Là phần mềm ERP nên sản phẩm của BRAVO ngoài việc đáp ứng tốt việc quản lý công việc tại các bộ phận phòng ban như: Kế toán, mua hàng, bán hàng, nhân sự… thì cần có những tính năng quản trị toàn bộ hệ thống phần mềm trên toàn doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những chức năng quản trị hệ thống nổi bật trong phần mềm BRAVO.
Các chức năng quản trị hệ thống sẽ hỗ trợ việc khởi tạo và định nghĩa những tiêu chí sẽ sử dụng chung và quản lý toàn bộ việc bảo mật dữ liệu. Với những chức năng này thì người dùng được phân công phụ trách phần mềm sẽ thực hiện các thao tác quản trị, phân quyền và khai báo các tham số hệ thống chung.
1. Những điểm chính của chức năng quản trị hệ thống trong phần mềm BRAVO
-
Khai báo quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy trình (WorkFlow) giúp cho nhiều người dùng cùng xử lý công việc và tham gia vào hệ thống chung không bị chồng chéo công việc. -
Cho phép khai báo định nghĩa các thông tin trên màn hình cập nhật và các trạng thái hiển thị trên từng chứng từ nghiệp vụ phát sinh. -
Tính năng bảo mật cho phép phân quyền truy nhập, bảo mật đến từng Menu, danh mục, chứng từ ứng với từng người sử dụng. Cho phép lập danh sách máy tính cá nhân được truy cập phần mềm. -
Chức năng kiểm soát dữ liệu cho phép theo dõi các thao tác của người sử dụng vào phần mềm qua “Lịch sử truy cập” và “Lịch sử tác động dữ liệu”. -
Công cụ trợ giúp thao tác nhanh các tính năng của phần mềm (như chọn cột hiển thị, sửa mẫu báo cáo…) thông qua việc thao tác “Click chuột phải”. -
Chức năng tìm kiếm và sửa lỗi dữ liệu: Tìm sự khác biệt giữa số liệu ban đầu của vật tư, kế toán, giá thành. Kiểm tra các chứng từ chưa chuyển vào sổ cái… -
Liệt kê các chứng từ xuất khi kho đã hết hàng. Kiểm tra tính toàn vẹn của danh mục với các nghiệp vụ phát sinh. -
Cho phép lấy số liệu vào phần mềm thông qua tính năng “Nhận dữ liệu từ Excel, Text…” (Import data). -
Thiết kế giao diện hiển thị phần mềm trên màn hình dashboard linh động theo từng phân hệ với việc lựa chọn bất kỳ chỉ tiêu dữ liệu nào để hiển thị. -
Các tiện ích khác: Tự động sao lưu số liệu theo lịch đã lập. Nhắc việc, thông báo nội dung và hạn hoàn thành công việc. Công cụ kết xuất dữ liệu ra Excel, Word…
>> Xem thêm: Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
2. Phân tích một số chức năng quản trị trên hệ thống phần mềm BRAVO
2.1. Phân quyền các máy tính được phép truy cập chương trình
Tính năng này dùng để quản lý danh sách các máy tính được phép truy cập và sử dụng chương trình. Nếu sử dụng chức năng này thì dù người dùng khác có được user và password cũng không thể tùy tiện truy cập được nếu không dùng đúng máy tính được cấp phép.
Bạn đọc có thể tham khảo hình ảnh dưới đây để hiểu rõ hơn về tính năng này.
Với tính năng này có 1 số lưu ý rằng:
-
Nếu không có máy nào được khai báo thì tất cả các máy đều có thể truy cập bình thường, còn nếu đã khai báo máy nào thì chỉ những máy đó mới được truy cập chương trình. Vì vậy khi thực hiện việc này cần đảm bảo máy của người thực hiện phải được khai báo đầu tiên. -
Một máy tính có thể có nhiều hơn 01 địa chỉ MAC (mạng LAN hoặc Wireless). Do đó cần phải khai báo tất cả các địa chỉ MAC của máy tính đó.
2.2.Theo dõi lịch sử sử dụng
Tính năng này trên phần mềm cho phép theo dõi chi tiết lịch sử sử dụng của một đối tượng.
