Tết là dịp để mọi người quây quần bên gia đình, là dịp để những người con đi xa trở về với tổ ấm sau một năm bận bịu, đó cũng là dịp để bạn bè có cơ hội gặp gỡ. Vì nét đặc trưng đó mà người ta thường mượn chén rượu, cốc bia để cùng ngồi lại hàn huyên với nhau.
Đặc thù quản lý
Đối với các công ty kinh doanh đồ uống nói riêng và các đơn vị kinh doanh bia rượu – nước giải khát nói chung thì một việc quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh là quản lý vỏ chai, vỏ thùng, vỏ bom hoặc vỏ két trong khi bán hàng. Bản thân người tiêu dùng chỉ tiêu thụ sản phẩm được chứa trong nó và người bán cũng chỉ bán “ruột” là chủ yếu chứ không bán cả vỏ. Thuế tiêu thụ đặc biệt chỉ tính trên bia chứ không tính trên bao bì. Bao bì thuộc về công ty. Công ty chỉ cho mượn chứ không bán. Hiển nhiên, với những khách hàng có nhu cầu thì việc mua cả vỏ chai và “sản phẩm thực – bia hoặc nước” cũng có nhưng sẽ không phải là số nhiều.
Nhiều vấn đền được đặt ra cho góc độ phần mềm, như ở mảng kế toán giá trị vỏ chai luân chuyển được phân bổ dần vào giá thành sản xuất thuộc nhiều chu kỳ sản xuất. Bên cạnh đó, yêu cầu công ty còn có nhu cầu quản lý vỏ chai về mặt số lượng, các chủng loại vỏ chai, số lượng hiện còn bao nhiêu, ở đâu (ở nhà phân phối – đại lý – cửa hàng, trong nhà máy và đang đi trên đường). Đối với vỏ chai nằm tại kho, cần phải biết bao nhiêu vỏ chai rỗng, bao nhiêu đã chứa thành phẩm, đang nằm tại kho nào trong hệ thống kho bãi của công ty? Số lượng vỏ chai mẻ, vỡ hoặc khác loại cần thanh lý?…
Về yêu cầu trong công tác tài chính, theo dõi công nợ với khách hàng không còn đơn thuần là tổng số tiền phải thu nữa. Công nợ được xác định dư theo từng đơn hàng – hóa đơn, tuổi nợ của mỗi khoản nợ ấy ra sao, không chỉ vậy công nợ còn bao gồm khách đang nợ công ty những loại vỏ chai nào với số lượng bao nhiêu? Bao nhiêu là nợ cố định? Bao nhiêu nợ cược? Số vỏ chai đang gửi ở khách hàng? Số lượng vỏ chai vỡ trong kỳ để tính toán cấn trừ chiết khấu vỏ chai theo chính sách hỗ trợ khách hàng công ty đã đưa ra?
Bài toán quản lý vỏ chai tại Công ty CP Bia Hà Nội – Hải Phòng
Trong lĩnh vực này, có thể kể đến một số khách hàng tiêu biểu của BRAVO là Công ty TNHH MTV TM bia Thanh Hoá, Công ty Cổ phần bia Hà Nội – Hải Phòng, Tổng công ty CP bia rượu nước giải khát Sài Gòn là những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm đồ uống. Đặc biệt là các sản phẩm nước đóng chai và bia. Qua trò chuyện, chúng tôi được biết cấu thành giá trị sản phẩm gồm nhiều yếu tố, tuy nhiên vỏ chai lọ sẽ chiếm một tỷ trọng đáng kể. Do đó để tiết kiệm chi phí, giảm giá thành cũng như giá bán, các đơn vị này sẽ cố gắng thu hồi vỏ chai lọ cũng như đưa ra chính sách bán hàng – chỉ bán sản phẩm tiêu dùng thực “nước và bia”.
