Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, “tính tự động hóa toàn diện” là một trong số những nhiệm vụ trọng tâm mà BRAVO thực hiện nghiên cứu và cập nhật trên hệ thống phần mềm. Trên phiên bản mới nhất của BRAVO 10 ERP vẫn liên tục được cập nhật, hoàn thiện các tính năng tối ưu hơn cho người dùng. Mới đây hàng loạt tính năng giúp nâng cao tính tự động trên phần mềm đã được bổ sung, góp phần đáng kể gia tăng hiệu quả của hệ thống.
1. Tính năng đặt lịch tự động (AutoSchedule):
Đặt lịch tự động (AutoSchedule) là một công cụ quan trọng thường thấy trong các hệ thống phần mềm quản lý hiện đại, giúp người dùng và doanh nghiệp tự động hóa việc lên lịch cho các công việc, sự kiện hoặc quy trình dựa trên dữ liệu có sẵn, các điều kiện định trước và năng lực tài nguyên thực tế, từ đó tối ưu hóa hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Tại bất kỳ bộ phận nào chúng ta cũng sẽ bắt gặp những công việc định kỳ cần thực hiện nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục và hiệu quả như:
- Phòng Nhân sự – Hành chính thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ như lập bảng chấm công và tính lương hàng tháng, đánh giá hiệu suất nhân sự theo quý, tổ chức đào tạo nội bộ cho nhân viên mới, cập nhật hồ sơ và hợp đồng lao động, nhắc gia hạn hợp đồng và quản lý các thủ tục bảo hiểm xã hội theo định kỳ.
- Phòng Kế toán – Tài chính đảm nhiệm việc đối chiếu công nợ hàng tuần, lập báo cáo tài chính hàng tháng và hàng quý, kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN theo đúng lịch trình pháp lý, kiểm tra hóa đơn chứng từ hàng ngày, thực hiện giao dịch ngân hàng, lập phiếu thu chi và quyết toán thuế vào cuối năm.
- Phòng Kinh doanh có các công việc định kỳ bao gồm: gọi điện chăm sóc khách hàng hàng ngày, gửi báo giá và hợp đồng theo yêu cầu, tổ chức họp cập nhật cơ hội bán hàng hàng tuần, lên forecast doanh số hàng tháng và nhắc lịch gia hạn hợp đồng cho khách hàng.
- Phòng Marketing định kỳ đăng bài trên các kênh truyền thông hàng ngày hoặc hàng tuần, gửi email marketing định kỳ...
- Sản xuất và Kho vận lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng hằng ngày, kiểm tra chất lượng đầu ra mỗi ca, bảo trì máy móc theo tuần hoặc tháng, kiểm kê tồn kho định kỳ và điều phối nguyên vật liệu sản xuất.
- Phòng IT/CNTT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hệ thống hàng ngày hoặc hàng tuần, cập nhật phần mềm và bảo mật định kỳ, hỗ trợ người dùng nội bộ và bảo trì hạ tầng công nghệ.
- Ban Giám đốc và các cấp quản lý thường tổ chức họp chiến lược, phê duyệt ngân sách, theo dõi báo cáo tổng hợp và đánh giá hiệu quả các phòng ban theo tháng, quý hoặc năm.
Nếu thao tác thủ công với khối lượng lịch trình lớn người dùng sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian thực hiện, dễ xảy ra trùng lịch, bỏ sót công việc quan trọng, không đồng bộ giữa các phòng ban, khó tối ưu nguồn lực nhân sự và máy móc. Việc triển khai tính năng tự động đặt lịch cho các đầu việc này sẽ giúp hệ thống hóa quy trình, nhắc việc đúng hạn và giảm thiểu nguy cơ gián đoạn hoạt động do quên hoặc sai sót trong khâu lập lịch thủ công.
Tính năng đặt lịch tự động trên hệ thống BRAVO ERP
Để sử dụng được chức năng này, người dùng phải khai báo thiết lập các điều kiện khi thực hiện và một số tùy chọn khác ngay từ ban đầu.
Màn hình cơ bản của “Đặt lịch tự động” trên hệ thống phần mềm BRAVO 10 ERP
Trên giao diện của màn hình đặt lịch, chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin nổi bật như:
- Hệ thống đặt lịch tự động theo 2 hình thức: Đặt lịch tự động theo chức năng; Tự động kết xuất và gửi báo cáo định kỳ.
- Kỳ đặt lịch tự động được linh hoạt theo nhiều đơn vị như tháng/tuần/ngày/giờ. Hệ thống cho phép giới hạn thời gian bắt đầu/kết thúc thực hiện tự động. Ngoài khoảng thời gian được thiết lập hệ thống sẽ không được thực hiện tự động nữa.
- Phần “Điều kiện lọc”: Khi thực hiện chức năng tự động, hệ thống cần được cấu hình các tham số đầu vào tương tự như khi thao tác thủ công. Đặc biệt, các tham số về ngày và tháng được hệ thống xử lý theo cách tối ưu hơn cho người dùng. Cụ thể, thay vì yêu cầu chọn một thời điểm cố định như “ngày 1/1/2025” hay “ngày 30/1/2025”, người dùng có thể sử dụng các lựa chọn linh hoạt hơn như “Ngày đầu tháng này” hoặc “Ngày cuối tháng này”. Hệ thống sẽ tự động xác định và áp dụng chính xác thời điểm tương ứng cho từng tháng, giúp việc lập lịch trở nên thuận tiện và linh hoạt hơn, đặc biệt với các công việc mang tính chất lặp lại định kỳ.
