Để xây dựng một quy trình KPI phù hợp đòi hỏi có sự cam kết và quyết tâm của các cấp quản trị trong doanh nghiệp, đặc biệt đội ngũ quản trị cấp cao. Bên cạnh đó, mối quan hệ hợp tác giữa các cấp quản trị và nhân viên cũng là điều cần thiết.
Đánh giá thành tích là hoạt động quan trọng và thường xuyên của công tác quản trị nguồn nhân lực. Nó thực hiện cụ thể các công việc xem xét, đánh giá năng lực, thái độ, hành vi và hiệu quả làm việc của nhân viên trước một tập tiêu chuẩn, từ đây thiết lập mức lương, thưởng hay kỷ luật người lao động, đồng thời là căn cứ để đề bạt hoặc cho nghỉ việc. Ngoài ra, mục đích của đánh giá thành tích cũng để xác định điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng trong mỗi nhân viên rồi cho họ cơ hội và định hướng phát triển.
Muốn làm tốt việc đánh giá thành tích thì cần đủ ba nhóm yếu tố:
– Thứ nhất là quy trình đánh giá phù hợp, rõ ràng, minh bạch, công khai;
– Thứ hai, cần một tập hợp các tiêu chuẩn đánh giá chính xác, phù hợp, công bằng;
– Thứ ba, đội ngũ đánh giá đòi hỏi làm việc cần khách quan, trung thực, công tâm, hiểu và nắm được quy trình cũng như tiêu chuẩn đánh giá.
Trong đó, nhóm yếu tố thứ hai – xây dựng các chỉ số hiệu suất chính yếu (KPI) hiện được rất nhiều nhà quản trị tại Việt Nam đặc biệt quan tâm. Một vài năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã tự xây dựng hoặc thuê ngoài tư vấn xây dựng bộ KPI vận hành của riêng doanh nghiệp mình. Sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ rõ rệt khi hễ cứ nhắc tới đánh giá thành tích là mong muốn xây dựng KPI. Song, chỉ có ít doanh nghiệp thành công khi thiết kế và sử dụng KPI vì nguyên nhân chính là chưa phân biệt được rạch ròi các khái niệm KRI, PI và KPI, thiếu đi một quy trình phù hợp.
Vậy KRI, PI và KPI là gì?
Thuật ngữ “chỉ số đo lường hiệu suất” được dùng trong công tác quản trị để đo lường, báo cáo và cải thiện hiệu suất thực tế thực hiện công việc. Các chỉ số này xây dựng dựa trên ba loại thông tin: trait-based information – thông tin trên cơ sở nhân cách; behavior-based information – thông tin trên cơ sở hành vi, result-based information – thông tin trên cơ sở kết quả. Phân loại các chỉ số này như sau:
– KRI (viết tắt của Key Result Indicator) là chỉ số kết quả chính yếu, cho biết bạn đã làm được những gì. Nó thể hiện bằng kết quả của các hoạt động phối hợp, gắn với toàn công ty hay từng bộ phận và được đánh giá định kỳ.
– PI (viết tắt của Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất cho biết bạn cần phải làm gì. PI hướng vào các phương diện hoạt động và gắn với cá nhân hoặc theo nhóm, cũng được đánh giá thường xuyên.
– KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất chính yếu cho biết bạn phải làm gì để tăng đáng kể hiệu suất. Chỉ số này tập chủ yếu gắn với cá nhân và tập trung vào một số phương diện hoạt động. KPI cũng được đánh giá thường xuyên.
Vì có quá nhiều PI nên các nhà quản trị cần chọn được những chỉ số để việc ra quyết định được phù hợp, và đó chính là KPI – chỉ số trọng yếu đánh giá thực hiện công việc, hay chỉ số hiệu suất chính yếu. Đây là các chỉ số đánh giá phi tài chính, chịu sự tác động từ Ban giám đốc cùng đội ngũ quản trị cấp cao để nhân viên hiểu được và có hành động điều chỉnh.
Khi xây dựng hệ thống KPI, người thực hiện cần lưu ý nguyên tắc SMART (Specific – Cụ thể; Measurable – Đo lường được; Achievable – Có thể đạt được; Realistics – Thực tế; Timebound – Có thời hạn cụ thể). Khi tuân thủ nguyên tắc này, nhà quản trị sẽ giúp nhân viên của mình hình thành lên định hướng, có thành tích tốt nhất trong công việc. Tuy nhiên, hiện nay nhiều công ty xác định số lượng và nội dung KPI chưa chính xác, thiếu thực tế hoặc chi tiết quá. Kaplan và Norton khuyến nghị, mỗi công ty chỉ nên có không quá 20 KPI; Fraser và Hope đề xuất dưới 10 KPI; còn David Parmenter thì đề nghị mức 10/80/10, tức 10 KRI, 80 PI và 10 KPI.
Hướng dẫn thiết kế và triển khai hệ thống KPI hiệu quả
Đầu tiên, điều kiện tiên quyết để có một quy trình xây dựng KPI phù hợp là đội ngũ quản trị cấp cao cần phải thật quyết tâm, đồng thời có mối quan hệ hợp tác phát triển giữa cấp quản trị và nhân viên.
Tiếp theo, doanh nghiệp phải liên kết được các thước đo hiệu suất với chiến lược của tổ chức. Hãy coi KPI là hiệu quả và gắn nó liên quan mật thiết đến mục tiêu chiến lược của tổ chức, bộ phận và cá nhân. Nếu KPI không phù hợp sẽ vô cùng nguy hại cho tổ chức bởi hướng mọi người đi sai hướng hoặc thậm chí khuyến khích họ có những hành động không phù hợp.
Bên cạnh đó, để triển khai hệ thống KPI hiệu quả, doanh nghiệp phải phân tích công việc vì kết quả cuối cùng của hoạt động này là hệ thống các bản mô tả công việc (Job Description – JD) và bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification – JS) cho tất cả chức danh, vị trí công việc. Áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu suất của một chức danh hay vị trí công việc thì nhà quản trị doanh nghiệp cần dựa vào JD hoặc kế hoạch làm việc mỗi tháng.
Thực tế, việc xây dựng thành công một hệ thống KPI còn phụ thuộc vào cả những điều kiện đặc thù của doanh nghiệp như: áp lực của môi trường kinh doanh, năng lực của phòng nhân sự, sự hoàn thiện và thay đổi cơ cấu tổ chức nhân sự, các biện pháp đo lường, báo cáo và cải tiến hiệu suất… Đặc biệt, quán trình thiết kế và triển khai hệ thống KPI hiệu quả cần có một đội ngũ đánh giá đủ năng lực, công tâm, khách quan trong công việc. Nếu không tìm thấy nhân tố đó trong tổ chức của mình, doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia tư vấn dự án có năng lực phù hợp và am hiểu doanh nghiệp để thành công cho lĩnh vực này.
Có thể bạn quan tâm:
>> Nắm vững 3 bí quyết giúp nhà lãnh đạo xây dựng đội ngũ vững mạnh.
Theo Doanh nhân Sài Gòn
