Thiếu hiểu biết cần thiết về ERP, người dùng không những không khai thác được khả năng mà hệ thống đem lại mà còn có thể khiến việc triển khai dự án thất bại. Vậy nên trước khi bắt tay vào triển khai thì hãy bắt đầu những bước cơ bản để có được hiểu biết nhất định về ERP.
Đảm bảo sự đồng thuận của cả hệ thống
Một trong những vấn đề có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình triển khai hệ thống là khái niệm “một người đại diện cho tất cả”. Quyết định có triển khai dự án nào đó phụ thuộc vào những nhân vật chủ chốt trong công ty là điều dễ hiểu, nhưng đây cũng chỉ là một nhóm nhỏ. Hệ thống sau khi đưa vào ứng dụng sẽ tương tác với tất cả người dùng, nghĩa là một số lượng không nhỏ nhân sự trong công ty. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống cần có sự tham gia góp ý của nhiều cá nhân, và việc ý kiến tới đâu sẽ được giới hạn nhất định trong mảng công việc mà người đó liên đới.
Tuy nhiên việc dung hòa giữa nhiều ý kiến trái chiều đôi khi cũng là một vấn đề khó giải quyết, vì vậy vẫn luôn cần một người lãnh đạo “nắm chủ chốt” để xem xét và quyết định phương án cuối cùng hợp lý nhất.
Không ngại những câu hỏi khó
Đối với một vấn đề, nguy hiểm nhất chính là tưởng rằng mình biết nhưng thực sự thì mình không biết. Để tránh trường hợp này, doanh nghiệp phải có câu trả lời rõ ràng và chính xác cho mọi vấn đề. Nếu người quản lý không biết cách để tổ chức và quản lý một dự án ERP hay chọn lựa giải pháp ERP phù hợp, đừng ngại tìm đến chuyên gia, hỏi những người có kinh nghiệm, tham khảo các bài viết và tài liệu đáng tin cậy cho đến khi có được câu trả lời cần thiết thì thôi. Tất cả các nguồn đều có sẵn, và không có gì trở ngại khiến cho nhà quản lý không thể tìm hiểu và học hỏi.
Xây dựng nền tảng vững chắc bắt đầu từ quy trình doanh nghiệp
Trong quá trình triển khai ERP, thứ làm mọi người mệt mỏi không phải là phần mềm hay hệ thống mà chính là sự lộn xộn trong quy trình sản xuất kinh doanh hiện tại. Nếu doanh nghiệp không chịu thay đổi quy trình hay những suy nghĩ đã ăn sâu theo “lối mòn” thì việc có một hệ thống mới cũng không mang lại lợi ích gì nhiều, thậm chí có thể làm phát sinh nhiều vấn đề hơn. Ngay cả khi giải pháp ERP có thể cải thiện được tình hình hiện tại thì nó cũng không phát huy hết mọi công dụng tính năng của mình.
Tìm hiểu giải pháp từ nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên gặp gỡ nhiều nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định để được họ tư vấn về những gì mà giải pháp của họ có thể làm được. Dù không đủ khả năng để đánh giá được sâu sắc về sản phẩm của họ nhưng đơn giản chỉ cần xem với hệ thống mới thì những gì công ty đã làm trước đó có thay đổi được gì và liệu sự khác biệt này có hợp lý với doanh nghiệp mình hay không. Việc này sẽ giúp ích khi bạn muốn phát triển tầm nhìn xa hơn. Nó giúp công ty hình dung được vị trí và hình ảnh của mình trong tương lai.
Không phải lúc nào cũng cần thứ tốt nhất
Việc kinh doanh đang phát triển khiến bạn phải cần thay thế một hệ thống quản lý mới, điều đó không đồng nghĩa và không bắt buộc bạn phải tốn hàng trăm nghìn đô la mỹ, thậm chí còn có hơn để có được hệ thống ERP từ nhà cung cấp hàng đầu. Cái tốt nhất không bằng cái phù hợp nhất. Vì có thể nó ứng dụng tốt với đơn vị khác nhưng chưa chắc đáp ứng được doanh nghiệp của bạn. Điều mà doanh nghiệp cần là một giải pháp nằm trong khoảng ngân sách có thể chi trả nhưng phải đáp ứng những yêu cầu nhất định mà hệ thống hiện tại không làm được và cuối cùng, hệ thống mà bạn dự kiến áp dụng không vượt quá khả năng sử dụng hay năng lực của đội ngũ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.
Chú ý những hướng dẫn từ nhà cung cấp
Còn một nguồn tham khảo nữa mà doanh nghiệp nên cân nhắc, đó chính là những nhà cung cấp, chính những nhà cung cấp giải pháp ERP có thể mang đến kiến thức cần thiết. Tuy về cơ bản thì mục tiêu của nhà cung cấp là bán giải pháp nhưng vẫn có một số đơn vị sẵn lòng tư vấn cho doanh nghiệp những vấn đề cơ bản về ERP và hướng dẫn lựa chọn xây dựng một hệ thống ERP phù hợp. Mặt khác bạn có thể đặt ra nhiều câu hỏi hoặc vấn đề liên quan để kiểm tra kiến thức cũng như khả năng tư vấn của họ với những vấn đề của bạn. Tất nhiên doanh nghiệp vẫn cần xem xét tính khách quan từ những tư vấn này và nên tìm đến những nhà cung cấp đã có uy tín và giàu kinh nghiệm khác để đánh giá, đối chiếu.
Thực tiễn cho thấy không hề có công thức thần kỳ nào trong việc chọn lựa hệ thống ERP. Sau khi xác định được nhu cầu của doanh nghiệp thì ban dự án đầu tư nghiêm túc vào tìm hiểu ERP để chắc rằng họ biết rõ những gì cần thực hiện khi triển khai và quản lý dự án ERP. Vấn đề này cần được đầu tư cả nhân sự, thời gian và công sức. Sau khi chọn được những hệ thống tiềm năng, nhà quản lý cần khảo sát nhân viên lần nữa để lấy ý kiến đánh giá từ nhiều góc độ, sau đó mới tổng hợp và đưa ra quyết định.
Giải pháp ERP dù có là hệ thống phần mềm tốt đến thế nào cũng chỉ là công cụ giúp hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả hơn. Không thể vì thế mà phó mặc hay phụ thuộc toàn bộ vào nó. Hệ thống làm việc cho bạn, đừng để xảy ra điều ngược lại. Bởi vì cuối cùng thì yếu tố con người đối với doanh nghiệp có lẽ vẫn là quan trọng nhất.
