hơn rất nhiều so với các phần mềm quản lý đơn lẻ. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng ban, lại phải đáp ứng yêu cầu theo dõi và kiểm soát của cấp quản lý. Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và có quá nhiều bài toán đặt ra để đảm bảo liên kết dữ liệu, thao tác giữa các bộ phận đồng nhất với tổng thể, đồng thời đặt ra vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của chương trình.
Một điểm khó nữa là để xây dựng được giải pháp ERP, các nhà cung cấp phần mềm không chỉ sử dụng các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà còn cần am hiểu về cơ chế hoạt động, quản lý của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thêm nữa, một hệ thống phần mềm ERP tốt từ nhà cung cấp cũng chỉ quyết định một phần sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan từ phía doanh nghiệp như: nhận thức và quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp, trình độ và năng lực nhân viên, hệ thống quy trình vốn có tại doanh nghiệp… có thể quyết định tới 50% khả năng thành bại của dự án.
ERP là hệ thống phần mềm có phạm vi quản lý rộng và sâu trên toàn doanh nghiệp, do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo dài từ vài tháng đến thậm chí vài năm, kéo theo chi phí cho nhân công và những chi phí phát sinh trong quá trình triển khai. Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của nhà cung cấp phần mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp. Do đó giá cho một giải pháp phần mềm ERP không thể mang so sánh với giá của các phần mềm đơn lẻ được.
Băn khoăn từ phía doanh nghiệp
Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa tin học hoá công tác quản lý, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không, và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào. Một khi doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất và lợi ích của hệ thống ERP thì chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ xác định được việc “cần phải tin học hóa doanh nghiệp ngay”, hoặc trước trào lưu hội nhập doanh nghiệp sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc bỏ tiền ra mua một giải pháp ERP càng nhanh càng tốt. Nhưng ERP không phải là một hệ thống đơn giản và việc triển khai nó cũng không hề dễ dàng.
Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có nhu cầu được tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty trong nước hoạt động chuyên nghiệp trong mảng này. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ một số nhà cung cấp giải pháp ERP có kinh nghiệm và uy tín.
Mọi thứ đều có giá của nó, và với các doanh nghiệp đã đi tiên phong đầu tư nghiêm túc cho việc triển khai ERP từ sớm hầu hết đã gặt hái được những thành quả nhất định, trước hết là tự tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng thành công ERP. Vậy thì thay vì cứ mãi quanh quẩn với những câu hỏi khó có thể tự giải đáp, doanh nghiệp hãy tìm ra hướng đi và hành động ngay hoặc tìm sự hỗ trợ cho hành động, nếu muốn doanh nghiệp theo kịp thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ này.
