Khi nền kinh tế phát triển, thu nhập bình quân của người dân ngày càng nâng cao, một điều tất yếu rằng đời sống vật chất và tinh thần sẽ được chăm chút nhiều hơn. Theo cùng xu thế đó, ngành dịch vụ – du lịch của Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt dịch vụ khách sạn, nhà hàng là một trong số những ngành dịch vụ có mức độ tăng trưởng cao trong những năm gần đây. Các chuỗi khách sạn nhà hàng cao cấp mọc lên liên tục tại trung tâm thành phố lớn và khu du lịch trọng điểm.
Việc xây dựng đã khó khăn, tuy nhiên việc quản trị khách sạn nhà hàng hiệu quả còn là bài toán nan giải hơn cho người lãnh đạo. Để gặt hái được những thành công vững trãi cho một chuỗi khách sạn, nhà hàng bắt đầu từ con số không, bản thân người quản lý phải trau dồi cho mình không chỉ kiến thức về chuyên môn mà cần trải nghiệm để có những kinh nghiệm thực tế.
Bài viết dưới đây là tổng hợp một số kiến thức, kinh nghiệm quản trị khách sạn nhà hàng hay muốn chia sẻ cùng bạn đọc.
1. Tìm hiểu quy trình quản lý khách sạn
Trong chuỗi khách sạn nhà hàng từ trung cấp đến cao cấp, việc quản lý được thực hiện theo một quy trình khép kín, logic, các bộ phận phòng ban sẽ kết nối và hỗ trợ tương tác cùng nhau. Bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Bộ phận kinh doanh xác nhận đặt phòng, đặt dịch vụ.
Bước 2: Bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ qua bộ phận lễ tân. Nhân viên lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách hàng.
Bước 3: Trong thời gian khách lưu trú phát sinh các chi phí khác, khách sẽ thanh toán trực tiếp tại outlet hoặc chuyển bill về phòng.
Bước 4: Kiểm toán đêm cuối ngày sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát hết các đặt phòng.
Bước 5: Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng
Bước 6: Thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán.
Bước 7: Các bộ phận khác (Spa, nhà hàng, buồng phòng, hội thảo) liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”
Bước 8: Các bộ phận “Quản lý vật tư” và cụm “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ liên kết và chuyển các chi phí về bộ phận kế toán.
Bước 9: Bộ phận kế toán kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác. Là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị
Bước 10: Bộ phận chăm sóc khách hàng
>>> Tham khảo: Phần mềm kế toán quản trị BRAVO
2. Kỹ năng, kinh nghiệm quản lý khách sạn nhà hàng hiệu quả.
Để có thể trở thành một người quản lý khách sạn nhà hàng giỏi cần rèn luyện cho mình những kỹ năng thiết yếu như:
– Khả năng kiểm soát căng thẳng trong công việc: Kiểm soát những căng thẳng trong công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc của một quản lý khách sạn. Việc căng thẳng hay lo lắng của bạn sẽ làm ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên và chất lượng công việc của họ. Kiểm soát căng thẳng và xử lý những tình huống căng thẳng là một cách giúp cả bạn lẫn nhân viên của bạn có một tâm trạng tốt trong công việc, cho phép bạn giải quyết bất kỳ vấn đề nào của khách sạn một cách nhanh chóng.
– Khả năng quan sát tốt: mọi hoạt động đang diễn ra trong khách sạn, là một người quản lý, bạn cũng cần nắm rõ hơn ai hết. Đừng bao giờ để bất cứ nhân viên nào làm việc riêng sau lưng bạn hoặc họ sẽ bị mất kiểm soát trong công việc, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ gửi đến khách hàng. Vì vậy khả năng quan sát là một yếu tố rất cần thiết.
– Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp với nhân viên hay khách hàng không chỉ là cách giúp bạn tạo dựng mối quan hệ gần gũi, gắn bó hơn mà còn giúp bạn hiểu được họ đang nghĩ gì, họ có muốn chia sẻ điều gì với bạn không.
– Kỹ năng lắng nghe: Nếu bạn lắng nghe họ và làm việc với họ để cải thiện tình hình, bạn sẽ nâng cao được sự hài lòng của khách hàng. Lắng nghe những mối quan tâm và nhu cầu của khách hàng sẽ giúp tình hình kinh doanh của bạn trở nên thuận lợi hơn, khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng và họ chắc chắn sẽ quay lại.
– Khả năng lập kế hoạch chi tiết: với tầm nhìn sâu rộng để tránh được những rắc rối phát sinh và giảm thiểu thiệt hại: Kế hoạch quản trị khách sạn nhà hàng của nhà quản lý bao gồm: kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn; chiến lược tiếp thị quảng cáo; kế hoạch cải tạo, nâng cấp nhà hàng khách sạn; kế hoạch tài chính.
– Kỹ năng quản lý tài chính, dòng tiền: Một quản lý giỏi luôn có những phác thảo kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn và nắm rõ được chi phí định kỳ của nhà hàng, doanh thu, lợi nhuận thu về, điểm hòa vốn…
– Có khả năng ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý khách sạn nhà hàng vào công tác quản lý. Hiện nay các các giải pháp phần mềm quản lý trên thị trường đã được phát triển bằng những công nghệ tiên tiến, đem lại nhiều tính năng ưu Việt đối với doanh nghiệp. Không chỉ thay thế nhiều thao tác nghiệp vụ thủ công cho nhận viên, giúp tiết kiệm về thời gian, chi phí về nhân lực. Đây còn là một trợ thủ đắc lực của nhà quản trị trong việc theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận phòng ban và đưa ra những quyết định sáng suốt mang tính chiến lược.
>>> Tham khảo: Phần mềm quản lý khách sạn/resort BRAVO 7® PMS