Đối tượng ở đây được hiểu là một tài khoản, một chứng từ, một khách hàng hay một nhà cung cấp,… Với chức năng này, chương trình sẽ liệt kê chi tiết những tác động dữ liệu của người dùng lên đối tượng đó.
Để sử dụng tính năng này trên hệ thống thì người dùng thao tác theo các bước sau:
-
Vào menu Danh mục, chọn “Danh mục đối tượng” -
Tìm đến đối tượng cần theo dõi -
Nhấp chuột phải, chọn “Nhật ký sử dụng chương trình”, một màn hình liệt kê danh sách các tác động của người dùng đến chứng từ này xuất hiện, nội dung trong danh sách này cho biết những ai đã thêm, sửa, xóa tại những thời điểm nào và tác động những gì lên đối tượng đó.
2.3.Duyệt chứng từ
Duyệt chứng từ là việc làm thay đổi trạng thái chứng từ được chọn. Các trạng thái chứng từ thông thường được hỗ trợ trong phần mềm là 0 – Lập phiếu, 1 – Chờ duyệt, 2 – Ðã duyệt, chờ hoàn thiện, 3 – Hoàn thiện vật tư, 4 – Ðã hoàn thiện, 5 – Ðã khóa, 9 – Ðã hủy. Khi chứng từ được tạo mới, trạng thái được đặt sẵn với giá trị được ngầm định đã theo khai báo trong danh mục chứng từ của người tạo phiếu.
Trên phiên bản Bravo 8, phần mềm cho phép người dùng lựa chọn duyệt theo quy trình hoặc không để phục vụ bài toán quản lý trong phần ‘Khai báo tham số hệ thống’.
Dưới đây là 2 trường hợp mà có thể doanh nghiệp bạn sẽ áp dụng:
Không sử dụng quy trình duyệt chứng từ
Ở màn hình explorer ta chọn một hoặc nhiều chứng từ. Bấm nút [Duyệt] trên thanh công cụ của chương trình. Chọn trạng thái mới trong màn hình duyệt chứng từ. Bấm vào nút “Bắt đầu thực hiện” để thực hiện duyệt chứng từ.
Tham khảo thao tác qua hình sau:
Sử dụng quy trình duyệt chứng từ
Khi sử dụng quy trình duyệt chứng từ, người sử dụng sẽ cần khai báo quy trình duyệt để quy định từng bước trong quy trình thì ai sẽ là người được duyệt và trạng thái ở từng bước.
Để thực hiện khai báo quy trình duyệt chứng từ, người sử dụng truy cập theo đường dẫn: “Hệ thống/Quy trình duyệt chứng từ”.
2.4.Theo dõi, hạch toán bút toán định kỳ
Dùng để khai báo, theo dõi và hạch toán các bút toán định kỳ (là những bút toán lặp lại mỗi tháng). Hàng tháng có thể tự tạo chứng từ từ những bút toán định kỳ này. Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Khai báo bút toán định kỳ: Xem phần “Danh mục bút toán định kỳ”
Lưu ý: Phải nhập vào chi tiết “Ngày dự kiến” cho mỗi kỳ bên tab “Kế hoạch hạch toán sổ cái”.
Bước 2: Để thực hiện hãy nhấp chọn menu “Tổng hợp\Hạch toán chứng từ định kỳ”. Chọn tháng cần thực hiện bút toán rồi nhấn nút “Bắt đầu thực hiện”. Chương trình sẽ từ tạo chứng từ cho những bút toán đó.
Ngoài ra phần mềm cũng hỗ trợ những tính năng quản lý liên quan đến đánh giá chênh lệch tỷ giá, quản lý hợp đồng… Vì là phần mềm tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng nên với những khách hàng có những nghiệp vụ quản lý đặc thù thì hệ thống BRAVO có thể được sửa đổi, bổ sung những tính năng cho phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý của từng khách hàng.
>> Xem thêm: Tính năng lên báo cáo hỗ trợ công tác quản trị của phần mềm BRAVO
