Mục lục
Mô hình SaaS cung cấp những dịch vụ sử dụng và thanh toán trực tiếp trên Internet đang được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như kế toán, nhân sự, quản lý khách hàng, bán hàng, lưu trữ dữ liệu và quản trị nguồn lực doanh nghiệp.
Vậy SaaS là gì, mô hình SaaS hoạt động như thế nào và phần mềm SaaS ERP có gì khác so với hệ thống ERP truyền thống? Những nội dung dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn trước khi lựa chọn giải pháp.
1. SaaS là gì?
SaaS là viết tắt của Software as a Service, nghĩa là phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ. Với mô hình này, nhà cung cấp triển khai và vận hành ứng dụng trên hạ tầng điện toán đám mây, còn người dùng truy cập phần mềm thông qua Internet bằng trình duyệt web hoặc ứng dụng chuyên dụng.
Thay vì mua giấy phép vĩnh viễn, cài đặt phần mềm trên máy chủ nội bộ và tự chịu trách nhiệm bảo trì, doanh nghiệp thường thanh toán phí sử dụng SaaS theo tháng hoặc theo năm, theo số lượng tài khoản hoặc theo phạm vi tính năng. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm duy trì hạ tầng, cập nhật phiên bản, sửa lỗi kỹ thuật và bảo đảm khả năng hoạt động của hệ thống theo các điều khoản dịch vụ đã thỏa thuận.
Một số ứng dụng SaaS quen thuộc có thể kể đến như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, kế toán trực tuyến, quản lý nhân sự, quản lý công việc, họp trực tuyến và lưu trữ dữ liệu. Khi mô hình này được áp dụng vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp được gọi là SaaS ERP hoặc Cloud ERP theo hình thức dịch vụ.
2. Mô hình SaaS hoạt động như thế nào?
Trong mô hình phần mềm truyền thống, doanh nghiệp thường mua bản quyền, chuẩn bị máy chủ, cài đặt hệ thống và bố trí nhân sự để quản trị cơ sở dữ liệu, sao lưu, bảo mật cũng như nâng cấp phiên bản. Với SaaS, phần lớn những công việc kỹ thuật này được chuyển sang nhà cung cấp.
Ứng dụng và dữ liệu được lưu trữ trên môi trường điện toán đám mây hoặc trung tâm dữ liệu do nhà cung cấp quản lý. Người dùng đăng nhập bằng tài khoản đã được phân quyền, sau đó truy cập các chức năng thông qua Internet. Nhà cung cấp có thể vận hành một nền tảng dùng chung cho nhiều khách hàng nhưng phải có cơ chế phân tách dữ liệu, kiểm soát truy cập và bảo mật giữa các đơn vị.
Mô hình SaaS thường trải qua một chu trình cung cấp dịch vụ gồm:
- Doanh nghiệp lựa chọn gói tính năng và số lượng người dùng;
- Nhà cung cấp khởi tạo môi trường sử dụng;
- Hệ thống được cấu hình theo cơ cấu và quy trình của doanh nghiệp;
- Dữ liệu được chuẩn hóa, chuyển đổi và đưa lên phần mềm;
- Người dùng được đào tạo và cấp quyền truy cập;
- Nhà cung cấp duy trì hạ tầng, cập nhật, hỗ trợ và giám sát dịch vụ;
- Doanh nghiệp thanh toán phí theo kỳ để tiếp tục sử dụng.
SaaS không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoàn toàn không cần triển khai. Đối với những hệ thống đơn giản, quá trình thiết lập có thể tương đối nhanh. Tuy nhiên, với SaaS ERP, doanh nghiệp vẫn phải khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu, cấu hình phân quyền, kiểm thử và đào tạo người dùng trước khi vận hành chính thức.
Ưu điểm của mô hình SaaS
- Giảm nhu cầu đầu tư ban đầu cho doanh nghiệp bao gồm máy chủ, bản quyền hệ thống và nhân sự kỹ thuật. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng phạm vi nhỏ, sau đó mở rộng theo quá trình phát triển.
- Tính linh hoạt cao, tạo điều kiện cho nhiều chi nhánh và đội ngũ làm việc từ xa sử dụng chung một hệ thống.
- Giảm chi phí vận hành bởi đội ngũ công nghệ thông tin (IT) nội bộ. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là lợi thế quan trọng vì không phải đơn vị nào cũng có khả năng xây dựng đội ngũ chuyên trách để vận hành một hệ thống phức tạp.
- Chi phí sử dụng theo kỳ, nên doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với số lượng người dùng và chức năng cần thiết theo thời điểm thay vì phải lựa chọn cố định đầu tư ngay từ đầu.
Hạn chế và rủi ro khi sử dụng SaaS
Bên cạnh những ưu điểm, mô hình SaaS cũng tồn tại một số vấn đề cần được đánh giá trước khi lựa chọn.
