Mục lục
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ, tài liệu xác nhận số tiền thuế TNCN người lao động đã đóng nộp trước khi nhận thu nhập. Đây cũng là chứng từ quan trọng để tính toán số tiền người lao động phải đóng thêm hay được hoàn khi đến kỳ quyết toán thuế, là cơ sở đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế. Cùng với xu hướng chuyển đổi số ngành tài chính – kế toán, quy định về việc áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đang ngày càng phổ biến và trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp từ năm 2026.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập nhằm xác nhận số tiền thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ trước khi chi trả thu nhập cho người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập. Đây được xem là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh nghĩa vụ thuế đã được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Hiểu một cách đơn giản, khi doanh nghiệp trả lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập khác cho người lao động và thực hiện khấu trừ thuế một khoản trước khi thanh toán. Song song với đó, doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận khoản thuế đã khấu trừ đó. Người lao động có thể sử dụng chứng từ này để thực hiện quyết toán thuế cuối năm, hoàn thuế hoặc làm căn cứ chứng minh thu nhập hợp pháp khi cần thiết.
Hình thức chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm 2 loại: chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Tuy nhiên, theo lộ trình chuyển đổi số của ngành thuế, tới năm 2026 hình thức điện tử đang dần thay thế hoàn toàn chứng từ giấy truyền thống nhằm tối ưu việc quản lý dữ liệu, giảm thủ tục hành chính và tăng tính minh bạch trong quá trình kê khai thuế.
2. Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN không đơn thuần chỉ là giấy tờ xác nhận đã nộp thuế mà còn đóng vai trò quan trọng đối với cả người nộp thuế và doanh nghiệp trả thu nhập.
- Đối với người lao động:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ bắt buộc khi cá nhân hay tổ chức thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế vào cuối năm. Trong nhiều trường hợp, cá nhân có số thuế đã nộp lớn hơn nghĩa vụ thực tế thì chứng từ này sẽ là cơ sở để đề nghị hoàn thuế theo quy định. Ngoài ra, đây cũng là loại giấy tờ giúp chứng minh thu nhập hợp pháp khi thực hiện các thủ tục tài chính như vay vốn ngân hàng, xin visa hoặc chứng minh năng lực tài chính cá nhân.
- Đối với doanh nghiệp:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm khấu trừ và kê khai thuế theo quy định của pháp luật, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, hình thức chứng từ điện tử còn hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu dễ dàng hơn, giảm chi phí in ấn, hạn chế thất lạc chứng từ và đồng bộ dữ liệu nhanh chóng với hệ thống quản lý của cơ quan thuế.
3. Quy định liên quan tới chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Hiện nay, các quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hướng dẫn chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản pháp luật thuế liên quan.
Theo đó, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập theo đúng quy định hiện hành.
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, tổ chức trả thu nhập có thể cấp chứng từ theo từng lần khấu trừ hoặc cấp một lần cho nhiều lần khấu trừ trong năm tính thuế nếu cá nhân có yêu cầu.
- Đối với người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp thường cấp một chứng từ tổng hợp cho cả năm tính thuế.
- Trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó. Quy định này nhằm tránh trùng lặp dữ liệu trong quá trình quyết toán thuế với cơ quan quản lý.
- Chứng từ khấu trừ thuế hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như tên chứng từ, ký hiệu mẫu số, số chứng từ, thông tin doanh nghiệp trả thu nhập, thông tin người nộp thuế, số thuế đã khấu trừ, thời điểm trả thu nhập, ngày lập chứng từ và chữ ký hợp lệ của đơn vị phát hành. Nếu thiếu các thông tin quan trọng này, chứng từ có thể bị xem là không hợp lệ khi sử dụng trong hồ sơ quyết toán thuế.
4. Thông tin tổng quan về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một loại giấy tờ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do cơ quan có thẩm quyền tạo lập và cấp cho các cá nhân, tổ chức có mong muốn thực hiện khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Từ ngày 01/06/2025, các tổ chức/doanh nghiệp thuộc diện khấu trừ thuế TNCN khi cấp chứng từ cho người lao động phải chuyển sang áp dụng hình thức chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo chuẩn mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Các quy định mới nhất liên quan tới chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử:
Thời điểm lập
Được quy định tại khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó thời điểm lập chứng từ chính là thời điểm thu thuế, phí, lệ phí và các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Thời điểm ký số trên chứng từ điện tử là thời điểm tổ chức, cá nhân thực hiện ký số trên chứng từ điện tử.
Nội dung chứng từ
Theo điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), từ ngày 01/6/2025 chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải sử dụng theo Mẫu số 03/TNCN mới và có các nội dung bắt buộc sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ; ký hiệu chứng từ; số thứ tự chứng từ.
- Thông tin tổ chức/cá nhân trả thu nhập: Tên đơn vị; Địa chỉ; Mã số thuế. Các thông tin này cần được ghi đúng theo giấy tờ đăng ký kinh doanh.
