Tiền có vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế. Quản lý thu và chi tiền là hai mặt song hành không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán tiền mặt hay còn gọi là Kế toán vốn bằng tiền là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán. Kế toán vốn bằng tiền, phản ánh các hoạt động thu chi, tồn quỹ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán vốn bằng tiền là một phần gắn liền đến công tác hoạch định tài chính của nhà quản trị doanh nghiệp thông qua việc lập kế hoạch thu chi, dự báo dòng tiền. Từ đó, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn. Đối với nhà đầu tư, để quyết định đầu tư vào một doanh nghiệp bên cạnh việc xem xét kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các dự án tiềm năng thì dòng tiền là yếu tố không thể bỏ qua. Quản lý hiệu quả vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hút đầu tư, nâng cao năng lực cạnh tranh và cũng cố sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do đó, Kế toán vốn bằng tiền có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong doanh nghiệp và không thể thiếu trong công cụ phần mềm quản trị tài chính của doanh nghiệp.
Phân hệ quản lý Tài chính – Kế toán (trong bài tạm gọi tắt là phần mềm kế toán BRAVO) là một trong những mắt xích trung tâm quan trọng trong hệ thống phần mềm ERP BRAVO 8. Nhờ việc tích hợp tính năng đầy đủ của phần hành kế toán vốn bằng tiền, Phần mềm kế toán BRAVO phản ánh đầy đủ, toàn diện các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tiền mặt, tiền gửi, và các khoản tương đương tiền thông qua hệ thống các chứng từ sẵn có trên phần mềm, xuyên suốt từ các hoạt động kinh doanh sản xuất thông thường, hoạt động đầu tư cho đến các hoạt động tài chính phức tạp, bao gồm chi tiết tới từng hoạt động thu chi và các nghiệp vụ thanh toán.
Ngoài kế toán vốn bằng tiền, phần mềm kế toán BRAVO còn tích hợp đầy đủ tính năng của các phần hành kế toán khác như: kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế toán tài sản - CCDC, kế toán tiền lương, kế toán Thuế,…
>>> Tính năng toàn diện trên phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán BRAVO 8 => Xem tại đây.
Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi xin mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp khám phá chi tiết về phần hành kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán Bravo.
Kế toán vốn bằng tiền cung ứng sẵn các chứng từ liên quan tới từng loại nghiệp vụ tiền mặt hay tiền gửi trong công tác thu chi, thanh toán hằng ngày. Đó là Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt dùng cho giao dịch trả tiền mặt; Phiếu báo có, Phiếu ủy nhiệm chi, báo nợ ngân hàng dùng cho các giao dịch qua ngân hàng. Sự tách biệt chứng từ trên tạo cho kế toán vốn bằng tiền không phải nhầm lẫn trong công tác quản lý sổ sách chứng từ của mình. Với cách trình bày chứng từ gọn gàng theo từng trạng thái, theo từng mốc thời gian, kèm với công cụ tìm kiếm, sắp xếp tạo sự tiện lợi cho kế toán trong thao tác tra cứu, thống kê chứng từ ngay trên giao diện nhập liệu mà không cần phải thông qua báo cáo.
Kế toán vốn bằng tiền đòi hỏi phải thu chi đúng từng đối tượng cần thu chi, ghi nhận đúng định khoản tài khoản kế toán, do đó phần hành này cho phép kế toán chọn chứng từ cần thanh toán như hóa đơn thu tiền ngay, thanh toán công nợ trên hóa đơn nợ để đảm bảo chính xác về giá trị thanh toán. Trong công tác quản lý thu chi tiền, trong đó nguồn chi là quan trọng, phần lớn cần được kiểm soát bởi những người chuyên quản có trách nhiệm lớn. Do đó, phần mềm cung cấp chức năng phê duyệt chứng từ để kế toán có thể trình phê duyệt chứng từ theo quy định quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm cung cấp chức năng đánh số chứng từ để đánh số được rõ đẹp, liên tục, tiện lợi trong công việc tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ chứng từ của kế toán.
Phần mềm kế toán Bravo còn cho phép kế toán định nghĩa cho mình những nghiệp vụ kinh tế gắn liền với hạch toán sổ sách cho từng loại thu chi để tiện thống kê, kiểm soát dòng tiền thông qua danh mục loại giao dịch.
- Những công việc thu tiền thường ngày như: Bán hàng thu bằng tiền mặt, thu tiền bán hàng, thu nhập bất thường khác, thu nội bộ giữa các đơn vị, thu tiền hoàn ứng, thu tiền từ hoạt động đầu tư, thu tiền ứng trước của khách hàng, rút tiền ngân hàng về nhập quỹ, vay dài hạn, vay ngắn hạn, các khoản thu khác.
- Những công việc chi tiền thường ngày như: Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí chờ phân bổ dài hạn, hạch toán lương cho cán bộ nhân viên, chi phí công trình, dự án chi tiết, trả tiền nhà cung cấp, chi tiền nội bộ giữa các đơn vị, chi tiền tạm ứng, chi trả nợ vay dài hạn, ứng trước tiền mua hàng, tạm ứng cho nhân viên, nộp tiền vào ngân hàng, chi trả nợ vay ngắn hạn, chi mua sắm, nâng cấp tài sản cố định, chi đầu tư, chi góp vốn liên doanh, và các khoản chi khác mà người dùng tự mình định nghĩa để phù hợp với doanh nghiệp.
Và hiển nhiên, phần mềm sẽ hỗ trợ các báo cáo thống kê phát sinh theo các nghiệp vụ đã được định nghĩa như trên. Ngoài ra, Kế toán vốn bằng tiền có thể theo dõi sổ sách tiền gửi của mình theo từng tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng việc khai báo thêm các thông tin tài khoản tiền gửi ngân hàng cho tài khoản tiền gửi mà mình cần theo dõi và đối chiếu với sổ phụ tiền gửi của ngân hàng một cách thuận tiện và dễ dàng.
Đối với việc quản lý chi phí, chi tiền là điều mà các Nhà quản lý rất quan tâm. Hệ thống phần mềm kế toán Bravo cho phép kế toán chi tiết những khoản chi liên quan tới từng hoạt động do chính người dùng tự định nghĩa. Chẳng hạn như những khoản mục chi phí về quảng cáo, về chi phí thu mua nguyên vật liệu, về chi phí thuê thử nghiệm, nghiệm thu, bàn giao, chi phí tiền điện, chi phí tiền nước, chi phí tiếp khách, chi phí vận chuyển, tháo dỡ, lắp đặt. Dựa vào đó, kế toán vốn bằng tiền không cần phải tiểu tiết hệ thống tài khoản của mình để quản lý. Bởi nó có thể làm cho hệ thống tài khoản thêm phức tạp, mặt khác không tạo hiệu quả trong việc truy xuất báo cáo về sau. Nhờ việc cho phép quản lý chi theo từng bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp thông qua danh mục bộ phận; kế toán có thể dễ dàng truy xuất các báo cáo chi phí liên quan theo từng khoản mục chi phí, theo từng bộ phận trên phần mềm.
Hoạt động tiền gửi là nghiệp vụ hằng ngày, chiếm tỉ trọng lớn của kế toán vốn bằng tiền ngày nay. Ngoài những hoạt động thanh toán thu chi qua hệ thống các chứng từ ngân hàng, phần hành Kế toán vốn bằng tiền còn cung cấp thêm nhiều công cụ theo dõi hoạt động tiền gửi, quản lý các khoản đầu tư của doanh nghiệp như cổ phiếu, trái phiếu, tiền gửi có kỳ hạn, cho vay, và các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn thông qua việc quản lý hợp đồng tiền gửi, khế ước vay và các công cụ tính và quản lý lãi suất của nó. Phần mềm cho phép người dùng nắm bắt kịp thời tình hình đáo hạn, lịch trả nợ gốc vay, hạn mức tín dụng của các hợp đồng tiền gửi, khế ước vay ngay từ cái nhìn đầu tiên trên màn hình giao diện của phân hệ. Đồng thời người dùng có thể khai thác các báo cáo được tích hợp sẵn trong phần mềm để theo dõi các hợp đồng, khế ước vay chi tiết về nội dung, kỳ hạn, đáo hạn, nợ gốc, dư nợ, lãi suất đáo hạn, lãi suất từng đợt thanh toán qua các báo cáo như: Sổ tổng hợp tiền gửi theo hợp đồng, Bảng chi tiết tiền lãi, Phân tích kế hoạch thanh toán các khoản vay,...
Trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, các giao dịch kinh tế phát sinh theo loại tiền ngoại tệ khác tiền Việt Nam Đồng ngày càng không ít, đòi hỏi kế toán vốn bằng tiền phải theo dõi đồng thời cả hai loại giá trị tiền: tiền hạch toán và tiền ngoại tệ trong công tác thu chi và thanh toán của mình. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền cho phép kế toán theo dõi nhiều loại tiền khác nhau song song với tiền hạch toán của mình, cũng như cung cấp các công cụ cho phép tính chênh lệch tỉ giá khi chi tiền cho những khoản chi có gốc ngoại tệ, khi thanh toán công nợ mà ở đó có sự chệnh lệch tỉ giá mua bán và cung cấp công cụ đánh giá lại tỉ giá hối đoái cuối kỳ. Không những tính toán tự động dựa trên tập dữ liệu lớn của người dùng nhanh chóng, phần mềm còn hỗ trợ hạch toán tự động chênh lệch lãi lỗ ngoại tệ cho nhiều chứng từ cùng lúc chỉ qua thao tác “Tính và cập nhật chênh lệch tỉ giá khi chi tiền”, hay tính lại tỉ giá hối đoái cuối kỳ chỉ qua một bước làm đơn giản. Kế toán vốn bằng tiền thực hiện việc kiểm tra, trình bày số dư song song hai loại tiền tệ khác nhau trong nhiều báo cáo một cách dễ dàng vì đã được phần mềm hỗ trợ bằng cách đánh chọn “Ngoại tệ” trên yêu cầu thực hiện của báo cáo.
Phần hànhh Kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm BRAVO còn cung cấp thêm công cụ quản lý tiền thông qua việc hoạch định Kế hoạch thu chi. Công cụ này cho phép người dùng định nghĩa linh hoạt các khoản kế hoạch thu chi dự kiến trong tương lai theo từng kỳ (tháng, quý, năm), làm cơ sở cho nhà quản trị doanh nghiệp hoạch định các công việc kinh doanh. Đồng thời, Kế toán vốn bằng tiền còn cung cấp thêm những báo cáo về kế hoạch thu chi và báo cáo đối chiếu tổng hợp tình hình thực tế thu chi với kế hoạch.
Bên cạnh những báo cáo kế toán viên thường dùng như: Bảng kê chứng từ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết tài khoản kế toán tiền mặt, tiền gửi,… phân hệ này còn cung cấp thêm nhiều báo cáo nhằm phục vụ trong công tác thu chi, quản lý quỹ tiền như: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, tổng hợp tình hình thu chi,… giúp kế toán vốn bằng tiền có nhiều góc nhìn khác nhau trong công tác quản lý quỹ tiền và hoạch định kinh doanh.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh góp vốn liên doanh với nước ngoài, việc quản lý nguồn tiền đầu tư cũng rất quan trọng. Kế toán vốn bằng tiền cung cấp thêm hệ thống báo cáo trình bày tình hình hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài, để người dùng có cái nhìn tổng quan hơn về nguồn tài chính đầu tư của doanh nghiệp.
Các hạng mục thu chi của Kế toán vốn bằng tiền được phản ánh hầu hết trong các báo cáo Lưu chuyển tiền tệ thuộc hệ thống báo cáo quyết toán tài chính doanh nghiệp. Các báo cáo này được phần mềm tích hợp sẵn và đầy đủ, từ báo cáo lưu chuyển dòng tiền theo phương pháp trực tiếp đến phương pháp gián tiếp, từ dạng đầy đủ đến dạng tóm lược các chỉ tiêu. Ngoài ra, kế toán quản trị vốn bằng tiền có thể tham khảo một số chỉ tiêu tài chính có liên quan tới tiền như tỷ số thanh toán hiện hành, tỷ số thanh toán nhanh, tỷ số thanh toán bằng tiền, chỉ số dòng tiền hoạt động kinh doanh, chỉ số dòng tiền hoạt động,…trong một số báo cáo quản trị như Báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp, Báo cáo một số chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp,… mà phần mềm cung cấp sẵn.
Kế toán vốn bằng tiền là phần hành quan trọng hàng đầu của hoạt động quản trị tài chính của doanh nghiệp. Sử dụng và quản trị tốt kế toán vốn bằng tiền là một yêu cầu không thể thiếu và đòi hỏi phải cần công cụ phần mềm hỗ trợ, đảm đương một số việc trong công tác quản trị của doanh nghiệp. Phần mềm ERP BRAVO nói chung, phân hệ phần mềm kế toán nói riêng, đáp ứng đầy đủ mọi chức năng trong công tác kế toán và quản trị vốn bằng tiền. Tiền vào từ đâu? Tiền ra như thế nào? Nhờ vào thiết kế là một modules quan trọng nằm trong Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể BRAVO 8 (ERP-VN) nên Phần mềm kế toán Bravo được sở hữu mọi tính năng về mặt công nghệ của toàn hệ thống. Nổi bật phải kể đến là hệ thống thiết kế mở, có khả năng tùy biến theo mọi yêu cầu đặc thù của các doanh nghiệp; đáp ứng bài toán quản trị đa ngành nghề. Vì vậy phần mềm kế toán quản trị BRAVO đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn.
Xem thêm:
>>> Kế toán Mua hàng – Công nợ phải trả trên phần mềm BRAVO.