- “Gửi email trạng thái đặt lịch tự động”: Lựa chọn gửi email thông báo khi thực hiện thành công và khi thực hiện thất bại. Người dùng có thể chủ động chọn bật hoặc tắt cho tính năng này.
- “Gửi thông báo trước/sau khi thực hiện”: cho phép người dùng có thể linh hoạt lựa chọn gửi thông báo đẩy trước/sau khi chức năng được tự động thực hiện hay không.
- “Gửi email file kết xuất báo cáo”: Xuất hiện và mặc định lựa chọn khi chọn loại đặt lịch “Kết xuất báo cáo”.
- Ngoài ra, tại màn hình danh sách “Đặt lịch tự động”, chúng ta có thể theo dõi các thông tin đặt lịch, thời gian dự kiến thực hiện tiếp theo của đặt lịch.
- Theo dõi nhật ký thực hiện đặt lịch tự động
Chức năng được dùng để tra cứu nhật ký thực hiện, các trạng thái thành công/thất bại liên quan đến Đặt lịch tự động.
Hình ảnh cơ bản của “Nhật ký thực hiện đặt lịch tự động”
2. Tính năng tự động thực hiện dọn dẹp dữ liệu
Dọn dẹp dữ liệu là một chức năng quan trọng trên module Quản lý hệ thống của phần mềm BRAVO, giúp hệ thống vận hành ổn định, hiệu quả và an toàn hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm đáng kể tài nguyên.
Chúng ta có thể đã nghe tới tính năng dọn dẹp dữ liệu (data cleanup) trên các hệ thống lớn của Microsoft như Windows hay Outlook, trợ giúp người dùng loại bỏ các tập tin tạm, file không cần thiết, thư rác, hoặc email trùng lặp để giải phóng dung lượng và tối ưu hiệu suất, thì hệ thống BRAVO ERP cũng tích hợp tính năng dọn dẹp dữ liệu với nguyên tắc và mục tiêu tương tự. Trong BRAVO ERP, quá trình dọn dẹp không chỉ giúp hệ thống chạy ổn định hơn mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, giảm rủi ro phát sinh từ việc lưu trữ dữ liệu thừa, lỗi hoặc không còn sử dụng. Các tác vụ như xóa log cũ, xử lý bản nháp không hợp lệ, xóa dữ liệu trùng lặp, hoặc lưu trữ dữ liệu hoàn tất tự động góp phần làm sạch hệ thống, tối ưu hiệu năng xử lý, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu.
Trước đây, khách hàng BRAVO được khuyến khích thực hiện thao tác này thường xuyên và theo định kỳ. Tuy nhiên, với những cải tiến mới, hệ thống nay có thể tự động đảm nhiệm công việc đó mà không cần người dùng phải ghi nhớ hay can thiệp thủ công. Việc thiết lập lịch trình và điều kiện dọn dẹp cho phép phần mềm tự động xử lý theo đúng kế hoạch đã định.
Tính năng thực hiện dọn dẹp dữ liệu tự động trên hệ thống BRAVO ERP
Hệ thống cho phép tự động dọn dẹp hai loại dữ liệu lưu trữ tại mục “Thông báo” và “Nhật ký sử dụng” dựa trên các điều kiện lọc trong một khoảng thời gian xác định. Tùy theo mục đích sử dụng, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn hình thức dọn dẹp là “Xóa dữ liệu” hoặc “Cắt và nén dữ liệu”. Một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống BRAVO ERP là khả năng hỗ trợ phục hồi dữ liệu đã xóa. Cụ thể, khi người dùng chọn hình thức “Xóa dữ liệu”, hệ thống sẽ không xóa dữ liệu ngay lập tức mà chuyển vào “Thùng rác” và lưu giữ trong một khoảng thời gian do người dùng thiết lập từ trước. Trong thời gian này, người dùng có thể truy cập chức năng “Dữ liệu đã dọn dẹp” để khôi phục dữ liệu khi cần thiết hoặc xóa vĩnh viễn nếu không còn sử dụng.
Chương trình hỗ trợ 2 cách thực hiện dọn dẹp dữ liệu tự động như sau:
Cách 1: Đặt lịch dọn dẹp dữ liệu tự động từ màn hình “Dọn dẹp dữ liệu hệ thống”.
Người dùng thực hiện khai báo thông tin bổ sung trên màn hình đặt lịch tự động. Hệ thống BRAVO hỗ trợ phân loại dữ liệu dọn dẹp theo thời gian, đảm bảo linh hoạt tới từng đối tượng người dùng.
Cách 2: Đặt lịch dọn dẹp từ màn hình “Đặt lịch tự động”.
Người dùng truy cập vào màn hình “Đặt lịch tự động” và khai báo chức năng thực hiện là “Dọn dẹp dữ liệu hệ thống”.
Việc nâng cấp tính năng tự động giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc vận hành, giảm thiểu các tác vụ thủ công, phòng tránh rủi ro sai sót và tăng khả năng thích ứng với thay đổi của thời đại.
Mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật những thông tin mới nhất về phiên bản BRAVO 10 ERP tại đây.
