Câu hỏi được các nhà quản lý đặt ra làm sao để sử dụng nguồn vốn và quản trị hiệu quả dòng tiền khi mọi thứ luôn biến động và có rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp…
Những yêu cầu trong công việc và bài toán đặc trưng
Doanh nghiệp thường đối mặt với những khó khăn tài chính – hệ quả của thiếu hụt ngân sách hoặc các sai sót trong việc lập và kiểm soát chi phí và dòng tiền. Dẫn đến các yêu cầu trong công việc quản lý tài chính của các nhà quản lý làm sao để dễ dàng nắm bắt thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác. Từ việc lập dự toán dòng tiền và báo cáo dòng tiền kế hoạch để hoạch định chi phí chi tiết cho từng tháng – quý và thậm chí cho từng tuần đến việc đưa ra các yêu cầu về phân loại đầu mục chi phí theo các nhóm khác nhau, bộ phận tiêu dùng, cảnh báo đến hạn các khoản dự thu, dự chi. Các thông tin cảnh báo này phải được chi tiết, từ việc kiểm soát mục đích và các khoản chi cho đến dự kiến thu tiền đều cần rõ ràng. Làm sao để trả lời câu hỏi, khi nào thu được tiền, cần phải thu của những ai, thu ở những khoản gì, khi nào cần chi, chi cho mục đích gì, chi cho ai, có đủ tiền hoặc khả năng chi không, có thể giãn nợ được không?…
Từ những câu hỏi đơn giản như vậy nhưng không phải lúc nào cán bộ kế toán hoặc những người làm công tác chuyên môn cũng trả lời được. Nhiều khi để trả lời việc này thì mất quá nhiều thời gian và công sức, thông tin theo dõi để tính toán không chính xác và thực hiện công việc một cách thủ công. Theo chị Thanh Hải – Kế toán trưởng Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát, những điều cần nhất trong công tác quản lý tài chính khi ứng dụng phần mềm làm sao trả lời được các câu hỏi trên, đi vào chi tiết thì cần cụ thể như việc khi nào cần trả nợ nhà cung cấp, trả cho những ai, trả cho khoản gì, khi nào cần phải trả lãi vay ngân hàng, có bao nhiêu LC đang theo dõi, LC nào đến hạn, các khoản bảo lãnh nào sắp tới, các hợp đồng nào cần thu tiền, thu tiền lần thứ mấy, thu bao nhiêu và thu của những ai, những hợp đồng nào đãquá hạn, quá hạn bao lâu, họ đã quá hạn lần nào chưa, còn hàng tồn trong kho thì đã tồn bao lâu rồi… Tất cả những vấn đề đó luôn phải có câu trả lời bất kỳ lúc nào để phục vụ cho giám đốc.
Công ty TNHH phát triển bất động sản M.I.K Việt Nam
Là công ty chuyên về lĩnh vực bất động sản, do vậy bài toán đặc trưng trong quản lý luồng tiền tại đây.
Một là: quản lý dòng tiền theo từng công trình hạng mục, theo dõi sự biến động của dòng tiền thu, chi của hạng mục chi tiết từ đó đánh giá chi tiết lợi nhuận theo từng công trình hạng mục.
Hai là: quản lý dự toán cho các hạng mục công trình, kiểm soát việc thu chi theo dự toán, so sánh dự toán với dòng tiền thực tế. Với những yêu cầu nghiệp vụ thực tế đó, BRAVO đã xây dựng kế hoạch giúp kiểm soát các hạng mục chi phí cho hạng mục công trình cụ thể, xây dựng các hạng mục công trình dựa vào danh mục vật tư, kiểm soát việc nhập liệu thu chi không vượt quá dự toán về kế hoạch đề ra. Đặc biệt, đưa ra các mẫu báo cáo về dòng tiền để quản lý, so sánh giữa kế hoạch và thực tế phát sinh đánh giá hiệu quả của từng hạng mục. Điều này giúp cho nhà quản lý luôn nắm được sự luân chuyển dòng tiền của doanh nghiệp tại từng thời điểm để có những điều chỉnh phù hợp khi cần thiết. Khi ứng dụng phần mềm BRAVO vào quản lý, M.I.K được hỗ trợ đắc lực để giảm tải khối lượng công việc và sai sót trong quá trình làm việc.
