Khái niệm, vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

11/11/2022
maitt

Mục lục

Trong thời kỳ kinh tế số, vai trò của hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống quản lý ERP tích hợp các chức năng cốt lõi quan trọng như kế toán, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, mua hàng, quản lý nhân sự,... vào một hệ thống duy nhất. Với sự hỗ trợ từ hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững.

1. Vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với hơn 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp. Do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó. Bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…

Mục tiêu tổng quát của hệ thống ERP là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể. Hỗ trợ doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.

Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Hệ thống ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công hệ thống ERP trong sản xuất, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.

Xem thêm: Hiệu quả của việc sử dụng ERP trong doanh nghiệp

2. Phân tích: hệ thống ERP là gì?

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:

R - Resource (Tài nguyên): Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP thì resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:

Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
Hoạch định và xây dựng kế hoạch khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
Cải tiến và thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty.

P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

Hệ thống quản lý ERP có khả năng tính toán và dự báo các phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng cung ứng,… Từ đó, đảm bảo công ty luôn có đủ vật tư sản xuất và không lo lượng tồn kho quá lớn gây tồn đọng vốn.
Là công cụ hỗ trợ lên kế hoạch nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ví dụ: hoạch định chính sách giá, các hình thức mua hàng, tính được mô hình sản xuất tối ưu… giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.
Tạo mối liên kết giữa các phòng ban và đơn vị thành viên, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.

Triển khai hệ thống ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quy trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động hoá. Đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

3. Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP

Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Hệ thống ERP tối ưu rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp.

Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của hệ thống ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

4. BRAVO - Hệ thống ERP tốt nhất hiện nay

Hệ thống ERP BRAVO là giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, được thiết kế để hỗ trợ tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành một cách chính xác nhất.

4.1. Tính năng công nghệ nổi bật

Xây dựng và phát triển trên nền tảng Bravo Cloud Native với mô hình điện toán đám mây gốc, tương thích với mọi hệ thống cơ sở hạ tầng, đáp ứng tính linh hoạt trong việc triển khai và vận hành, có khả năng xử lý lượng truy cập dữ liệu lớn với độ ổn định cao, đảm bảo các tiêu chuẩn về an ninh mạng và an toàn thông tin.
Thiết kế theo kiến trúc modularization/microservices dễ dàng mở rộng, cập nhật và tích hợp với các hệ thống khác..
Hỗ trợ hầu hết các hạ tầng máy chủ và hệ điều hành (Window, Linux, Docker, AWS, Azure,…).
Giao diện hệ thống ERP theo layout, có thể tuỳ biến theo từng người dùng mà không cần lập trình.
Đảm bảo các tiêu chuẩn về bảo mật, an ninh mạng OWASP, NIST,… đáp ứng được yêu cầu khắt khe về bảo mật với các đơn vị như Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính, chứng khoán
Cung cấp công cụ quản trị dữ liệu doanh nghiệp đa chiều BI Dashboard, các công cụ khai thác dữ liệu như Web Portal, Survey… ứng dụng và hỗ trợ hữu ích cho các bài toán quản trị của khách hàng.

4.2. Tính bảo mật hệ thống ERP

Quản lý truy cập chương trình theo tên đăng nhập và mật khẩu người dùng.
Cho phép phân quyền theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý (thêm mới, sửa, xóa, duyệt, in…) và chi tiết đến từng trường thông tin của chứng từ.
Cho phép ghi lại toàn bộ nhật ký thao tác của người dùng. Đặc biệt chương trình ghi lại được cả giá trị cũ và giá trị mới khi thao tác sửa đổi dữ liệu.
Kiểm soát quyền truy cập từ xa thông qua địa chỉ MAC của máy tính truy cập.

4.3. Chức năng các nghiệp vụ trong hệ thống ERP Bravo

Hệ thống ERP BRAVO bao gồm 12 phân hệ cơ bản được thiết kế thành một thể thống nhất, giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể từ mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý tài chính – kế toán, quản lý nhân sự,…
Trong mỗi phân hệ sẽ bao gồm nhiều nghiệp vụ và chức năng nhỏ khác nhau.
Cho phép liên kết với một hệ thống phần mềm khác rất dễ dàng.
Cho phép người sử dụng dễ dàng tự thiết kế lại giao diện hiển thị, biểu mẫu nhập liệu, mẫu in và biểu mẫu của các báo cáo…
Hệ thống ERP cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở.
Truy vấn dữ liệu liên quan và cập nhật chứng từ, quản lý theo trạng thái.
Cập nhật (Import), chỉnh sửa ảnh và lưu dữ liệu ảnh.
Hỗ trợ lập báo cáo nhanh (Quick report) và kết xuất nhiều định dạng báo cáo như: Excel, Pdf, Txt, Csv, Xml…

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự minh bạch trong doanh nghiệp. Nhờ vào khả năng cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, hệ thống ERP hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của thị trường. Với sự hỗ trợ từ hệ thống quản lý ERP, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tăng cường hiệu suất, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững.

Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công hệ thống ERP trong sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai ERP thành công sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích lâu dài.