Quản lý vận tải Container là một trong những công việc khó khăn và phức tạp đối với các doanh nghiệp trong ngành Logistics. Vậy với sự phát triển của công nghệ số hiện nay, phần mềm quản lý Container toàn diện sẽ giải quyết được những vấn đề như thế nào cho các doanh nghiệp Kinh doanh Dịch vụ Vận tải?
1. Đặc thù quản lý Container tại các công ty kinh doanh dịch vụ Logistics
Đối với dịch vụ vận tải đa phương thức (vận tải nội địa, vận tải quốc tế) thì dịch vụ vận chuyển hàng bằng CONTAINER giúp giảm chi phí vận tải, giá thành sản phẩm được giảm thiểu đáng kể, góp phần nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng của các công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngành vận tải (các operator) và đảm bảo các yêu cầu về an toàn hàng hóa, thời gian nhận hàng của các chủ hàng (consignee).
Trên đặc thù đó, để giảm thiểu tối đa về “chi phí” vận hành và “thời gian” giao nhận hàng thì các giao dịch xử lý về thủ tục giữa chủ hàng và đơn vị vận tải, giữa các phòng ban nghiệp vụ trong đơn vị vận tải cần phải nhanh chóng và chính xác.
Do vậy, việc quản lý và theo dõi tình trạng của các CONTAINER sử dụng để vận chuyển hàng hóa đối với các doanh nghiệp vận tải luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm, tìm kiếm và đầu tư các các công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ quản lý, khai thác Container.
Với nghiệp vụ Quản lý Container, BRAVO xây dựng các chức năng để người dùng quản lý các quy trình sau trên phần mềm như:
- Quy trình quản lý và điều hành Container;
- Quy trình khai thác tàu Container;
- Quy trình quản lý vỏ Container;
- Quy trình quản lý kỹ thuật Container (sửa chữa, vệ sinh…).
2. Giải pháp BRAVO trong nghiệp vụ quản lý Container
2.1. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống
Mô hình thiết kế và triển khai hệ thống phần mềm BRAVO 8R3 cho phép người dùng truy cập qua các nền tảng khác nhau - đa nền tảng (Window App, Web App, Mobile App), hệ thống vận hành trực tuyến (online) và kết nối chung về một cơ sở dữ liệu trên máy chủ.
Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout).
2.2. Thiết kế các chức năng hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ đặc thù
Phòng Kinh doanh – Thương vụ
Thiết kế các chứng từ xử lý nghiệp vụ:
- Booking Online trên Mobiles App/ Web (cho phép khách hàng lập Booking và theo dõi, kiểm tra tình trạng thực hiện việc theo dõi các thông tin cấp Container rỗng, thỏa thuận lưu khoang, báo cáo theo dõi booking);
- Phiếu Booking (tiếp nhận thông tin từ Apps/ Web và cho phép nhân viên bán hàng cập nhật dữ liệu tức thời các giao dịch đặt hàng của chủ hàng);
- Phiếu Booking chuyển vỏ (sử dụng để chuyển vỏ container giữa các địa điểm)
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading); Lệnh giao hàng; Hóa đơn bán hàng.
- Thiết kế báo cáo quản trị: Hệ thống báo cáo cảnh báo nhanh (Dashboard); Hệ thống các mẫu biểu theo mẫu chung của ngành; Hệ thống các báo cáo quản trị riêng của doanh nghiệp
Hình ảnh giao diện “Định mức chi phí theo cung đường” trên phần mềm BRAVO
Phòng Logistics – Khai thác
Thiết kế các chứng từ xử lý nghiệp vụ:
- Phiếu cập nhật thông tin “theo dõi biến động chủ sở hữu khai thác container”; Phiếu cập nhật thông tin “theo dõi biến động chất lượng container”; Phiếu cập nhật thông tin “mua bảo hiểm container”; Báo giá sửa chữa container; Phiếu cập nhật thông tin “theo dõi luân chuyển trạng thái và tồn container”; Phiếu cấp container rỗng; Phiếu hạ container; Phiếu xuất tàu; Phiếu nhập tàu; Phiếu trả container rỗng – chờ vệ sinh; Phiếu trả container rỗng – sẵn sàng đóng hàng; Phiếu container chờ sửa chữa; Phiếu luân chuyển trạng thái container…
- Thiết kế hệ thống báo cáo quản trị: Hệ thống báo cáo cảnh báo nhanh (Dashboard); Hệ thống báo cáo quản trị (báo cáo tình trạng container, tồn kho container, luân chuyển container, chi phí…).
Hình ảnh giao diện “Danh mục trạng thái container” trên phần mềm BRAVO
>> Xem chi tiết về bài toán quản lý tại các đơn vị Kinh doanh Dịch vụ Vận tải và việc ứng dụng phần mềm BRAVO vào giải quyết bài toán TẠI ĐÂY.
3. Hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh khi ứng dụng phần mềm BRAVO
- Quản lý toàn bộ các thông tin khách hàng trên hệ thống;
- Tiếp nhận và chia sẻ dữ liệu với các bộ phận khác (như Khai thác, Kế toán);
- Tiếp nhận booking của khách hàng nhanh chóng (qua hệ thống booking Online được thiết kế theo yêu cầu trên Web hoặc App);
- Theo dõi được toàn bộ tình trạng container, công nợ khách hàng;
- Theo dõi thời gian, tình trạng lưu container/ thời hạn lưu bãi;
- Theo dõi chi phí nhiên liệu, tiền luật cầu phà, tiền thu khách hàng, tiền chi trả đơn vị vận chuyển thuê ngoài;
- Quản trị các nghiệp vụ khai thác như Thuê Container, Thuê Bãi, Thuê xe…;
- Kết nối dữ liệu với các bộ phận khác trong công ty;
- Kế thừa toàn bộ dữ liệu từ các bộ phận, chi nhánh phục vụ công tác kiểm tra, hạch toán kế toán;
- Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán;
- Hỗ trợ tối ưu trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống;
- Quản trị kế hoạch sản xuất kinh doanh và theo dõi quá trình/trạng thái thực hiện;
- Cung cấp cho Ban Quản trị những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh của công ty;
- Theo dõi được tình trạng công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp;
- Theo dõi được tình trạng các đầu xe mà công ty đang quản lý;
- Lên các báo cáo so sánh, đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp;
…
Phần mềm BRAVO 8R3 (ERP-VN) khi ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực Kinh doanh dịch vụ vận tải đa phương thức (các dịch vụ vận tải biển – Sea, vận tải hàng không – Air, vận tải đường bộ – Express/ Trucking,…) sẽ được BRAVO thực hiện khảo sát và tư vấn, thiết kế, tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận tải, hiện tại, BRAVO đang là đối tác tin cậy trong việc cung cấp giải pháp phần mềm cho nhiều doanh nghiệp lớn trong ngành như: Công ty TNHH Vận tải Container Hải An; Công ty Cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An; Công ty TNHH Đại lý và Tiếp Vận Hải An; Công ty Cổ phần KVN Logistics; Công ty Cổ phần OMEGA Hà Nội; Công ty TNHH Đại lý Vận tải Safi; Công ty TNHH Đại lý Vận tải Cosfi; Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương; Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Vinalines; Công ty TNHH Công nghệ Vận tải LOGIVAN; Công ty Cổ phần Vận tải biển Hòa Phát…
Trích Nội san BRAVO Focus số 95
Xem thêm:
>> Phần mềm BRAVO ứng dụng trong các ngành nghề đặc thù khác
>> Tư vấn triển khai ERP cho doanh nghiệp: Quy trình và lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp
