Mục lục
Một bối cảnh nhức nhối mà nhiều doanh nghiệp Việt gặp phải phòng kế toán dùng một hệ thống, bộ phận bán hàng dùng một phần mềm, còn kho bãi lại quản lý bằng một ứng dụng khác? Điều này khiến cho dữ liệu không đồng nhất, quy trình vận hành đứt gãy và quyết định bị chậm trễ. Đây như là “cơn ác mộng” mà các CEO phải đối mặt trong việc quản lý vận hành. Trong dòng chảy công nghệ, dữ liệu đã trở thành “tài sản quan trọng” của doanh nghiệp. Tuy nhiên tài sản này chỉ thực sự có giá trị khi được kết nối, chuẩn hóa và khai thác hiệu quả.
Hệ thống ERP xuất hiện không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý, mà là lời giải chiến lược giúp doanh nghiệp kết nối toàn bộ nguồn lực trên một nền tảng thống nhất. Bản chất ERP thực sự là gì, cấu trúc ra sao, chi phí có đắt đỏ như nhiều người nghĩ, và làm thế nào để triển khai thành công là những nội dung chuyên sâu mà không phải ai cũng nắm được.
1. Khái niệm hệ thống erp
ERP là cụm từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, hai chữ R và P đã thể hiện trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:
R - Resource (Tài nguyên): Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP thì resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
- Hoạch định và xây dựng kế hoạch khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
- Cải tiến và thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty.
P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?
- Hệ thống quản lý ERP có khả năng tính toán và dự báo các phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng cung ứng,… Từ đó, đảm bảo công ty luôn có đủ vật tư sản xuất và không lo lượng tồn kho quá lớn gây tồn đọng vốn.
- Là công cụ hỗ trợ lên kế hoạch nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ví dụ: hoạch định chính sách giá, các hình thức mua hàng, tính được mô hình sản xuất tối ưu… giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.
- Tạo mối liên kết giữa các phòng ban và đơn vị thành viên, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
Triển khai hệ thống ERP là quá trình số hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quy trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động hoá. Đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Hiểu một cách toàn diện hơn thì:
Hệ thống ERP = Phần mềm + Hạ tầng + Quy trình + Con người + Dữ liệu
Trong đó:
- Phần mềm ERP đóng vai trò là công cụ trung tâm giúp tích hợp và xử lý thông tin;
- Hạ tầng công nghệ đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, liên tục;
- Quy trình doanh nghiệp là nền tảng để chuẩn hóa và tự động hóa hoạt động;
- Con người là yếu tố trực tiếp sử dụng, vận hành và quyết định hiệu quả triển khai;
- Dữ liệu (Data) được xem như là “nhiên liệu” của hệ thống.
Chỉ khi cả năm yếu tố này được xây dựng và phối hợp đồng bộ, hệ thống ERP mới có thể phát huy tối đa giá trị, giúp doanh nghiệp quản lý mọi nguồn lực hiệu quả trên một nền tảng duy nhất, đồng bộ và theo thời gian thực.
2. Vai trò của hệ thống erp
Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với hơn 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp. Do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó. Bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…
Mục tiêu tổng quát của hệ thống ERP là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể. Hỗ trợ doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Hệ thống ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công hệ thống ERP trong sản xuất, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.
3. Cấu trúc phần hành của hệ thống erp
Hệ thống ERP được thiết kế theo cấu trúc phân hệ (module), trong đó mỗi phần hành đại diện cho một lĩnh vực chức năng cụ thể:
- Phân hệ Tài chính – Kế toán (Finance & Accounting): Đây là phân hệ cốt lõi, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chức năng bao gồm ghi nhận giao dịch kế toán, quản lý công nợ phải thu – phải trả, theo dõi dòng tiền, tài sản cố định, lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Dữ liệu từ các phân hệ khác như bán hàng hay mua hàng sẽ tự động đổ về đây, đảm bảo số liệu luôn chính xác và kịp thời.
- Phân hệ Quản lý nhân sự (HRM): Hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất và đào tạo. Phân hệ này thường tích hợp với kế toán để xử lý bảng lương và các khoản chi phí liên quan đến nhân sự.
- Phân hệ Bán hàng và Quản lý khách hàng (Sales/CRM): Quản lý quy trình bán hàng từ báo giá, đơn hàng, hợp đồng đến theo dõi giao hàng và chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ lịch sử giao dịch, hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Phân hệ Mua hàng (Procurement): Quản lý toàn bộ hoạt động thu mua của doanh nghiệp, bao gồm lập yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng và kiểm soát chi phí mua sắm. Phân hệ này thường liên kết chặt với kho và kế toán.
- Phân hệ Quản lý kho (Inventory): Theo dõi và kiểm soát tình trạng hàng tồn kho theo thời gian thực, bao gồm nhập – xuất – tồn, quản lý vị trí lưu trữ, kiểm kê và tối ưu mức tồn kho. Dữ liệu kho được cập nhật liên tục từ hoạt động mua hàng, bán hàng và sản xuất.
- Phân hệ Quản lý kiểm soát chất lượng: hỗ trợ quản lý toàn diện chất lượng từ đầu vào, trong quá trình sản xuất đến đầu ra sản phẩm. Hệ thống giúp kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, theo dõi chất lượng tại từng công đoạn sản xuất và kiểm tra hàng hóa trước khi xuất đến khách hàng. Thông qua việc thống kê, phân tích tỷ lệ lỗi, hỏng, hủy và xác định nguyên nhân, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra phương án xử lý, khắc phục và phòng ngừa hiệu quả.
- Phân hệ Quản lý sản xuất (Manufacturing): Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM), theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm soát chất lượng và chi phí sản xuất. Phân hệ này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất.
- Phân hệ Quản lý thiết bị máy móc: giúp theo dõi toàn bộ vòng đời tài sản, từ mua sắm, vận hành đến bảo trì và thanh lý. Hệ thống hỗ trợ lưu trữ thông tin thiết bị, lập kế hoạch bảo trì định kỳ, quản lý sửa chữa và theo dõi hiệu suất hoạt động.
Mặc dù đảm nhiệm các nghiệp vụ khác nhau, các phân hệ này không hoạt động độc lập mà được liên kết chặt chẽ trong một hệ thống thống nhất. Sự liên kết này được hình thành dựa trên các nguyên lý hoạt động cốt lõi của hệ thống ERP. Trước hết, toàn bộ hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung, giúp lưu trữ thông tin một cách nhất quán, tránh trùng lặp và đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh đó, ERP cho phép tích hợp các quy trình kinh doanh xuyên suốt giữa các phòng ban, từ bán hàng, kho vận đến kế toán, tạo nên dòng chảy công việc liền mạch và được tự động hóa. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực, giúp mọi thông tin được cập nhật ngay lập tức và đồng bộ giữa các bộ phận.
4. Mô hình và chi phí triển khai hệ thống erp
Việc lựa chọn mô hình triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn quyết định cách hệ thống vận hành, mức độ kiểm soát và khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Mỗi mô hình đều có những đặc điểm riêng gắn liền với cấu trúc chi phí tương ứng.
4.1. Hệ thống ERP On-Premise (triển khai tại chỗ)
ERP On-Premise là mô hình mà toàn bộ hệ thống được cài đặt và vận hành trên hạ tầng nội bộ của doanh nghiệp. Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát đối với dữ liệu, hệ thống và các vấn đề bảo mật, từ đó dễ dàng tùy chỉnh theo những yêu cầu đặc thù trong quy trình vận hành. Tuy nhiên, đi kèm với sự chủ động này là yêu cầu cao về năng lực công nghệ thông tin nội bộ, cũng như trách nhiệm duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Mô hình này thường có thời gian triển khai dài hơn và khả năng mở rộng không linh hoạt bằng các giải pháp trên nền tảng đám mây, nhưng lại phù hợp với các tổ chức lớn hoặc những đơn vị có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và kiểm soát dữ liệu.
Về chi phí: Thông thường các đơn vị cung cấp sẽ đưa ra báo giá trọn gói tới khách hàng, có thể dao động từ 1 - 20 tỷ đồng tùy quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng có một số nhà cung cấp sẽ đưa ra báo giá bóc tách theo từng hạng mục, sẽ có một số hạng mục cơ bản như:
- Chi phí bản quyền phần mềm (khoảng 20 – 150 triệu VNĐ mỗi người dùng),
- Chi phí hạ tầng như máy chủ và hệ thống bảo mật (150 – 700 triệu VNĐ)
- Chi phí triển khai và tư vấn thường chiếm từ 50% đến 150% giá trị phần mềm.
- Chi phí tùy chỉnh (từ 100 triệu đến vài tỷ đồng);
- Đào tạo và chuyển đổi dữ liệu (50 – 300 triệu đồng)
- Chi phí bảo trì hàng năm khoảng 15% – 25% giá trị phần mềm.
Đối với những đơn vị báo giá trọn gói thì khâu khảo sát ban đầu sẽ được thực hiện kỹ càng với đội ngũ tư vấn triển khai chuyên trách. Điều này giúp đo lường và đưa ra những phương án phù hợp hạn chế tối đa những phát sinh hoặc sự cố trong quá trình triển khai. Đối với những đơn vị báo giá theo hạng mục, chi phí báo giá ban đầu có thể là không cố định, trong quá trình triển khai chi phí có thể bị gia tăng theo những sự vụ phát sinh. Doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn báo giá của nhà cung cấp nào phù hợp nhất với nguồn lực và quy mô.
4.2. Hệ thống ERP Cloud (triển khai trên nền tảng đám mây)
ERP Cloud là mô hình cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ, cho phép doanh nghiệp truy cập hệ thống thông qua internet mà không cần đầu tư hạ tầng và nhân sự IT vận hành hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng về chi phí đầu tư và vận hành, tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào nhà cung cấp và kết nối internet có thể tạo ra một số hạn chế nhất định, đặc biệt trong các yêu cầu tùy chỉnh sâu hoặc kiểm soát dữ liệu ở mức cao.
Về chi phí: ERP Cloud có mức đầu tư ban đầu thấp hơn đáng kể so với On-Premise. Doanh nghiệp có thể cần chi trả một số hạng mục chi phí cơ bản bao gồm:
- Chi phí hạ tầng và bảo trì với mô hình Cloud sẽ được tích hợp trong phí thuê bao. Thuê bao theo người dùng, dao động từ 300.000 đến 3.000.000 VNĐ mỗi người mỗi tháng.
- Chi phí triển khai ban đầu thường trong khoảng 100 – 1 tỷ đồng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
- Chi phí tùy chỉnh (50 – 500 triệu đồng)
- Chi phí đào tạo, chuyển đổi dữ liệu (20 – 150 triệu đồng).
Tổng chi phí năm đầu thường nằm trong khoảng 200 triệu đến vài tỷ đồng, với chi phí duy trì hàng tháng từ 5 đến 50 triệu đồng tùy quy mô doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn mô hình kết hợp giữa On-Premise và Cloud hay còn gọi là Hybrid, trong đó một phần hệ thống hoặc dữ liệu quan trong sẽ được lưu trữ nội bộ, phần còn lại vận hành trên nền tảng đám mây. Cách tiếp cận này mang lại sự linh hoạt cao, cho phép doanh nghiệp vừa đảm bảo kiểm soát đối với các dữ liệu nhạy cảm, vừa tận dụng được khả năng mở rộng và tính tiện lợi của cloud. Tuy nhiên, chính sự kết hợp này cũng làm gia tăng độ phức tạp trong quản lý, tích hợp và vận hành hệ thống, đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực kỹ thuật và chiến lược rõ ràng.
5. Quy trình triển khai hệ thống erp và những lưu ý quan trọng
Quy trình triển khai hệ thống ERP giữa các nhà cung cấp không hoàn toàn giống nhau, nhưng vẫn tuân theo một cấu trúc chung mang tính chuẩn mực, sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách tiếp cận, mức độ tùy chỉnh và phương pháp triển khai. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian cũng như mức độ thành công của dự án ERP trong từng doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ quy trình chuẩn từ nhà cung cấp phần mềm BRAVO để bạn đọc có những hình dung cụ thể hơn.
Với đặc thù của một phần mềm customize, quy trình triển khai hệ thống ERP của BRAVO sẽ được thiết lập một cách phù hợp nhất để đảm bảo tính chất “may đo” tới từng khách hàng.
Bước 1: Khảo sát và lập phương án triển khai
Trong giai đoạn đầu tiên, đội ngũ chuyên viên tư vấn BRAVO sẽ tiến hành khảo sát tổng thể hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu thập đầy đủ thông tin về quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức, hệ thống dữ liệu cũng như những khó khăn, hạn chế đang tồn đọng. Trên cơ sở đó, đơn vị triển khai sẽ phối hợp với doanh nghiệp phân tích yêu cầu thực tế, xác định mục tiêu cụ thể của dự án ERP và xây dựng một phương án triển khai chi tiết. Nội dung phương án bao gồm: phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, nguồn lực tham gia và các mốc kiểm soát quan trọng tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ quá trình triển khai về sau.
