Kế toán mua hàng – Công nợ phải trả trên phần mềm BRAVO

Stt

Nội dung công việc thực hiện

 1.

• Cập nhật, theo dõi “Danh mục Nhà cung cấp” (NCC)
  • Các thông tin chung về nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Mã số thuế - đơn vị/ tổ chức, Số CMND - cá nhân, Số tài khoản ngân hàng, Đối tác liên hệ, …)
  • Cảnh báo nhập trùng Mã số thuế, ID CMND khi nhập thông tin NCC

2. 

• Phiếu nhập mua/ Phiếu nhập khẩu

Là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ hàng hóa dịch vụ được mua vào và chi phí công nợ cần thanh toán

Phiếu nhập hàng được chi tiết thành hai loại chứng từ mua: nhập mua và nhập khẩu. Hình thức mua hàng sẽ quyết định bản chất phiếu nhập hàng cần được sử dụng.

• • Chứng từ tạo ra được chia làm nhiều trạng thái, phù hợp với tất cả hệ thống nhỏ và lớn, đặc biệt giúp người dùng phân biệt được vai trò của mình tương ứng với từng trạng thái dữ liệu được cấp quyền.
  • Chứng từ cho phép xem được ngay số lượng hàng tồn trong hệ thống, kiểm soát tồn kho tại thời điểm nhập hàng. Trong trường hợp, kho hàng không cho phép xuất âm, chương trình kiểm soát check âm kho ngay tại phiếu nhập.
  • Với phương thức xây dựng các cột dữ liệu riêng biệt (mã vật tư, số lượng, đơn giá…) hỗ trợ việc xử lý phân quyền dữ liệu được phép tác động trên từng user một cách chi tiết, rõ ràng.
  • Chức năng lưu tạm tại màn hình nhập liệu cho phép copy nguyên bản một dữ liệu chưa hoàn thiện và chưa phát sinh thành chứng từ trước đó để tiếp tục điều chỉnh và tạo chứng từ thực.

Chương trình đã khai báo sẵn một số loại nghiệp vụ của chứng từ, người dùng có quyền tác động thêm sửa xóa trên cơ sở dữ liệu đã có, nhằm tự động định khoản các nghiệp vụ ghi nhận công nợ, thuế suất của chứng từ hoặc cũng có thể dựa vào đó để phân biệt các nghiệp vụ mua hàng khác nhau, tiết kiệm thời gian, tính chính xác, tính kế thừa cao chỉ sau một lần khai báo trước đó.

Cho phép kê khai nhiều hóa đơn VAT trên cùng một chứng từ. Khi tích vào lựa chọn “Nhiều hóa đơn” thì chúng ta có thể nhập thông tin cho nhiều hóa đơn VAT liên quan vào Tab “Chứng từ đi kèm”. Nếu có kê khai thuế, chương trình ghi nhận tại chứng từ và bảng kê thuế đầu vào.

Trong trường hợp đơn vị sử dụng phương pháp tính giá vốn nhập trước xuất trước, tại ô dữ liệu tự áp giá, nếu người dùng tích chọn sẽ loại trừ phiếu mua hàng này khỏi quá trình tính giá xuất.

• • Với nghiệp vụ mua hàng có ứng trước từ nhà cung cấp, chương trình có hỗ trợ thêm chức năng trừ ứng trước mà không cần phải can thiệp vào chứng từ mua hàng để cấn trừ.

Khi mua hàng có sử dụng đơn vị tính khác với đơn vị tính chuẩn đã khai báo, chương trình sẽ căn cứ vào hệ số quy đổi để lên báo cáo tính toán theo đơn vị tính chuẩn.

• • Các mặt hàng mua được theo dõi đa dạng theo nhiều yếu tố chi tiết: màu sắc, kích cỡ, phẩm cấp, số serial, hạn dùng, theo dõi lô hàng, vị trí…
  • Chương trình mặc định số tiền nguyên tệ phát sinh của một nghiệp vụ trên chứng từ theo đồng tiền VND. Nếu mã tiền tệ thay đổi, các cột dữ liệu tiền phát sinh sẽ là giá trị theo loại tiền đó. Từ đó, theo dõi đánh giá chênh lệch tỷ giá phát sinh cho từng nghiệp vụ mua hàng.
  • Cảnh báo thời gian thanh toán công nợ, theo dõi tiến độ thực hiện mua hàng thông qua dữ liệu hạn thanh toán trên chứng từ.

3. 

Là chứng từ dùng để tập hợp các chi phí như vận chuyển, bốc dỡ, lắp ráp… các vật tư, hàng hóa nhập kho trong kỳ.

