Với các doanh nghiệp chuyên về đầu tư kinh doanh bất động sản thì có rất nhiều nghiệp vụ phức tạp cần quản lý. Tuy nhiên có lẽ quan trọng hàng đầu vẫn là các nghiệp vụ tại Bộ phận Đầu tư, Kế hoạch và Kinh doanh. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về ứng dụng của phần mềm BRAVO tại các bộ phận này trong doanh nghiệp lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản.
Phần mềm BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về ĐẦU TƯ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN là hệ thống khép kín và toàn diện, được xây dựng, tinh chỉnh theo các đặc thù quản lý của từng chủ đầu tư. Hệ thống BRAVO đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý, các quy trình áp dụng tại các đơn vị đầu tư kinh doanh bất động sản như: theo dõi quá trình đầu tư dự án, theo dõi quá trình xây dựng dự án, theo dõi quá trình phân phối dự án, chăm sóc khách hàng của dự án…
1. Khái quát đặc thù ngành
Các sản phẩm, dự án bất động sản về cơ bản là các sản phẩm riêng biệt với các loại sản phẩm, hàng hóa khác (đặc biệt là các sản phẩm gắn với khu đô thị, cao ốc, biệt thự liền kề,…). Do đó, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này cũng có các đặc thù quản lý riêng, quy trình vận hành khác biệt trong mọi nghiệp vụ so với các doanh nghiệp đầu tư, sản xuất các sản phẩm khác.
Theo góc nhìn của đơn vị tư vấn và thiết kế giải pháp phần mềm quản lý thì BRAVO nhận định một số đặc điểm riêng của các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đầu tư bất động sản như sau:
- Vốn đầu tư lớn và thời gian thực hiện dự án thường kéo dài
- Thể chế chính trị, pháp luật ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động
- Các sản phẩm bất động sản có nhiều đặc tính riêng biệt
2. Phần mềm BRAVO xử lý các nghiệp vụ Bộ phận Đầu tư, Kế hoạch và Kinh doanh
Phần mềm BRAVO theo dõi quá trình đầu tư
Quá trình đầu tư dự án BĐS thường diễn ra trong khoảng thời gian dài, phát sinh rất nhiều tài liệu từ nhiều bộ phận, cơ quan khác nhau. Do vậy, hệ thống phần mềm quản lý cần tách bạch các quy trình và quản lý mọi yêu cầu, dữ liệu phát sinh trong quá trình đầu tư:
- Lập hồ sơ đầu tư và theo dõi tài liệu dự án
- Lập tờ trình xin chủ trương đầu tư
- Theo dõi và phê duyệt chủ trương đầu tư
- Lập dự toán đầu tư dự án
- ...
Giao diện màn hình “Cập nhật dự toán đầu tư dự án” trên phần mềm BRAVO
Phần mềm BRAVO xử lý các nghiệp vụ tại Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
Lựa chọn nhà thầu và quản lý tiến độ dự án là nhiệm vụ chính của Phòng Kế hoạch Kỹ thuật. Với khối lượng công việc lớn và diễn ra trong thời gian dài, hệ thống phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ tại bộ phận này đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ quản lý và theo dõi mọi hoạt động phát sinh:
- Cập nhật và theo dõi thông tin dự án, hạng mục của dự án
- Lập kế hoạch đấu thầu
- Mời thầu và đánh giá, lựa chọn nhà thầu
- Cập nhật và theo dõi hợp đồng thầu
- Cập nhật và theo dõi hợp đồng mua sắm vật tư (cung cấp cho dự án)
- Theo dõi quá tình cấp phát vật tư cho nhà thầu, dự án
- Theo dõi tình trạng thanh toán, quyết toán vốn cho nhà thầu
- Cập nhật và theo dõi hồ sơ nghiệm thu dự án, hạng mục dự án
