ERP đã xuất hiện tại thị trường Việt Nam từ khá lâu nhưng cho đến nay, số lượng doanh nghiệp triển khai thành công chưa cao. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, một trong những nguyên nhân phổ biến là vẫn còn rất nhiều rào cản giữa các bên tham gia vào quá trình triển khai phần mềm khiến việc tiếp cận giữa hai bên gặp nhiều khó khăn.
Để triển khai thành công giải pháp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam thì trước tiên các bên tham gia cần thảo luận và lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp và một số nhân sự phụ trách trực tiếp. Nhiệm vụ của đội ngũ này là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đồng thời tìm hiểu các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn. Tiếp đó cần làm rõ yêu cầu, trách nhiệm cụ thể về công việc của các bên tham gia, cụ thể:
VỀ PHÍA KHÁCH HÀNG
Cần một người làm quản lý dự án. Người này sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban chỉ đạo và là người điều hành chính từ phía doanh nghiệp. Chủ nhiệm dự án sẽ thiết lập các đối thoại, theo dõi tiến độ, điều phối ngân sách dự án, điều động nguồn lực…
Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một người hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp và quyết định khi cần thiết.
VỀ PHÍA NHÀ TRIỂN KHAI
Cần một người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách dự án và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Ngoài ra, cần có những đội tư vấn chuyên về những lĩnh vực nhất định, cụ thể
TƯ VẤN QUẢN LÝ
Đây là những người rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp các bên hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
TƯ VẤN HỆ THỐNG
Là chuyên gia về hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập chạy thử hệ thống cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.
Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại doanh nghiệp.
TƯ VẤN KỸ THUẬT
Đây thường là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng với nhau.
NGƯỜI DÙNG
Là những người trực tiếp sử dụng hệ thống nên họ là người hiểu rõ nhất nhu cầu nào cần được đáp ứng và cũng là người quyết định đến sự thành công của hệ thống khi được đưa vào áp dụng thực tiễn. Có những dự án tất cả người dùng được tham gia vào suốt quá trình triển khai, cũng có những dự án khách hàng sẽ cử ra những “người dùng hạt giống”. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.
Người dùng là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…
Để có một dự án ERP triển khai thành công và áp dụng tốt vào thực tiễn cần đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên.
BT tổng hợp
