Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp (thường chiếm 40% – 50%). Hàng tồn kho giúp một doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả kinh tế của sản lượng lớn, cân bằng cung và cầu… đóng vai trò như “bước đệm” giữa những mắt xích trong chuỗi cung ứng. Do vậy, công tác kiểm kê hàng tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng và hết sức cần thiết, chủ yếu trong hoạt động quản trị sản xuất tác nghiệp.
Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho
1. Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu
Nếu khâu kiểm kê hàng tồn kho không được thực hiện tốt có thể dẫn tới việc hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… buộc phải tiêu hủy. Nếu để xảy ra thường xuyên, trong thời gian dài sẽ dẫn tới những tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, nói cách khác là hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì DN sẽ tránh được lãng phí không đáng có.
2. Tiết kiệm chi phí lưu kho
Khi hàng hóa tồn kho với số lượng càng lớn, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sử dụng nhiều hơn các thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Vì thế, cần phải sớm phát hiện những hàng hóa có số lượng tồn kho vượt quá định mức cho phép, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho để có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời.
3. Sử dụng hiệu quả và dự trù được lượng vốn lưu động
Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động. Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp.
4. Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất giúp DN:
– Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy;
– Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng;
– Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác;
– Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng;
– Giảm thiểu chi phí sản xuất bằng cách sử dụng hợp lý máy móc, thiết bị và nguồn nhân lực;
– Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất;
Quy trình và kinh nghiệm của việc kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm có 3 bước:
Bước 1: Chuẩn bị cho việc tiến hành Kiểm kê
– Rà soát lại tất cả các mặt hàng (hàng cận date, hàng hỏng, lỗi…) tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy để việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
– Phân định khu vực kiểm kê tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tránh bỏ sót hàng hóa khi bị kiểm kê.
– Kiểm tra số lượng hàng hóa. Trước khi chính thức kiểm kê cửa hàng, bạn hãy yêu cầu nhân viên tự kiểm đếm số lượng mỗi loại hàng trong kho cũng như ngoài cửa hàng.
– Thông báo tới nhà cung cấp và khách hàng tránh ảnh hưởng tới uy tín của DN vì hoạt động kiểm kê hàng hóa sẽ ảnh hưởng tới thời gian giao hàng hoặc nhập hàng từ đối tác.
Bước 2: Tiến hành Kiểm kê
Tại bước này, để kết quả kiểm kê được chính xác và khách quan, người thực hiện kiểm kê sẽ là kế toán, chủ cửa hàng hay một đối tác công ty bên ngoài như kiểm toán.
– Kiểm kê dựa trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Danh sách và số lượng hàng hóa bạn có thể xuất ra từ phần mềm quản lý hàng tồn kho, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho. Trong một biên bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ có ít nhất 5 cột thông tin sau: Mã hàng; Tên hàng; Số lượng (theo báo cáo); Số lượng thực tế; Ghi chú. Trong khi kiểm kê, số lượng hàng hóa thực tế sẽ được ghi và đối chiếu luôn với số liệu trên sổ sách. Người kiểm kê và nhân viên quản lý kho, cửa hàng sẽ ghi số liệu đồng thời trên 2 biên bản và độc lập với nhau.
– Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau kiểm kê: Khi có sự chênh lệch từ kết quả kiểm kê, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình về vấn đề này. Thường chênh lệch sẽ do các nguyên nhân sau: Chênh lệch thừa (do làm báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do nhập hàng mà không nhập vào hệ thống, hàng khuyến mại tặng kèm tách ra bán riêng…); Chênh lệch thiếu (do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…).
Bước 3: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê
Sau khi có được kết quả kiểm kê, cần đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và thuận lợi, có một số vấn đề cần lưu ý cho hoạt động kiểm kê hàng tồn kho như:
– Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nên thực hiện định kỳ để xác nhận số lượng thực tế so với sổ sách, hay phần mềm quản lý kho.
– Bố trí hợp lý, khoa học cách sắp xếp kho hàng để kiểm đếm nhanh chóng, chính xác.
– Kết quả kiểm kê cần lập thành văn bản, được các bên liên quan ký xác nhận.
– …..
Dù doanh nghiệp có quy mô như thế nào thì quy trình quản lý kho cũng cần rõ ràng, hợp lý, dễ hiểu để mọi người tuân theo.
>>> Tham khảo: Phần mềm kế toán quản trị BRAVO
Phần mềm quản lý hàng tồn kho
Phần mềm quản lý hàng tồn kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho BRAVO hỗ trợ tác nghiệp các bộ phận: Kế hoạch – Vật tư – Quản lý kho hàng, Bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo. Đồng thời kết nối dữ liệu các phân hệ khác như: “Quản lý Bán hàng”, “Quản lý mua hàng”, “Sản xuất – Giá thành” và “Kế toán tổng hợp”.
Nếu DN bạn chưa sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, việc điều chỉnh đơn giản chỉ là chỉnh sửa số liệu một cách hợp lý. Tuy vậy, rủi ro thất thoát hàng của việc chỉ quản lý bằng sổ sách bao giờ cũng lớn hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng phần mềm. Nhất là vào dịp cuối năm, hoạt động kiểm kê hàng tồn kho cuối năm luôn rất áp lực với kế toán kho – những người trực tiếp thực kiện.
Biết được số lượng tồn kho chuẩn, người quản lý đánh giá được kết quả kinh doanh thực tế. Từ đó, điều chỉnh lại phương pháp hoạt động của mình theo hướng tốt hơn.
Xem thêm:
>>> Cách cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý
>> Những điểm chính trong phần mềm quản lý hàng tồn kho BRAVO.