- Theo dõi thời gian bảo hành của dự án
- …
Giao diện màn hình “Cập nhật hồ sơ, đánh giá và lựa chọn nhà thầu” trên phần mềm BRAVO
Phần mềm BRAVO xử lý các nghiệp vụ tại Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan tới bán hàng, phân phối các sản phẩm của dự án như: Hợp tác với các sàn giao dịch BĐS, Ký hợp đồng mua bán – cho thuê, theo dõi công nợ, quản lý hồ sơ dự án, bàn giao cấp sổ đỏ, chăm sóc khách hàng,… Do vậy, phần mềm phải bóc tách các quy trình nhỏ và phối hợp, hỗ trợ mọi bộ phận trong phòng kinh doanh quản lý các nghiệp vụ phát sinh:
- Quản lý và theo dõi thông tin tình trạng dự án
- Quản lý và theo dõi hợp đồng đặt cọc tại sàn giao dịch
- Quản lý và theo dõi hợp đồng mua bán
- Quản lý và theo dõi hợp đồng cho thuê thương mại
- Quản lý và theo dõi hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng phát sinh quá khứ
- Theo dõi và quản lý công nợ hợp đồng
- Theo dõi tình trạng và bàn giao dự án cho khách hàng
- Theo dõi quá trình cấp sổ đỏ, sổ hồng cho khách hàng
- Chăm sóc khách hàng
- …
Giao diện màn hình “Cập nhật thông tin hợp đồng bán” trên phần mềm BRAVO
3. Hiệu quả khi triển khai phần mềm BRAVO tại Bộ phận Đầu tư, Kế hoạch và Kinh doanh
Bộ phận đầu tư
- Quản lý và theo dõi được các phát sinh về thủ tục, hồ sơ liên quan tới quá trình đầu tư dự án.
- Hạn chế được nhầm lẫn, sai sót trong việc xử lý các thủ tục về đầu tư theo cơ chế, chính sách, luật pháp.
- Cập nhật và theo dõi được tình trạng, tiến độ thực hiện dự án.
- Phân cấp, phân quyền quản lý dữ liệu phát sinh trong nội bộ phòng Kinh doanh và với các bộ phận khác trong hệ thống.
- …
Bộ phận kế hoạch
- Cung cấp một công cụ quản lý và theo dõi được mọi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Dữ liệu cập nhật tức thời, chi tiết theo từng dự án – hạng mục của dự án, hỗ trợ cho việc kiểm soát và giải quyết nhanh chóng các phát sinh liên quan tới dự án, nhà thầu.
- Kiểm soát, theo dõi được tiến độ của dự án so với kế hoạch đã xây dựng.
- Kiểm soát các hoạt động của nhà thầu, vật tư cấp phát cho nhà thầu và theo dõi, nghiệm thu, thanh quyết toán, bảo hành các hạng mục công trình, dự án liên quan tới nhà thầu.
- …
Bộ phận kinh doanh
- Kiểm soát được tình trạng các sản phẩm công ty đang phân phối (Đã bán, còn tồn, phong tỏa,…)
- Kiểm soát được bảng giá bán, chính sách giá bán căn hộ.
- Theo dõi tình trạng thanh toán, kiểm soát và tính lãi công nợ quá hạn.
- Theo dõi quá trình bàn giao căn hộ, dự án và cấp phát sổ cho khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng qua các hình thức: phản hồi công văn, gửi email – sms hàng loạt.
- …
Trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản, BRAVO đã triển khai thành công cho rất nhiều doanh nghiệp tiêu biểu như: Công ty Cổ phần TASCO, Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Bất động sản Xuân Mai, Công ty Cổ phần Đầu tư Hải Phát, Công ty Cổ phần đầu tư Hải Phát thủ đô, Công ty Cổ phần khoáng sản BECAMEX Bình Dương, Công ty TNHH Phát triển Bất động sản M.I.K Việt Nam, Công ty Cổ phần HBI…
Trích Nội san BRAVO Focus số 100
Xem thêm:
>> Doanh nghiệp kinh doanh, phân phối và dịch vụ ô tô ứng dụng phần mềm BRAVO