- Thông tin người nhận thu nhập: Họ tên; Địa chỉ; Số điện thoại; Mã số thuế (nếu có); Hoặc số định danh cá nhân/CCCD.
- Quốc tịch: áp dụng với người không mang quốc tịch Việt Nam
- Thông tin thu nhập và khấu trừ: Khoản thu nhập; Thời điểm trả thu nhập; Tổng thu nhập chịu thuế; Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; Khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; Số thuế TNCN đã khấu trừ;
- Ngày tháng năm lập chứng từ.
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập: sử dụng chữ ký số
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2026
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất được ban hành là Mẫu 03/TNCN kèm theo tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
>>> Quý bạn đọc có thể tải Mẫu 03/TNCN tại đây.
Quy định về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Quy định về việc bảo quản và lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được nêu rõ tại Điều 6 của Nghị định.
Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản lưu trữ an toàn, bảo mật và toàn vẹn. Thời hạn lưu trữ phải đúng và đủ theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn hình thức bảo quản các chứng từ điện tử phù hợp. Tuy nhên phải đáp ứng điều kiện sẵn sàng in hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã nộp
Nếu lập sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc cần điều chỉnh sau khi đã nộp thì doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Theo quy định, nguyên tắc bất di bất dịch là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sau khi đã phát hành và gửi cho người lao động hoặc đã truyền dữ liệu lên cơ quan thuế thì không được phép sửa trực tiếp hoặc xóa bỏ. Mọi sai sót phải được xử lý bằng các hình thức thay thế hoặc điều chỉnh để đảm bảo tính minh bạch và lưu vết dữ liệu.
Trường hợp 1: Sai thông tin trên chứng từ
Khi chứng từ đã nộp nhưng phát hiện sai các thông tin doanh nghiệp phải lập chứng từ thay thế. Chứng từ mới sẽ ghi rõ nội dung “thay thế cho chứng từ số… ngày…” và có giá trị pháp lý thay thế hoàn toàn chứng từ cũ.
Trường hợp 2: Sai một phần nội dung số liệu
Nếu chỉ sai một phần nhỏ, ví dụ sai số thuế khấu trừ hoặc sai một khoản thu nhập, doanh nghiệp có thể lập chứng từ điều chỉnh tăng hoặc giảm. Chứng từ điều chỉnh sẽ thể hiện phần chênh lệch so với chứng từ ban đầu.
Trường hợp 3: Lập trùng chứng từ
Doanh nghiệp cần xác định chứng từ đúng; lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế; đồng thời lưu lại chứng từ bị trùng để đối chiếu.
Quy trình xử lý điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử thực tế
Cách tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Người nộp thuế (cá nhân) có thể tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo 2 cách phổ biến: trên Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trên hệ thống tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn/chứng từ điện tử.
Tra cứu trên Cổng Thuế điện tử (eTax): Đây là cách chính thống và được sử dụng nhiều nhất.
Bước 1: Truy cập hệ thống: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
Người dùng có thể đăng nhập bằng: Tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID
Bước 3: Chọn chức năng tra cứu: Chọn mục “Cá nhân” => Vào “Tra cứu” => Chọn “Tra cứu quyết toán thuế (QTT)”
Bước 4: Xem chứng từ khấu trừ
Trong kết quả quyết toán thuế: Chọn mục “Chứng từ khấu trừ”
Hệ thống sẽ hiển thị: Thông tin chứng từ; Số thuế đã khấu trừ; Đơn vị chi trả thu nhập
Tra cứu trên hệ thống hóa đơn/chứng từ điện tử của nhà cung cấp
Ngoài eTax, bạn có thể tra cứu trực tiếp nếu doanh nghiệp gửi mã tra cứu.
Cách thực hiện:
- Truy cập link tra cứu do công ty cung cấp;
- Nhập mã tra cứu chứng từ và Mã xác thực (captcha)
- Nhấn “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị: Thông tin chứng từ và PDF/XML chứng từ để in ra hoặc tải về.
Có thể thấy để tra cứu thành công, người lao động cần có ít nhất một trong các thông tin: Mã số thuế cá nhân hoặc số định danh cá nhân Tài khoản đăng nhập eTax/VNeID hoặc Mã tra cứu chứng từ do doanh nghiệp cung cấp. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu không thấy chứng từ, có thể do doanh nghiệp chưa phát hành hoặc sai mã số thuế và thông tin cá nhân.
Những thông tin được chia sẻ phía trên đây hy vọng sẽ phần nào giúp bạn đọc cập nhật được những tin tức đầy đủ nhất xoay quanh nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm quản lý kế toán Thuế, vui lòng liên hệ để được BRAVO hỗ trợ.
>>> Tham khảo: Thuế thu nhập cá nhân - Cách tính thuế TNCN mới nhất 2026