Bước 2: Phân tích, thiết kế và tùy chỉnh hệ thống
Sau khi đã có kế hoạch tổng thể, đội ngũ triển khai sẽ bước vào giai đoạn phân tích chuyên sâu các yêu cầu nghiệp vụ của từng phòng ban, thiết kế mô hình hệ thống phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Đầu mục công việc chính bao gồm:
- Xây dựng các quy trình xử lý dữ liệu, cấu trúc danh mục, hệ thống báo cáo và luồng thông tin quản trị;
- Cấu hình và lập trình tùy chỉnh hệ thống cơ bản ở mức độ cần thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu theo phương án đã được thiết lập.
Bước 3: Cài đặt và đào tạo
Ở giai đoạn này, đội ngũ triển khai sẽ cài đặt hệ thống phần mềm trên hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp, đồng thời tiến hành thiết lập các tham số ban đầu và nhập liệu các danh mục cơ sở. Song song với đó BRAVO sẽ tổ chức các buổi đào tạo cho người dùng theo từng bộ phận, hướng dẫn chi tiết cách thức sử dụng phần mềm, quy trình nhập liệu, xử lý nghiệp vụ và khai thác báo cáo. Người dùng từng bước làm quen và có khả năng vận hành hệ thống một cách độc lập, đảm bảo quá trình chuyển giao được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.
Bước 4: Chuyển giao, Go-live hệ thống
BRAVO thực hiện chuyển giao phần mềm và tiến hành chạy thử nghiệm với dữ liệu thực tế hoặc dữ liệu mô phỏng nhằm kiểm tra toàn bộ quy trình nghiệp vụ, tính chính xác của số liệu và mức độ đáp ứng của hệ thống so với yêu cầu ban đầu. Trong quá trình này, các lỗi phát sinh hoặc điểm chưa phù hợp sẽ được ghi nhận và điều chỉnh kịp thời.
Bước 5: Ký kết nghiệm thu
Hai bên sẽ tiến hành đánh giá tổng thể và thực hiện nghiệm thu hệ thống khi đã đảm bảo đầy đủ các tiêu chí về chức năng, hiệu năng và tính ổn định. Thực hiện ký kết và bàn giao những giấy tờ cần thiết. Quá trình triển khai không dừng lại tại đây mà BRAVO Software tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai bao gồm xử lý sự cố, hỗ trợ sử dụng, bảo trì hệ thống và nâng cấp chức năng khi cần thiết để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.
>>> Xem thêm: Những tư vấn quan trọng về việc triển khai ERP từ BRAVO
6. Những lưu ý để doanh nghiệp triển khai erp thành công
Khi triển khai ERP doanh nghiệp cần phải lưu ý:
- Doanh nghiệp cần nhận thức rõ rằng đây không phải là một dự án công nghệ đơn thuần mà là một quá trình chuyển đổi toàn diện về quản trị, do đó yếu tố con người và tổ chức đóng vai trò quyết định. Ban lãnh đạo cần có sự quyết tâm và cam kết tham gia trực tiếp cùng dự án là điều tiên quyết bởi nếu thiếu sự chỉ đạo thống nhất thì dự án rất dễ gặp phải tình trạng phân tán mục tiêu và thiếu phối hợp giữa các phòng ban.
- Cần kiểm soát chặt chẽ phạm vi triển khai nhằm tránh hiện tượng mở rộng yêu cầu không kiểm soát (scope creep), vốn là nguyên nhân phổ biến dẫn đến vượt ngân sách và kéo dài tiến độ.
- Quy trình vận hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cần được chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ thống, bởi ERP không nên được sử dụng để “số hóa những bất cập cũ” mà cần trở thành công cụ giúp tái thiết kế quy trình theo hướng hiệu quả hơn.
- Quản trị thay đổi cần được xem là một văn hóa trọng tâm trong suốt quá trình triển khai. Sự kháng cự từ người dùng là một trong những rủi ro lớn nhất có thể làm thất bại dự án ERP, do đó cần có chiến lược đào tạo, truyền thông và hỗ trợ phù hợp để tạo sự đồng thuận trong tổ chức.
- Cần xây dựng kỳ vọng thực tế về hiệu quả của ERP, hiểu rằng đây là một khoản đầu tư dài hạn và cần thời gian để hệ thống ổn định, tối ưu và phát huy giá trị, thay vì kỳ vọng những kết quả tức thì ngay sau khi triển khai.
