Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng là một trong những phân hệ cơ bản thuộc Hệ thống Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (BRAVO 7 ERP-VN), sản phẩm chính mà BRAVO cung cấp.
Trên phần mềm quản lý bán hàng của BRAVO, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán sẽ theo dõi, quản lý được các nguồn/ khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Ngoài ra, lãnh đạo doanh nghiệp cũng nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời điểm.
Cụ thể, hướng dẫn cách làm phần mềm quản lý bán hàng trên phần mềm BRAVO 7 gồm các bước sau:
1. Ghi nhận yêu cầu khách hàng
Chức năng này sẽ ghi nhận yêu cầu ban đầu từ khách hàng. Các yêu cầu này sẽ làm căn cứ để bộ phận bán hàng làm báo giá, hợp đồng cung cấp hàng hóa, sản phẩm tới khách hàng. Các hình thức để nhận thông tin có thể là “Đơn đặt hàng mua”, điện thoại yêu cầu trực tiếp từ khách hàng. Thông tin sau quá trình trao đổi để làm rõ nhu cầu sẽ được nhập vào phần mềm qua tính năng này.
Để tăng tốc độ nhập liệu, người dùng chỉ cần nhập tên và địa chỉ. Khi lưu, chương trình sẽ tự động tạo mã khách hàng trong danh mục (và cập nhật lại vào phiếu). Khi có thêm thông tin, người dùng có thể vào danh mục khách hàng để bổ sung cho đầy đủ.
2. Lập Bảng giá bán hàng
Trên phần mềm quản lý bán hàng BRAVO, chức năng này dùng để thiết lập bảng giá bán của các mặt hàng. Khi lập hóa đơn bán hàng, chương trình sẽ tự động lấy ra giá bán dựa theo bảng giá gần nhất của mặt hàng đó.
Người dùng có thể tự động đặt đơn giá bán mới sẽ tăng/ giảm bao nhiêu % so với giá bán hiện thời hoặc so với giá vốn trung bình bằng cách nhập số % điều chỉnh vào ô “Tự điều chỉnh giá mới so với giá hiện thời” (hoặc so với giá vốn TB).
3. Lập Báo giá
Bước thứ 3, tiến hành lập báo giá chào hàng về các hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Báo giá có thể được lập dựa trên phiếu “Yêu cầu khách hàng”.
4. Đặt hàng bán (SO)
Sau khi có nhu cầu từ khách hàng, tiến hành lập đơn hàng bán. Đơn hàng bán sẽ là căn cứ để nội bộ doanh nghiệp thực hiện các công việc nhằm đáp ứng nhu cầu từ khách hàng.
5. Hợp đồng bán
Trong phần hướng dẫn cách làm phần mềm quản lý bán hàng trên phần mềm BRAVO, cần chú ý tới phần thiết lập Hợp đồng bán. Hợp đồng là cam kết pháp lý giữa người mua và người bán. Trên phần mềm BRAVO, người dùng có thể soạn thảo và in hợp đồng từ phần mềm. Các thông tin trên hợp đồng đa số đều có trên Đơn hàng bán.
6. Hóa đơn bán hàng
– Trên chương trình, Hóa đơn bán hàng sẽ kiêm phiếu xuất. Vì vậy, người dùng không cần lập thêm phiếu xuất kho và không cần nhập giá trị tiền vốn, chương trình sẽ tự động áp giá sau khi tính giá vốn vật tư, hàng hóa, thành phẩm xuất kho bằng chức năng “Tính giá vốn” của chương trình.
Nếu doanh nghiệp có lập phiếu xuất kho song song với hóa đơn thì trên hóa đơn bỏ trống mã kho để chương trình chỉ lấy số liệu của phiếu xuất để tính toán tồn kho.
– Nếu hóa đơn không đồng thời là phiếu xuất kho thì ta sẽ bỏ trống cột mã kho trong hóa đơn và lập một phiếu xuất độc lập khác khi hàng xuất ra khỏi kho.
7. Hàng bán bị trả lại
Khi hàng bán bị trả lại, cần làm 3 định khoản gồm:
– Định khoản doanh thu hàng bán bị trả lại tài khoản 531.
– Định khoản giá vốn đúng bằng giá vốn của hóa đơn xuất.
– Định khoản thuế (nếu có).
Cách làm phần mềm quản lý bán hàng đối với mục Hàng bán bị trả lại như sau:
Bước 1: Mở màn hình cập nhật chứng từ phiếu hàng bán bị trả lại;
Bước 2: Cập nhật các thông tin trên đầu phiếu (số chứng từ, ngày chứng từ, đối tượng…);
Bước 3: Kích đúp vào nút “Lấy chi tiết hóa đơn bán hàng” tại khung bên trái, chương trình sẽ liệt kê một danh sách các hóa đơn của đối tượng đó;
Bước 4: Tích chọn những hóa đơn có hàng bị trả lại. Sau khi chọn xong, nhấn nút “Close” trên cùng bên phải để chương trình tự động lấy thông tin những vật tư, hàng hóa trong các hóa đơn đó;
Bước 5: Nhập số lượng bị trả lại của từng mặt hàng;
Bước 6: Nhấn lưu để hoàn tất.
8. Thu tiền khách hàng
Ghi nhận thanh toán của khách hàng có thể qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Trong quá trình nhập liệu cần chú ý đến tài khoản công nợ phải thu, mã đối tượng phải khớp với trên hóa đơn. Để chọn hóa đơn có hạn thanh toán, sau khi nhập đầy đủ dữ liệu trên lưới, ta dùng chuột bấm vào nút có dấu cộng (+) ở cột đầu tiên (bên trái cột Giao dịch). Chương trình sẽ tự động tìm kiếm các hóa đơn chưa tất toán có trùng tài khoản và đối tượng trên dòng đó. Dùng chuột chọn vào cột Thanh toán và nhập số tiền vào cột Trả tiền.
>> Xem thêm: Tổng quan về phân hệ phần mềm quản lý bán hàng trên Phần mềm BRAVO.
