bravo-header

Phần mềm quản lý khách sạn/resort BRAVO 7®PMS

I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT BRAVO 7® PMS

Giải pháp phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort theo dạng đơn vị cơ sở BRAVO 7® PMS được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, kết hợp sức sáng tạo giữa “công nghệ lập trình” và “hệ thống quy trình quản lý luân chuyển chứng từ” cũng như “các kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ”. Với nhiều tính năng nổi bật, tối ưu hóa, liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban từ Sales – FO – HK – F&B… đến BO, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị, thích hợp đáp ứng tốt các yêu cầu hiện tại và cả tương lai cho Khách sạn/ Resort quy mô từ 3 đến 5 sao.

II. BÀI TOÁN QUẢN LÝ CỦA KHÁCH SẠN/ RESORT

Tùy thuộc vào từng đơn vị cụ thể mà những bài toán, yêu cầu nghiệp vụ cụ thể sẽ khác nhau. Tuy nhiên, với đặc điểm đặc trưng của ngành và quy trình hoạt động phổ biến, những bài toán đặc trưng chung của các đơn vị Khách sạn/ Resort là:

1.    Chứng từ và luồng thông tin được luân chuyển theo sơ đồ cơ bản sau:

(1) Bộ phận kinh doanh nhận các đặt phòng, đặt dịch vụ 

(2) Bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ về bộ phận lễ tân. Tại đây, nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở

(3) Trong thời gian khách lưu trú phát sinh các chi phí (nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng). Khách thanh toán trực tiếp tại outlet hoặc chuyển bill về phòng

(4) Kiểm toán đêm cuối ngày sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát lại hết các đặt phòng

(5) Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng

(6) Thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán

(7) Các bộ phận khác (Spa, nhà hàng, buồng phòng, hội thảo) liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”

(8) Các bộ phận “Quản lý vật tư” và cụm “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ liên kết và chuyển các chi phí về bộ phận kế toán

(9) Bộ phận kế toán kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác. Là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị

(10) Bộ phận chăm sóc khách hàng

2.    Phần mềm cần đưa ra được những cảnh báo thường xuyên liên quan đến các tình trạng phòng cũng như tình trạng của các dịch vụ đặc trưng của Khách sạn/ Resort. Đồng thời có khả năng truy vấn ngược lại các thông tin có trong báo cáo để xử lý kịp thời các vấn đề bất ổn.

3.    Với đặc thù là việc vận hành và quản lý kết hợp với nhiều thiết bị ngoại vi như: tổng đài điện thoại, máy chấm công, chìa khóa từ, hộc tiền, máy đọc passport…Phần mềm quản lý Khách sạn/Resort cần kết nối được cùng với hệ thống này để tạo thể thống nhất tạo thuận lợi và hiệu quả cho quản lý.

4.    Phân quyền nhập liệu và thao tác trên phần mềm. Kiểm soát được các hoạt động của nhân viên thông qua các thao tác trên phần mềm.

5.    Kiểm soát, tổng hợp được tình hình sử dụng phòng và các dịch vụ khác sau mỗi ngày để có điều chỉnh, phân phối cụ thể cho từng dịch vụ của Khách sạn/ Resort.

6.    Lên báo cáo đáp ứng được nhu cầu quản trị của Khách sạn/ Resort.

III. GIẢI PHÁP BRAVO XỬ LÝ BÀI TOÁN

1.   Dựa vào quy trình luân chuyển chứng từ, phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort BRAVO 7® PMS phân quyền cho từng user tại từng bộ phận. Quản lý trạng thái chứng từ (Chờ duyệt −> Đã duyệt chờ hoàn thiện −> Đã hoàn thiện −> Đã khóa, Hủy…). Dùng trạng thái chứng từ để luân chuyển theo quy trình quản lý. Do vậy mỗi bộ phận xử lý những thao tác nhất định của chứng từ và chuyển đến cho các bộ phận có liên quan tiếp tục xử lý. Cứ như vậy, chứng từ “đi” qua các bộ phận và được xử lý đúng theo quy trình chuẩn. Tất cả mọi cá nhân, bộ phận có liên quan và đặc biệt là lãnh đạo đều có khả năng kiểm soát được.

2.    BRAVO 7® PMS có tính năng kiểm tra phát hiện các lỗi LOGIC của dữ liệu từ đó đưa ra các cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính trợ giúp ban quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động. Màn hình dashboard được thiết kế nhằm cung cấp cảnh báo nóng tại ngày hiện tại: Booking đến ngày ngừng giữ, ngày quyết định… Tình trạng phòng, Biểu đồ công suất phòng sinh nhật khách, Báo cáo phòng khả dụng.

