Mục lục
Trong thời đại kỷ nguyên số, hệ thống ERP được xem là công cụ cốt lõi để quản lý toàn diện. ERP giúp hợp nhất dữ liệu, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, không ít dự án ERP đắt tiền nhưng vẫn thất bại hoặc không đạt kỳ vọng. Nguyên nhân chủ yếu đến từ các rủi ro tiềm ẩn và sai lầm phổ biến trong quá trình triển khai. Trong bài viết này chúng tôi sẽ phân tích những rủi ro và sai lầm thường gặp dưới góc độ của một doanh nghiệp áp dụng ERP thành công.
1. Khái niệm về hệ thống ERP
Hệ thống ERP - Enterprise Resource Planning là giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, nó tích hợp và quản lý các nguồn lực như kế toán, nhân sự, sản xuất, kho vận và bán hàng trên cùng một hệ thống. Từ đó, ERP hỗ trợ tối đa quản lý dữ liệu tập trung, loại bỏ tình trạng phân mảnh và trùng lặp, tối ưu thời gian làm việc và gia tăng hiệu quả hoạt động cho toàn bộ các phòng ban.
Một hệ thống ERP hiện đại thường bao gồm các phân hệ chính:
● Tài chính - Kế toán: Quản lý dòng tiền, báo cáo tài chính, ngân sách.
● Quản lý Nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân viên, lương thưởng, chấm công.
● Quản lý Kho: Kiểm soát tồn kho, đơn hàng, vận chuyển.
● Quản lý Sản xuất: Quản lý kế hoạch, tiến độ và chất lượng sản xuất.
● Quản lý Khách hàng - CRM: Theo dõi khách hàng, hợp đồng và doanh số.
● Quản lý Bán hàng: Kiểm soát tình hình bán hàng, đưa ra chiến lược giá.
● Quản lý Mua hàng: Theo dõi đơn hàng, hợp đồng, xác nhận công nợ,...
Điểm mạnh lớn nhất của ERP nằm ở khả năng liên kết mọi bộ phận trên cùng một cơ sở dữ liệu. Khi được triển khai đúng cách, ERP giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình doanh nghiệp theo thời gian thực. Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định quản trị nhanh chóng và chính xác hơn.
2. Những rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là cài đặt một phần mềm cơ bản. Đây là quá trình thay đổi toàn diện về quản trị và quy trình vận hành. Và một số rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp có thể kể đến gồm:
2.1. Chi phí vượt ngân sách
Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp khoản chi phí triển khai hệ thống ERP. Ngoài phí bản quyền phần mềm, còn có chi phí tư vấn, đào tạo, bảo trì và nâng cấp. Một số doanh nghiệp nhỏ và vừa thường dự trù không chính xác khiến trong quá trình triển khai ngân sách thường bị đội lên. Điều này vô tình gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp phải dừng lại giữa chừng và gây ra tình trạng triển khai hệ thống ERP không hiệu quả.
2.2. Thiếu đồng bộ dữ liệu
Hệ thống ERP chỉ hiệu quả khi dữ liệu được nhập chính xác và đồng bộ từ các phòng ban. Nếu doanh nghiệp thiếu chuẩn hóa dữ liệu ban đầu, hệ thống dễ xảy ra sai lệch. Điều này làm giảm độ tin cậy của báo cáo và ảnh hưởng đến quyết định quản trị.
2.3. Những khó khăn trong việc đào tạo nhân viên
Hệ thống ERP phức tạp, đòi hỏi người dùng phải làm quen với quy trình mới. Nếu doanh nghiệp không chủ trương triển khai các buổi đào tạo bài bản, nhân viên sẽ lúng túng, dẫn đến năng suất giảm sút. Thậm chí, một số người có thể phản kháng thay đổi hoặc bất mãn trong cách làm việc mới. Điều này sẽ dẫn đến xung đột nội bộ và làm giảm hiệu quả việc triển khai.
2.4. Rủi ro bảo mật, đặc biệt với ERP Cloud
Khi triển khai hệ thống ERP Cloud, dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ trên hạ tầng bên ngoài. Điều này tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin nếu nhà cung cấp không có cơ chế bảo mật chặt chẽ. Ngoài ra, gián đoạn kết nối Internet cũng ảnh hưởng đến khả năng truy cập.
2.5. Tích hợp hệ thống khó khăn
ERP cần kết nối với nhiều phần mềm hiện có như CRM, POS hoặc phần mềm sản xuất chuyên dụng. Việc tích hợp khá phức tạp và có thể kéo dài thời gian triển khai hoặc phát sinh một vài lỗi trên hệ thống.
3. Những sai lầm mà doanh nghiệp thường gặp khi triển khai hệ thống ERP
Ngoài các rủi ro khách quan, nhiều dự án ERP thất bại do sai lầm chủ quan từ doanh nghiệp. Dưới đây là một vài sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải.
3.1. Chọn nhà cung cấp không phù hợp
Doanh nghiệp thường chọn nhà cung cấp ERP dựa trên chi phí thay vì năng lực thực tế của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần hiểu, hệ thống ERP là một sự đầu tư lớn và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Nếu bạn chọn một nhà cung cấp non trẻ, thiếu kinh nghiệm sẽ khó tư vấn đúng giải pháp phù hợp. Điều này sẽ khiến dự án của doanh nghiệp ngày càng bị kéo dài, chất lượng không đảm bảo và hiệu quả sẽ không đạt như kỳ vọng.
Đặc biệt, thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP, điều này sẽ gây áp lực lên cho các doanh nghiệp khi không biết nên lựa chọn giải pháp ERP nào. Vậy nên, doanh nghiệp cần tập trung vào các nhà cung cấp có thể giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp, và nên ưu tiên các doanh nghiệp đã từng triển khai ERP cho các doanh nghiệp cùng lĩnh vực và ngành nghề.