- Hoạt động của phần mềm phụ thuộc vào kết nối Internet và mức độ ổn định của dịch vụ. Nếu đường truyền gặp sự cố hoặc hệ thống của nhà cung cấp bị gián đoạn, người dùng có thể không truy cập được phần mềm.
- Dữ liệu được lưu trữ trên hạ tầng bên ngoài nên tính bảo mật phụ thuộc vào bên thứ 3. Doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến bảo mật, vị trí lưu trữ, mã hóa, sao lưu và quyền sở hữu dữ liệu. Hợp đồng phải quy định rõ trách nhiệm của nhà cung cấp, thời gian khôi phục, cơ chế xuất dữ liệu và phương án xử lý khi hai bên chấm dứt dịch vụ.
- Mức độ tùy chỉnh của SaaS có thể thấp hơn hệ thống được phát triển riêng hoặc triển khai tại chỗ. Nếu quy trình doanh nghiệp quá đặc thù, phần mềm có thể không đáp ứng đầy đủ hoặc phải sử dụng thêm công cụ tích hợp.
- Tổng chi phí sử dụng cũng là vấn đề cần được tính toán. Mức phí ban đầu có thể thấp nhưng tổng chi phí trong nhiều năm sẽ tăng theo số lượng người dùng, phân hệ và dung lượng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính tổng chi phí sở hữu trong một thời gian dài thay vì chỉ so sánh trong khoảng thời gian ban đầu.
3. Phần mềm SaaS ERP là gì?
Phần mềm SaaS ERP thực chất là phần mềm erp được cung cấp dưới dạng dịch vụ theo mô hình SaaS. SaaS ERP vẫn đảm bảo các chức năng cơ bản của một hệ thống ERP truyền thống, bao gồm liên kết dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở phương thức triển khai, vận hành, nâng cấp và thanh toán. Người dùng truy cập hệ thống qua Internet và thanh toán phí định kỳ thay vì mua phần mềm, tự xây dựng máy chủ và vận hành toàn bộ hạ tầng tại doanh nghiệp.
Hệ thống có thể bao gồm các phân hệ:
- Tài chính – kế toán;
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp;
- Quản lý bán hàng và khách hàng;
- Quản lý kho và hàng tồn;
- Quản trị sản xuất;
- Quản lý tài sản, máy móc và thiết bị;
- Nhân sự, chấm công và tiền lương;
- Quản lý dự án và công việc;
- Báo cáo quản trị và phân tích dữ liệu.
Khi có nghiệp vụ phát sinh tất cả các phòng ban có liên quan sẽ nhật được cập nhật và xử lý trên cùng một hệ thống, theo một luồng quy trình đã được thiết lập sẵn. Một đơn hàng được tạo trên SaaS ERP, dữ liệu sẽ được truyền tới bộ phận kho để kiểm tra tồn kho; bộ phận mua hàng tiếp tục kế thừa dữ liệu từ bộ phận kho để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu; đồng thời bộ phận sản xuất thiết lập kế hoạch sản xuất, kho vận tổ chức giao hàng và kế toán ghi nhận công nợ.
4. So sánh SaaS ERP, Cloud ERP và On-Premise ERP
SaaS ERP, Cloud ERP và On-Premise ERP đều phục vụ mục tiêu tích hợp dữ liệu, liên thông quy trình và quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở cách triển khai, quyền kiểm soát hạ tầng, phương thức thanh toán và trách nhiệm vận hành hệ thống.
SaaS ERP thực chất là một hình thức cụ thể của Cloud ERP. Mọi SaaS ERP đều được vận hành trên nền tảng đám mây, nhưng không phải tất cả Cloud ERP đều được cung cấp theo mô hình SaaS dùng chung và trả phí thuê bao.
>>> Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO ERP với 2 hình thức cấp quyền Cloud ERP và On-Premise ERP
5. Những tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm SaaS ERP
Lựa chọn SaaS ERP cần đánh giá toàn diện khả năng đáp ứng nghiệp vụ, bảo mật dữ liệu, năng lực tích hợp, chất lượng hỗ trợ và tổng chi phí trong suốt thời gian sử dụng. Một sai lầm thường gặp đó là doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc đánh giá mức phí thuê hằng tháng hoặc số lượng tính năng được nhà cung cấp giới thiệu.
- Khả năng đáp ứng nghiệp vụ
SaaS ERP phải xử lý được các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp như tài chính – kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, nhân sự hoặc quản lý dự án. Doanh nghiệp nên xây dựng danh sách yêu cầu theo ba nhóm gồm bắt buộc, nên có và có thể triển khai sau, sau đó yêu cầu nhà cung cấp trình diễn phần mềm bằng những tình huống thực tế.
