Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với việc lập kế hoạch mua hàng cho một doanh nghiệp. Chúng được thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Với doanh nghiệp sản xuất việc mua hàng lại càng quan trọng. Để việc mua hàng diễn ra thuận lợi thì việc đầu tiên là lập kế hoạch mua hàng như thế nào? Căn cứ vào kế hoạch mua hàng chi tiết của doanh nghiệp sản xuất ra sao? Bài viết này sẽ cùng bạn tìm hiểu vấn đề đó.
1. Xác định mục tiêu kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sản xuất
Đối với một doanh nghiệp, việc xác định mục tiêu là một trong những yếu tố cần thiết trong kinh doanh của họ, cho dù họ kinh doanh ngành nghề gì đi nữa. Mục tiêu đó luôn đòi hỏi những nỗ lực không ngừng của tập thể. Song không phải mục tiêu nào cũng phù hợp cho sản xuất kinh doanh, mà chỉ những mục tiêu có căn cứ vững chắc mới mang lại những bước tiến vượt bậc. Trong số đó, mục tiêu mua hàng đóng 1 vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sản xuất.
Vậy: Mua cái gì? Mua bao nhiêu? Mua khi nào?
Đó sẽ là ba câu hỏi cần có câu trả lời, và chúng chính là mấu chốt để doanh nghiệp đạt được những mục tiêu giúp giảm chi phí mua hàng, chi phí tồn kho giảm phần lớn vốn đầu tư vào hàng hóa lưu kho (tối ưu vòng quay hàng tồn kho).
2. Căn cứ để lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sản xuất
Trong phạm vi bài viết này, chúng ta xem như đã biết được các con số cụ thể như đề cập bên dưới mà không đi sâu vào khái niệm cũng như phương thức xác định cụ thể.
BOM – Bill of Materials là căn cứ đầu tiên giúp doanh nghiệp xác định những gì cần mua để sản xuất được một cái ghế chẳng hạn.
On-hand inventory – Là lượng hàng hóa/NVL/BTP tồn kho thực tế đang có trong kho của mình.
In-coming Inventory – Khác với on-hand, In-coming là lượng hàng đã được đặt mua và đang trên đường đến, và biết trước được thời điểm đến của số hàng này.
Leadtime – Là một trong những yếu tố khó xác định nhất, đây là khoảng thời gian mà NCC hứa sẽ thực hiện giao hàng hoàn tất từ khi đặt hàng hoặc thời gian chờ từ khi bắt đầu sản xuất một bộ phận cho tới khi bộ phận đó sẵn sàng cho khâu lắp ráp tiếp theo.
Ngoài những căn cứ cơ bản để lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sản xuất đã nêu ở trên thì để có một kế hoạch mua hàng chi tiết đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố hơn. Cụ thể là các vấn đề sau:
- Gross Requirement: Lượng nhu cầu dự báo đối với hàng hóa, vật tư.
- Scheduled Receipt: Kế hoạch nhận hàng của các đơn hàng mua trước đó.
- Projected On Hand: Tồn kho tại thời điểm kế hoạch sau khi cộng số lượng sẽ nhận (2) và trừ đi số lượng nhu cầu dự báo (1).
- Projected Net Requirement: Lượng hàng còn thiếu lượng hàng nhu cầu (1) so với lượng hàng tồn (3) của cuối kỳ trước đó
- Planned Order Receipt: Số lượng nhận hàng kế hoạch cần thiết để đáp ứng lượng hàng còn thiếu (4).
- Planned Order Release: Đơn hàng kế hoạch lấy số lượng nhận hàng kế hoạch để lên đơn hàng, thời điểm đặt hàng sẽ đặt trước đó 1 khoảng thời gian bằng (hoặc lớn hơn) Leadtime của NCC
Trong giới hạn bài viết này, chúng ta sẽ loại bỏ những yếu tố khác như mức tồn kho tối thiểu, tối đa, yếu tố con người, mức chiết khấu mua hàng số lượng, tối ưu chi phí vận tải trong tính toán để có thể hiểu và áp dụng một cách cơ bản cách chỉ tiêu quan trọng.
Trên đây là yếu tố cơ bản Căn cứ để lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sản xuất và những vấn đề ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng chi tiết phổ biến. Tuy nhiên, đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những đặc thù khác nhau từ đó họ sẽ có những chiến lược riêng. Một trong những chiến lược phổ biến hiện nay là các doanh nghiệp dùng “sự trợ giúp” của các phần mềm. Phần mềm quản trị mua hàng là một lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp để quản lý tốt vấn đề này.
Trên thị trường hiện này có một công cụ giúp theo dõi mua vật tư, hàng hóa trên phân hệ phần mềm, mang đến cho khách hàng công cụ hữu hiệu như: phân tích mua hàng từ các nhà cung cấp nào là hiệu quả nhất, phân tích cơ cấu tỷ trọng nhập của các mặt hàng, ngành hàng… Đó là phần mềm quản lý mua hàng của BRAVO.
>>> Có thể bạn quan tâm:
1. Xem thông tin chi tiết về phần mềm quản lý mua hàng của BRAVO
2. Thủ thuật nghiên cứu hành vi mua hàng của khách hàng hiện nay.