Ví dụ như việc quản lý về dòng tiền dự kiến trong tương lai của từng hạng mục. Hay đối với mỗi hạng mục công trình khi có kế hoạch dự toán và các hợp đồng phát sinh thì phần mềm BRAVO giúp tổng hợp dữ liệu và tính toán dữ liệu lên báo cáo theo dự kiến dòng tiền cũng như kiểm soát, quản trị việc dự toán với phát sinh thực tế. Chính yêu cầu quản lý chi tiết dòng tiền ra vào từng hạng mục công trình, nên khó khăn lớn nhất trong việc triển khai phần mềm tại M.I.K là xây dựng quy trình đặt mã hạng mục công trình đưa ra các báo cáo đồng nhất về lấy dữ liệu.
Công ty Cổ phần Kim Khí Thăng Long
Kim Khí Thăng Long là công ty chuyên sản xuất gia công sản phẩm cho các đối tác nước ngoài lớn như Honda, IKA… cùng việc sản xuất xuất khẩu nhiều mặt hàng cơ khí. Bài toán đặt ra đối với công tác quản lý luồng liền của công ty là làm sao luôn cân đối được nguồn tài chính để đảm bảo cho việc thanh toán nguyên vật liệu nhập khẩu, đồng thời theo dõi nghĩa vụ công nợ của khách hàng vì việc thanh toán được chia nhỏ theo từng lần giao hàng, hợp đồng và đơn hàng.
Với các yêu cầu và thực tế công việc phát sinh, phần mềm BRAVO đã được ứng dụng để quản lý chi tiết từng đơn hàng, hợp đồng (bao gồm cả hoạt động mua và bán), số lần thanh toán, theo dõi hóa đơn và hạn thanh toán, khế ước vay, bảo lãnh LC… Từ việc theo dõi này, chương trình sẽ có đưa ra các báo báo phân tích tuổi nợ để phân tích và dự đoán các khoản dự thu và dự chi, báo cáo kế hoạch thu chi để cung cấp cái nhìn tổng quan tình hình dự thu và dự chi trong thời gian tới giúp cán bộ kế toán cân đối luồng tiền hiện có và khả năng thanh toán để có thể chuẩn bị tài chính. Sau khi ứng dụng, cán bộ tài chính đã dễ dàng hơn thi thực hiện theo dõi công nợ bởi báo cáo có đầy đủ thông tin và lãnh đạo được cung cấp bất kỳ khi nào cần mà không phải chờ đợi tổng hợp tính toán. Số liệu về vay vốn ngân hàng được cập nhật và so sánh đối chiếu với ngân hàng để đảm bảo việc lãi vay trả đúng hạn – tránh được các trường hợp bị phạt lãi suất quá hạn, LC của hợp đồng hoặc đơn hàng được theo dõi, cảnh báo để có thể tiến hành đúng hạn giúp hàng hóa lưu cảng, lưu kho được thực hiện nhanh chóng.
Dự án quỹ toàn cầu Phòng chống Lao Việt Nam
Không giống với các đơn vị kinh doanh, với đặc thù dự án công tác quản lý tài chính nhắm đến mục tiêu quản trị kế hoạch chi tiêu để đảm bảo sao cho chính xác tiến độ thực hiện công việc. Theo chị Phạm Thị Hương – Kế toán tổng hợp dự án chia sẻ: “Bản thân dự án trải dài suốt 67 đơn vị trên 63 tỉnh thành. Số lượng đơn vị tham gia lớn và rộng dẫn đến ngoài việc đáp ứng yêu cầu công việc quản trị được kế hoạch, phần mềm phải triển khai theo mô hình trực tuyến…”. Những khó khăn này đã được BRAVO hỗ trợ thực hiện khi triển khai phần mềm. Các đơn vị của dự án tham gia triển khai đều đồng bộ trong quá trình thực hiện. Chị Hương đã thấy rất thuận tiện khi thực hiện công tác tài chính và lập báo cáo, đồng thời chị chia sẻ hy vọng BRAVO tiếp tục hỗ trợ chị trong quá trình sử dụng, mong mối quan hệ hợp tác giữa hai bên ngày càng phát triển bền vững và tốt đẹp.
Xem thêm bài viết liên quan:
>> Phần mềm BRAVO và Bài toán giá thành sản xuất tại Tiến Nông.
>> Nội san BRAVO Focus số 13: Tết là để yêu thương – Tết là để đoàn viên.
Nội san BRAVO Focus số 13