- Mức độ tùy chỉnh và mở rộng
Do SaaS ERP thường được xây dựng trên một nền tảng dùng chung, khả năng tùy chỉnh có thể bị giới hạn. Doanh nghiệp cần xác định hệ thống cho phép cấu hình biểu mẫu, quy trình phê duyệt, báo cáo và trường dữ liệu đến mức nào? Đồng thời kiểm tra khả năng bổ sung người dùng, công ty thành viên, kho, chi nhánh hoặc phân hệ khi quy mô hoạt động tăng lên.
- Khả năng tích hợp
ERP cần kết nối được với những hệ thống đang sử dụng như ngân hàng, hóa đơn điện tử, chữ ký số, máy chấm công, CRM, phần mềm quản lý kho, sàn thương mại điện tử hoặc thiết bị sản xuất. Nhà cung cấp nên có tài liệu API rõ ràng, cơ chế đồng bộ dữ liệu và phương án xử lý khi kết nối gặp sự cố.
- Bảo mật và phân quyền dữ liệu
Dữ liệu trên SaaS được lưu trữ trên hạ tầng bên ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ chế mã hóa, xác thực nhiều lớp, phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký truy cập, sao lưu và khôi phục dữ liệu. Hợp đồng phải quy định rõ trách nhiệm của nhà cung cấp khi xảy ra sự cố, thời gian thông báo và phương án bảo vệ dữ liệu của khách hàng.
- Quyền sở hữu và khả năng xuất dữ liệu
Doanh nghiệp phải được xác định là chủ sở hữu dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng. Cần làm rõ định dạng xuất dữ liệu, phạm vi thông tin được cung cấp, thời gian lưu giữ sau khi chấm dứt hợp đồng và chi phí chuyển dữ liệu sang hệ thống khác. Đây là tiêu chí quan trọng giúp hạn chế tình trạng phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp.
- Hiệu năng và mức độ sẵn sàng
SaaS ERP cần đáp ứng số lượng người dùng và khối lượng giao dịch trong giờ cao điểm. Doanh nghiệp nên kiểm tra cam kết mức độ sẵn sàng của dịch vụ, thời gian phản hồi, kế hoạch bảo trì và thời gian khôi phục khi có sự cố. Những cam kết này cần được thể hiện cụ thể trong thỏa thuận mức dịch vụ, thay vì chỉ dừng ở nội dung giới thiệu chung.
- Năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp
Nhà cung cấp cần có kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp cùng ngành, đội ngũ tư vấn hiểu nghiệp vụ và quy trình hỗ trợ rõ ràng. Doanh nghiệp nên tham khảo các dự án đã thực hiện, khả năng duy trì dịch vụ dài hạn và phương án hỗ trợ sau khi hệ thống đi vào vận hành.
- Tổng chi phí sở hữu
Ngoài phí thuê định kỳ, doanh nghiệp cần tính cả chi phí triển khai, chuyển đổi dữ liệu, tùy chỉnh, tích hợp, đào tạo, bổ sung dung lượng và hỗ trợ nâng cao. Chi phí nên được dự toán trong khoảng từ ba đến năm năm để có cơ sở so sánh khách quan với Cloud ERP riêng hoặc On-Premise ERP.
- Chính sách cập nhật phần mềm
Nhà cung cấp SaaS thường cập nhật hệ thống tập trung. Doanh nghiệp cần biết tần suất cập nhật, thời gian thông báo, khả năng thử nghiệm trước và cách xử lý khi phiên bản mới ảnh hưởng đến quy trình hoặc tích hợp hiện hữu.
- Chất lượng đào tạo và hỗ trợ
Một hệ thống có nhiều tính năng vẫn khó mang lại hiệu quả nếu người dùng không được đào tạo đầy đủ. Doanh nghiệp cần đánh giá tài liệu hướng dẫn, hình thức đào tạo, kênh tiếp nhận yêu cầu, thời gian phản hồi và chính sách hỗ trợ trong giai đoạn vận hành chính thức.
Hiểu thêm về SaaS và doanh nghiệp cũng đã có những tiêu chí nhất định về việc lựa chọn ứng dụng. Phần mềm SaaS ERP phù hợp không nhất thiết là giải pháp có nhiều chức năng nhất mà phải đáp ứng đúng nghiệp vụ, bảo vệ dữ liệu và có khả năng đồng hành với kế hoạch phát triển dài hạn. Để lựa chọn đúng giải pháp, doanh nghiệp cần bắt đầu từ mục tiêu quản trị, đánh giá quy trình thực tế và cân nhắc đầy đủ các tiêu chí quan trọng.
Nguồn tham khảo tại: https://csrc.nist.gov/glossary/term/Software_as_a_Service?utm_source=chatgpt.com