3.2. Doanh nghiệp thiếu kế hoạch và lộ trình rõ ràng
Việc triển khai ERP không hiệu quả do việc lập kế hoạch sơ sài cũng xảy ra rất nhiều. Doanh nghiệp cần có các hoạt động kiểm soát và đánh giá các quy trình hoạt động của từng phòng ban. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được sự lãng phí trước khi quyết định triển khai ERP.
Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có những cam kết rõ trong hợp đồng triển khai dự án. Bạn cần yêu cầu rõ với bên nhà cung cấp đưa ra lộ trình triển khai dự án chi tiết. Từ đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, bám sát lộ trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất.
3.3. Thiếu cam kết từ lãnh đạo và người đứng đầu dự án
Triển khai hệ thống ERP là dự án chiến lược lâu dài, đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo. Nếu lãnh đạo chỉ giao phó hoàn toàn cho một bộ phận, dự án sẽ thiếu định hướng. Điều này dẫn đến nhân viên không nghiêm túc áp dụng và hệ thống nhanh chóng bị bỏ ngỏ. Để dự án triển khai hệ thống ERP thành công, hai bên cần bổ nhiệm cho một nhân sự đảm nhiệm cho công việc trưởng dự án. Đây sẽ người đảm nhận toàn bộ công việc của dự án, tham gia mọi khía cạnh và đưa ra các quyết định để đảm bảo dự án triển khai theo đúng lộ trình. Một dự án triển khai hệ thống ERP thành công, không phải chỉ là sự cố gắng từ một phía mà cần có sự hỗ trợ qua lại từ hai phía.
Trong thời gian bắt đầu triển khai dự án sẽ không tránh khỏi việc năng suất lao động bị giảm sút. Điều quan trọng là ban lãnh đạo cần tập trung đào tạo nghiêm túc để các cá nhân và các phòng ban có thể hiểu rõ việc bỏ những cái cũ để tiếp thu những công cụ mới. Và ban lãnh đạo cũng sẽ là người tiên phong đi đầu, thực hiện nghiêm túc việc quản lý trong hệ thống ERP.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hệ thống ERP Opensource (Open ERP) và Cloud ERP.
3.4. Kỳ vọng không thực tế
Nhiều doanh nghiệp kỳ vọng phần mềm ERP có thể giải quyết mọi vấn đề của doanh nghiệp. Thực tế, hệ thống ERP cần thời gian để thích nghi và mang lại hiệu quả tốt nhất. Kỳ vọng quá cao trong ngắn hạn vô tình tạo áp lực với nhà cung cấp, điều này chỉ khiến cách làm việc cho cả hai bên trở nên khó chịu. Và việc triển khai diễn ra ngắn hạn cũng sẽ không mang lại đúng hiệu quả như cam kết ban đầu. Vậy nên, đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều dự án bị hủy bỏ giữa chừng.
4. Cách thức giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP
Để dự án triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chủ động giảm thiểu rủi ro ngay từ đầu. Dưới đây là một vài cách thức giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hiệu quả, bao gồm:
4.1. Lập kế hoạch chi tiết
Kế hoạch cần bao gồm phạm vi triển khai, phân hệ ưu tiên, ngân sách và lộ trình thời gian. Doanh nghiệp nên xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn rõ ràng. Doanh nghiệp đưa ra được kế hoạch càng cụ thể, khả năng kiểm soát rủi ro càng cao.
4.2. Đào tạo và hỗ trợ nhân sự
Cần xây dựng các buổi đào tạo nhân viên nghiêm túc và bài bản, giúp họ hiểu cách sử dụng hệ thống. Đồng thời thay đổi tư duy làm việc với một công nghệ, công cụ hỗ trợ mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có đội ngũ hỗ trợ thường trực để giải quyết sự cố phát sinh. Sự tham gia tích cực của nhân viên là yếu tố quyết định thành công trong dự án.
4.3. Lựa chọn giải pháp phù hợp
Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa ERP on-premise và Cloud ERP. ERP on Cloud phù hợp doanh nghiệp muốn linh hoạt và tối ưu chi phí. Ngược lại, ERP on-premise thích hợp với doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao và tùy biến sâu. Chọn đúng mô hình sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro.
4.4. Lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp uy tín, phù hợp
Hãy lựa chọn các nhà cung cấp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai ERP. Đặc biệt là họ đã từng triển khai cho các dự án có cùng vấn đề mà doanh nghiệp bạn. Từ đó, họ có thể biết được những cái doanh nghiệp đang cần để có thể vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
Bên cạnh đó, một nhà cung cấp uy tín không chỉ bán phần mềm, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp. Cần ưu tiên các nhà cung cấp vừa tư vấn chiến lược, hỗ trợ đào tạo và vừa đảm bảo được việc bảo trì sau triển khai. Điều này giúp doanh nghiệp có thể yên tâm cho việc vận hành sau này luôn được hiệu quả.
4.5. Quản trị thay đổi hiệu quả
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch về việc thay đổi luôn được sẵn sàng. Ban lãnh đạo phải truyền thông rõ về lợi ích của ERP, tạo động lực cho nhân viên tham gia. Khi mọi người hiểu rằng ERP phục vụ họ, quá trình triển khai sẽ được diễn ra thuận lợi.
Triển khai hệ thống ERP là bước quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi cùng cơ hội là nhiều rủi ro và sai lầm có thể dẫn đến thất bại. Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp sẽ đối mặt với gián đoạn hoạt động, lãng phí nguồn lực và mất lợi thế cạnh tranh. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chặt chẽ, đào tạo nhân sự và quan trọng là hãy lựa chọn đúng nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp nhé.