• • Thông tin chi phí mua hàng sẽ được cập nhật và link dữ liệu từ “Phiếu nhập hàng” đễ hỗ trợ người sử dụng trong vấn đề nhập liệu, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
  • Chương trình hỗ trợ tính năng tự động phân bổ tổng chi phí dựa theo tỷ lệ giá trị, số lượng, trọng lượng của mỗi hàng hóa và tiêu thức phân bổ đưa ra thay vì phải nhập tay giá trị phân bổ cho từng vật tư hàng hóa.
  • Cho phép kê khai nhiều hóa đơn VAT trên cùng một chứng từ.
  • Nhập chi phí với loại tiền nội tệ hoặc ngoại tệ. Theo dõi đánh giá chênh lệch tỷ giá cho từng nghiệp vụ chi phí mua hàng phát sinh theo đúng thông tư ban hành.
  • Theo dõi bài toán công nợ theo hạn thanh toán với ô dữ liệu nhập hạn thanh toán trên chứng từ.

4. 

• Phiếu xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp

Chứng từ được sử dụng trong trường hợp khi phát hiện hàng mua về kém chất lượng, không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng với nhà cung cấp và muốn xuất trả lại hàng.

Cặp tài khoản hạch toán Nợ/Có sẽ ngược với phiếu nhập mua hàng.

Chương trình cho phép chọn trả lại từ nhiều chứng từ nhập mua bằng link dữ liệu “Lấy chi tiết nhập mua”, kế thừa dữ liệu hàng đã nhập về trước đó, đảm bảo tính chính xác của luồng dữ liệu.

Tính năng giảm trừ tự động công nợ hóa đơn mua hàng được thực hiện ngay tại dữ liệu đang phát sinh mà không cần can thiệp dữ liệu cũ.

Thực hiện chứng từ ghi nhận đồng thời việc giảm số lượng vật tư hàng hóa trên hệ thống và giảm trừ công nợ cần thanh toán cho nhà cung cấp.

Trong trường hợp có xuất hóa đơn trả lại cho nhà cung cấp, tại chứng từ có tích hợp Hóa đơn điện tử phát hành hóa đơn theo cách thức có token hoặc không qua token với đầy đủ các chức năng: phát hành hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn,… với các nhà cung cấp như VNPT, VNPT Token, Viettel, Viettel Token, Bkav, Thái Sơn, ITT,…

Stt

Nội dung công việc thực hiện

1.

• Là chứng từ ghi nhận việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giảm công nợ. Nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ cập nhật “Phiếu chi tiền mặt”. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng sẽ cập nhật “Ủy nhiệm chi”.
• Xử lý bài toán chênh lệch tỷ giá (nếu có) công nợ phải trả dành cho việc thanh toán dòng tiền ngoại tệ.
• Cho phép hạch toán nhiều định khoản nợ có khác nhau trên cùng một chứng từ. Cho phép khai báo chi tiết cùng một lúc nhiều hóa đơn VAT.
  • Xử lý thanh toán công nợ cho các hóa đơn có theo dõi hạn thanh toán. Chương trình sẽ tự động tìm kiếm các hóa đơn chưa thanh toán còn công nợ, có trùng tài khoản và đối tượng trên dòng đó. Có thể xem được phần công nợ còn lại của nhà cung cấp ngay trực tiếp tại chứng từ.
• Cho phép thanh toán công nợ chi tiết đến từng đối tượng, đơn đặt hàng mua, hợp đồng mua, hóa đơn mua hàng.
• Có thể giảm trừ ứng trước cho các chứng từ kế toán khác.
• Đối với phiếu kế toán khác, tab chứng từ đi kèm còn có thể là một hóa đơn hạn thanh toán khác với các chứng từ kế toán khác.

2. 

Chứng từ bù trừ cho phép chuyển đổi công nợ giữa hai đối tượng công nợ, chi tiết đến từng hợp đồng mua hàng, từng nhà cung cấp, từng hóa đơn mua hàng.

• Có chức năng tự động xử lý chênh lệch công nợ phải trả ngoại tệ trong trường hợp tiền ngoại tệ đã tất toán nhưng tiền nội tệ thì còn.