3.    Phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort BRAVO 7® PMS thiết kế với Chức năng “Kiểm toán đêm” thông minh.

-  Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng

-  Kiểm tra giá cho từng booking

-  Chuyển đổi trạng thái của booking đến ngày ngừng giữ, Due in,…

-  Chuyển đổi trạng thái vệ sinh phòng

-  Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng

-  Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc mới

Với chức năng “Kiểm toán đêm” thông minh giúp cho người dùng kiểm soát được số lượng, tình trạng phòng cũng như các dịch vụ khác. Từ đó đơn vị dễ dàng kiểm soát được tình hình cung cấp dịch vụ của mình.

4.    Phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort BRAVO 7® PMStập hợp tất cả dữ liệu của các phòng ban lên được các báo cáo cho chủ đầu tư và các nhà quản trị. Cung cấp cho Ban Lãnh đạo các công cụ hỗ trợ như thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại cũng như dự báo thúc đẩy khai thác công suất phòng trong tương lai, nắm bắt được tình hình tiêu thụ tức thời, quản lý doanh thu để đưa ra các quyết định kịp thời. Đồng thời cũng xác định được hiệu quả công việc của nhân viên. 

IV. HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO 7® PMS

1.    Quản trị hiệu quả:

-  Hệ thống báo cáo trực quan theo dạng biểu đồ, kết hợp nhiều tính năng ưu việt, thao tác dễ dàng, cho phép theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn, tình hình kết quả hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính bảng (Ipad, Samsung Galaxy Tab,…) và trên điện thoại di động có kết nối Internet…

-  Cung cấp các thông tin nhanh tổng quan của từng phân hệ tùy vào từng bộ phận (như là cảnh báo nhanh về tình trạng phòng, biểu đồ công suất phòng...)

-  Màn hình giao diện dashboard cung cấp cảnh báo nóng tại ngày hiện tại: booking đến ngày ngừng giữ, tình trạng kinh doanh, báo cáo sinh nhật…

-  So sánh đánh giá các chỉ tiêu cùng kỳ năm trước.

2.    Nhập xuất dữ liệu nhanh, chính xác: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; phần mềm có khả năng truy xuất ngược dữ liệu. Hệ thống mở, người dùng có thể tự khai báo một số thông số: cho phép overbooking, số lượng phòng kinh doanh hiện tại, số lượng extrabed…

3.    Khả năng phân quyền linh hoạt: Phân quyền cho từng user, cho từng bộ phận; cho phép quản trị mô hình chuỗi Khách sạn/ Resort theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm. Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động, rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các tính năng mới.

4.    Tính an toàn, bảo mật, ổn định. 

5.    Hiệu quả quản trị tác động đến đối tượng từng bộ phận

  • Hiệu quả: Tăng lợi nhuận, tối ưu hệ thống quản lý lợi nhuận; Phân tích và so sánh với các đối thủ cạnh tranh; Kiểm soát dự đoán nhu cầu sử dụng trong tương lai.
  • Hệ thống Báo cáo: Thống kê tổng hợp; Tình trạng phòng; Biểu đồ sử dụng phòng; Báo cáo doanh thu; Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh; Kế hoạch và thực hiện doanh thu/ chi phí; Báo cáo tiền mặt/ tiền gửi; Báo cáo lịch trả gốc/ lãi tiền vay; …..

  • Hiệu quả: Theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn; Cập nhật tình hình kết quả hoạt động kinh doanh…
  • Hệ thống Báo cáo: Tình trạng phòng; Thống kê tổng hợp; Thống kê  đặt phòng; Biểu đồ thống kê ngày/ lũy kế; Biểu đồ sử dụng phòng; Báo cáo quá khứ và tương lai; Dự báo đặt phòng; Báo cáo doanh thu/ chi phí cho từng bộ phận; Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh; .…

  • Hiệu quả: Nhận booking, theo dõi đặt phòng; Xác nhận với khách hàng; Nhận các dịch vụ đặt hội nghị, tiệc cưới và các dịch vụ đi kèm…
  • Hệ thống Báo cáo: Dự báo đặt phòng; Kế hoạch phòng; Biểu đồ sử dụng phòng; Phòng khả dụng;….

  • Hiệu quả: Dọn phòng, cập nhật giao dịch minibar, laundry phát sinh; Kiểm tra sai lệch phòng, theo dõi lịch dọn phòng…
  • Hệ thống Báo cáo: Phân công công việc; Biểu đồ sử dụng phòng; Tổng hợp phát sinh buồng phòng; Phòng khả dụng; ………

  • Hiệu quả: Phục vụ khách ăn sáng, tổ chức tiệc, hội nghị, alarcate,…; Thu tiền và xuất hoá đơn cho khách; Báo cáo doanh thu hàng ngày và nộp doanh thu lên phòng kế toán…
  • Hệ thống Báo cáo: Kế hoạch đặt bàn; Sơ đồ bàn; Doanh thu bán hàng hằng ngày; ……..