Một trong những bài học điển hình về rủi ro khi triển khai hệ thống erp chính là sự cố của Hershey Company vào năm 1999. Hershey Company là tập đoàn sản xuất bánh kẹo và đồ ăn nhẹ hàng đầu của Hoa Kỳ, nổi tiếng với các sản phẩm sô-cô-la mang thương hiệu Hershey’s. Vào năm 1999 Hershey lựa chọn triển khai đồng thời các giải pháp như SAP ERP, Siebel CRM và Manugistics để xây dựng hệ thống quản trị tổng thể.
Bởi việc điều chỉnh rút ngắn thời gian triển khai của dự án từ 48 tháng xuống còn khoảng 30 tháng đã khiến cho hệ thống chưa được kiểm thử đầy đủ nhưng đã đưa vào vận hành đúng thời điểm cao điểm. Việc tích hợp giữa nhiều phần mềm cũng khiến hệ thống gặp lỗi, dẫn đến sai lệch dữ liệu và gián đoạn quy trình xử lý đơn hàng. Sự cố khiến Hershey không thể xử lý và giao hàng đúng hạn cho các đơn đặt hàng lớn. Công ty ước tính mất khoảng 100 triệu USD doanh thu trong quý III/1999. Ngoài thiệt hại tài chính, doanh nghiệp còn mất uy tín với khách hàng và đối tác, giá cổ phiếu sụt giảm, đồng thời tiêu tốn thêm thời gian và nguồn lực để khắc phục hệ thống.
Bài học rút ra là doanh nghiệp nên triển khai ERP theo từng giai đoạn, kiểm thử kỹ lưỡng với dữ liệu thực tế, tránh đưa hệ thống vào vận hành vào thời điểm nhạy cảm, đồng thời đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi để nhân viên làm quen với quy trình mới. Ngoài ra, cần chuẩn bị kế hoạch dự phòng và quản lý dự án chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro
7. Hệ thống ERP của BRAVO phù hợp với mọi lĩnh vực, ngành nghề doanh nghiệp
Hệ thống ERP của BRAVO được thiết kế theo hướng tùy biến cao,cho phép điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù của từng doanh nghiệp, từ sản xuất, thương mại, dịch vụ cho đến xây dựng hay bất động sản, nhờ đó có thể đáp ứng được nhiều mô hình kinh doanh khác nhau trong thực tiễn. Khác với các giải pháp ERP đóng gói, BRAVO xây dựng hệ thống dựa trên quy trình và yêu cầu cụ thể của từng khách hàng, điều này giúp mở rộng phạm vi ứng dụng sang nhiều ngành nghề khác nhau.
Trên thực tế, BRAVO đã xây dựng giải pháp ERP chuẩn hóa theo một số ngành nghề phổ biến với những đặc thù vận hành, quy trình nghiệp vụ và các bài toán quản trị riêng giúp doanh nghiệp không phải bắt đầu từ con số 0 khi triển khai hệ thống.
Hệ thống ERP BRAVO đã được phát triển cho nhiều ngành nghề đặc thù như: khách sạn – resort, sản xuất thép, dệt may, bất động sản – xây dựng, chứng khoán, bao bì, ô tô, đồ uống, logistics hay vận tải…. Mỗi lĩnh vực đều có những điều chỉnh riêng về quy trình và chức năng để phù hợp với thực tế vận hành. Trong ngành khách sạn, hệ thống có thể tích hợp và liên kết dữ liệu giữa các bộ phận như lễ tân, buồng phòng, F&B và back-office; ở lĩnh vực sản xuất hoặc xây dựng, ERP lại tập trung vào quản lý định mức, giá thành, tiến độ và chi phí theo dự án. Cách tiếp cận và phát triển sản phẩm phần mềm theo hướng kết hợp giữa “chuẩn hóa theo kinh nghiệm ngành” và “tùy biến theo thực tế” của BRAVO có sự tối ưu cao, mang lại nhiều lợi ích quan trọng tới khách hàng. Doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian triển khai và giảm rủi ro, do hệ thống đã có sẵn nền tảng nghiệp vụ phù hợp với ngành. Hệ thống vẫn đảm bảo tính linh hoạt để tùy chỉnh theo đặc thù riêng, bởi mỗi doanh nghiệp trong cùng một ngành vẫn có những khác biệt nhất định. Đây chính là sự kết hợp giữa “chuẩn hóa theo kinh nghiệm ngành” và “tùy biến theo thực tế doanh nghiệp”.
>>> Tham khảo: Giải pháp BRAVO ERP theo lĩnh vực ngành nghề đặc thù