Ứng dụng phần mềm giải quyết khó khăn
Trước khi triển khai phần mềm quản lý tại Công ty Cổ phần bia Hà Nội – Hải Phòng, chúng tôi được biết việc tính giá thành, theo dõi tồn kho và công nợ của vỏ chai-vỏ bình, bom của bộ phận kế toán tại công ty phải thực hiện trên Excel rất vất vả. Số liệu bán hàng giữa mỗi lần giao nhận hàng cũ – mới giữa công nợ bằng tiền cùng việc theo dõi lượng tồn kho vỏ bình trả – nhận, bóc tách đâu là bình/két nguyên chai, đâu là bình/két chỉ là vỏ cho mỗi đại lý cửa hàng rất vất vả lại không chính xác. Số lượng đại lý, cửa hàng càng nhiều sẽ có càng nhiều fie excel hoặc tab được mở. Mỗi lần đi giao nhận như vậy việc ghi nhận và phản ánh vừa thủ công lại mất thời gian mà số liệu lại không chính xác, dễ thất lạc.
Đầu tiên việc xử lý vỏ bình/chai với sản phẩm nguyên được bóc tách và phân biệt rõ ràng. Hệ thống đại lý, cửa hàng được mở mã đối tượng trong phần mềm nên dễ dàng theo dõi và lập báo cáo, tra cứu thông tin. Các sản phẩm vỏ (chai/bình/bom) được phân biệt với sản phẩm gốc rõ ràng. Không những vậy, thông tin khách hàng còn được quản lý chi tiết theo từng tuyến, nhân viên kinh doanh, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho công tác bán hàng và chăm sóc khách hàng. Giao dịch mua bán giao nhận được trình bày khoa học, chứng từ được in ra trực tiếp từ phần mềm. Các phần thông tin này được cập nhật chi tiết trong các phiếu xuất, phiếu nhập. Từ đó đưa được nhiều báo cáo quản trị phục vụ cho công việc như: Báo cáo công nợ vỏ chai, báo cáo tồn kho theo tình trạng (mượn, bán, đổi), báo cáo xuất vỏ chai, két nhựa cho khách hàng mượn, báo cáo công nợ vỏ chai két nhựa trong lưu thông, báo cáo nhập vỏ chai két nhựa, báo cáo xuất vỏ chai két nhựa, báo cáo công nợ xuất vỏ chai cho khách hàng mượn…
Ứng dụng phần mềm giải quyết khó khăn
Ngoài phần công việc chuyên môn, theo lời anh Thăng – nhân viên phòng Phát triển sản phẩm thì, nhờ đi triển khai cho Bia Hà Nội – Hải Phòng mà được uống bia tươi với ăn hải sản “ngập mồm ngập miệng” đúng vào dịp sinh nhật chị Kế toán trưởng. Nói vui là “của nhà trồng được” nên các chị kế toán bên khách hàng uống bia rất giỏi. Thành ra khó khăn lớn nhất khi xuống triển khai phần mềm cho khách hàng không phải là bài toán rắc rối trong công việc hoặc những yêu cầu cần đáp ứng trong quản lý nữa mà là “bài toán tửu lượng” của các chị em kế toán. Mỗi lần liên hoan các anh em Triển khai lại phải vận hết “12 thành công lực“ để chống đỡ, dù các anh cũng “không phải dạng vừa đâu”.
Khách hàng đã lựa chọn sử dụng giải pháp Phần mềm kế toán quản trị – Quản lý doanh nghiệp BRAVO để giải quyết tất cả những khó khăn trong việc quản lý, những bài toán nghiệp vụ phức tạp được đề cập ở trên đã được giải quyết và hỗ trợ tận tình. Hơn 7 năm gắn bó hợp tác giữa Công ty Cổ phần bia Hà Nội – Hải phòng với BRAVO, nhiều những kỷ niệm, những câu chuyện đã để lại dấu ấn sâu sắc cho cả nhân viên Triển khai của BRAVO và phòng Kế toán của Bia Hà Nội – Hải Phòng.
Xuân đang ngập tràn ở khắp mọi miền tổ quốc, Xuân của niềm vui sum họp. Những chén rượu, cốc bia sẽ làm cho ngày xuân thêm rộn rã, nhưng đừng quên giữ gìn sức khỏe và lái xe an toàn.
Mai TT – Từ Nội san BRAVO số 1