  • Hiệu quả: Lập kế hoạch và tổ chức lên thực đơn; Cập nhật theo dõi định lượng vật tư. Theo dõi tồn kho, lập phiếu yêu cầu mua hàng; Báo cáo và nộp chi phí về bộ phận kế toán
  • Hệ thống Báo cáo: Tổng hợp nhập – xuất – tồn; Yêu cầu mua hàng; Định lượng vật tư; ………

  • Hiệu quả: Quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau; Theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng…; Lập kế hoạch mua hàng, thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp được đầy đủ, đúng hẹn và chính xác…
  • Hệ thống Báo cáo: Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua; Tổng hợp nhập kho; So sánh thực tế và kế hoạch mua hàng; …........

  • Hiệu quả: Kiểm tra chứng từ hóa đơn; Lập báo cáo thuế quyết toán…
  • Hệ thống Báo cáo: Tổng hợp doanh thu theo hóa đơn; Chi tiết doanh thu; Thanh toán trong ngày; Kết quả kinh doanh cơ sở; Cơ cấu khách du lịch do cơ sở lưu trú thực hiện; ………

V. KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT BRAVO 7® PMS

Hiện tại BRAVO là đối tác cung cấp phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort cho các đơn vị có quy mô vừa và lớn như: KOI Resort and Spa Hoi An, Khách sạn Lasenta Hội An, Khách sạn Ngân Hà, Khách sạn Thu Bồn Đà Nẵng, Khách sạn Viễn Đông, Khách sạn Bamboo Riverside Đà Nẵng, Khách sạn Bamboo Green Đà Nẵng, Khách sạn Bamboo Green Central Đà Nẵng, Khách sạn Luxury Đà Nẵng, Khách sạn Luxury Nha Trang…

Những dòng chia sẻ của Chị Bình – Phó Giám đốc Khách sạn Luxury Đà Nẵng (thuộc Công Ty Cổ Phần Du Lịch Việt Nam Vitours), một trong số khách hàng đã cùng BRAVO đặt những viên gạch đầu tiên cho quá trình xây dựng và ứng dụng thành công hệ thống Giải pháp phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort BRAVO 7® PMS:

“Có thể chia sẻ một cách thật lòng rằng trên thị trường phần mềm PMS thì BRAVO là một sản phẩm ra đời muộn hơn so với rất nhiều sản phẩm khác, tuy nhiên hiệu quả mà hệ thống mang lại trong công tác quản lý khách sạn lại vô cùng đáng kể. Giao diện BRAVO 7® PMS thân thiện, dễ sử dụng; mọi tác nghiệp đều mang tính linh động. Đồng thời các phần hành công việc tại các bộ phận Sales, Reception, Housekeeping, Meeting room, POS, Cashier, Finance có một sự liên kết chặt chẽ về số liệu nên giúp người quản lý nắm bắt tình hình tổng quan dễ dàng. Đặc biệt, tôi thật sự đánh giá cao cách làm việc của BRAVO từ cách các bạn tìm hiểu kỹ càng nghiệp vụ chuyên môn, cách thức quản lý đặc thù của ngành dịch vụ khách sạn. Vì đây là một hệ thống mở, thiết kế theo yêu cầu nên trước những vấn đề của khách hàng, các bạn luôn cố gắng đáp ứng tối đa. Tuy nhiên, các bạn biết lựa chọn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất vì các bạn hiểu rõ và có một sự nghiên cứu chuyên sâu. Mặc dù các bạn chỉ mới bước vào thị trường PMS nhưng có thể khẳng định đến nay BRAVO đã là một hệ thống ổn định, một sản phẩm có khả năng cạnh tranh. Tôi hài lòng về sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ của BRAVO!”

 Xem thêm:

>> Giải pháp phần mềm ERP BRAVO 7.

>> Thông tin khác về Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

MỌI THÔNG TIN CHI TIẾT VUI LÒNG LIÊN HỆ:

Văn phòng tại Hà Nội:

Add: Tầng 3, tòa nhà 101 Láng Hạ, Đống Đa

Email: hanoi@bravo.com.vn

Tel:  0243 776 2472

Văn phòng tại Đà Nẵng: 

Add: Tầng 4, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ

Email: danang@bravo.com.vn

Tel: 0236 3633 733

 

Văn phòng tại Tp. HCM:

Add: 2B, Lầu 2, 116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3

Email: hcm@bravo.com.vn

Tel: 0283 930 3352