Theo dõi quy trình mua hàng

• Phát sinh từ yêu cầu mua hàng, trả qua các bước đề nghị chào hàng, lập báo giá nhà cung cấp, BP. mua hàng tiến hành xây dựng đơn đặt hàng mua (hoặc hợp đồng mua).
• Khi có bộ chứng từ mua hàng, BP. Mua hàng hoặc các Bộ phận liên quan gửi yêu cầu ghi nhận công nợ sang BP. Kế toán. BP. Kế toán tiếp nhận yêu cầu ghi nhận công nợ của các Bộ phận, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ. Trong quá trình ghi nhận công nợ, kế toán công nợ phải trả phải kiểm tra:
  • Công nợ có xuất phát từ Đơn hàng (PO) hoặc Hợp đồng mua không. Nếu có, khi cập nhật chứng từ thanh toán kế toán công nợ sẽ chọn Đơn hàng (PO) hoặc Hợp đồng => Theo dõi được quá trình thực hiện đơn hàng mua, hợp đồng mua.
  • Công nợ có công nợ ứng trước không. Nếu có, khi cập nhật chứng từ thanh toán kế toán công nợ sẽ chọn chứng từ ứng trước để cấn trừ công nợ, theo dõi hạn thanh toán.
  • Trong quá trình phát sinh dữ liệu nhập mua hàng hóa, có thể kế thừa dữ liệu từ đơn hàng mua/ hợp đồng mua để tiết kiệm thời gian nhập liệu và tạo luồng dữ liệu. Bất kỳ phát sinh mới nào liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng mua/ hợp đồng mua bộ phận mua hàng có thể xem và theo dõi tiến độ trực tiếp tại chứng từ hoặc hệ thống báo cáo.
  • Khi vật tư cần đặt mua đã về đầy đủ: hệ thống phần mềm tự động chuyển trạng thái đóng đơn hàng.

Theo dõi, thanh toán công nợ phải trả

• Các BP liên quan đến quá trình mua hàng sẽ gửi bộ hồ sơ thanh toán và yêu cầu BP. Kế toán thực hiện thanh toán công nợ cho Nhà cung cấp.
• BP. Kế toán kiểm tra tính hợp lệ từ bộ hồ sơ thanh toán. Nếu không hợp lệ, BP. Kế toán sẽ thông báo lại cho BP yêu cầu. Nếu hợp lệ, BP. Kế toán sẽ xem xét khả năng cân đối dòng tiền để quyết định chi thanh toán hay không. Nếu chi, kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập giao dịch chi.
• Khi chi, kế toán thanh toán sẽ chọn thông tin chứng từ nhập mua để phục vụ cho quản lý công nợ theo hạn thanh toán; chọn số Đơn hàng mua/ Hợp đồng mua để theo dõi công nợ theo Đơn hàng/ Hợp đồng.
• Là công cụ tra cứu số lượng, giá, lịch sử giao dịch theo vật tư/ hàng hóa, theo nhà cung cấp => có quyết định mua nhanh chóng và hiệu quả.
• Là luồng dữ liệu một chiều, khoan sâu truy vết dữ liệu từ mức thể hiện dữ liệu tổng hợp, sang mức dữ liệu chi tiết và truy ngược về chứng từ phát sinh. Tại đây, có thể sửa ngay chứng từ nếu phát hiện sai sót hoặc nhầm lẫm (Chỉ sửa được khi được phân quyền là người được sửa chứng từ).
• Quản lý đa tiền tệ: Bravo cho phép theo dõi các phát sinh ở quy trình mua hàng và lên báo cáo cho nhiều đồng tiền VND, USD, EUR… Có thể hiển thị đồng thời dòng tiền ngoại tệ và dòng tiền VND trên cùng một báo cáoNhiều báo cáo thể hiện theo hình thức biểu đồ, cho phép có cái nhìn trực quan, nhanh và chính xác.
  
  •  
• Kết xuất dữ liệu theo định dạng có sẵn: Các báo cáo có thể kết xuất ra Word, Excel, file PDF với định dạng đúng theo chuẩn của mẫu báo cáo.
• Linh động giao diện: trên cùng 1 báo cáo, từng người dùng có thể thiết kế định dạng mẫu báo cáo khác nhau theo nhu cầu và lưu trữ lại.
• Quản trị kế hoạch: theo dõi, lập kế hoạch chi phí mua hàng các kỳ. Dựa trên các số liệu phát sinh, điều khoản thanh toán của hợp đồng cũng như các kế hoạch thu mua để lập ra các báo cáo kế hoạch chi tiền trong kỳ tới, báo cáo so sánh giữa kế hoạch và thực tế mua hàng…

Một số báo cáo tiêu biểu có liên quan

• Bảng kê chi tiết chứng từ phiếu nhập
• Bảng kê giá mua hàng hóa gần nhất
• Báo cáo công nợ phải trả
• Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán
• Báo cáo thuế đầu vào
• Báo cáo theo dõi đơn đặt hàng mua/ hợp đồng mua
• Báo cáo so sánh thực tế và kế hoạch mua hàng