Kế toán là công việc liên quan đến nhiều quy định của pháp luật nhà nước. Do đó yêu cầu cần thiết của kế toán viên là phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Để trở thành kế toán chuyên nghiệp ngoài những kiến thức chuyên môn lý thuyết bạn cần có những kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm kế toán thành thạo. Bởi lẽ chúng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn xử lý, kê khai nghiệp vụ một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời giúp bạn tiết kiệm được thời gian.
Mỗi phần mềm kế toán đều có những đặc thù riêng do vậy cũng có các cách khác nhau để tiếp cận cách sử dụng chúng. Đặc biệt, đối với các phần mềm kế toán tùy chỉnh theo hình thức của doanh nghiệp thì thường các kế toán viên được nhân viên kỹ thuật của nhà cung cấp hướng dẫn cụ thể cách thức sử dụng phần mềm.
Dưới đây là các bước cơ bản để làm quen và sử dụng thành thạo một phần mềm kế toán.
1. Làm quen với phần mềm kế toán
Sau khi phần mềm kế toán được cài đặt vào máy tính thì nhiệm vụ đầu tiên của mỗi nhân viên kế toán là làm quen với hệ thống. Làm quen các chức năng chính, nguyên tắc hoạt động chung của hệ thống… là những điều đầu tiên kế toán cần tìm hiểu. Bước này giúp các nhân viên kế toán có được hình dung rõ ràng về công việc.
2. Kỹ năng thực hành các thông số về kế toán cơ bản
Đó là những kiến thức nguyên lý của kế toán bán hàng, mua hàng, vật tư hàng hóa… Qua đó nhân viên kế toán biết cách nhập số liệu: hóa đơn phiếu thu, chi, nhập kho, xuất kho, các chi phí phân bổ,… căn cứ vào sổ sách và các báo cáo để tính số dư đầu kỳ. Ngoài kiến thức về kế toán thì việc hiểu về hệ thống, các vận hành của phần mềm sẽ giúp nhân viên kế toán nhập liệu đúng làm tiền đề cho việc lên báo cáo sau này.
3. Kiểm tra, đối chiếu và xử lý số liệu kế toán trên phần mềm
Đây chính là bước bút toán kết chuyển cuối tháng của thuế, khấu hao, vốn,… sau đó kiểm tra đối chiếu với các sổ sách. Trên phần mềm thông thường hệ thống thao tác này kế toán chỉ cần xem và đối chiếu nếu chưa khớp thì bạn cần xử lý sao cho phù hợp.
4. Lập báo cáo tài chính trên phần mềm
Thực hành lập báo cáo tài chính thông qua các bước sau:
- Lập bảng cân đối kế toán
- Lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Cân đối sổ phát sinh trong tháng
- Quyết toán các loại thuế
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Một trong những kỹ năng quan trọng khi thực hiện trên phần mềm kế toán đó là: lưu trữ, chỉnh sửa các hóa đơn chứng từ bị sai lệch hay chỉnh sửa lỗi trên phần mềm, khôi phục dữ liệu kế toán khi bị mất…
>> Tin liên quan: Kỹ năng cần thiết để trở thành kế toán viên chuyên nghiệp
