Những hiểu biết về phương pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả

22/04/2022
maitt

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là bài toán đau đầu đặt ra không chỉ với bộ phận kho và còn với toàn bộ doanh nghiệp. Chọn được phương pháp quản trị hàng tồn kho phù hợp và một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chiếc chìa khóa để giải quyết bài toán đó.

1. Định nghĩa hàng tồn kho

Theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính thì:

Hàng tồn kho: Là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

– Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Kiểm soát hàng tồn kho là vô cùng quan trọng với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Vậy, vì sao các doanh nghiệp cần kiểm soát hàng tồn kho, lý do chính đó là:

– Thứ nhất, Kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua.

– Thứ hai, có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm sốc.

– Thứ ba, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao hàng. Điều này khiến cho chi phí logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí logistics.

>>> Tham khảo: Phần mềm kế toán quản trị BRAVO

2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Cũng theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính thì:

Hàng tồn kho bao gồm:

– Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

– Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

– Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

– Chi phí dịch vụ dở dang.

Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

3. Phương pháp quản trị, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ, trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp này. Tuỳ vào phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng trong một đơn vị kế toán mà căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.

Với phạm vi bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm kiểm kỹ về phương pháp kê khai thường xuyên:

Hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi hàng tồn kho thường xuyên, lên tục, có hệ thống; Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho; Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ

Chứng từ sử dụng trong phương pháp kê khai thường xuyên: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.…Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán.Sử dụng phương pháp này có thể tính được trị giá vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Trong phương pháp này, tài khoản nguyên vật liệu được phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản.

Phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có giá trị nguyên vật liệu lớn.

Các tài khoản sử dụng trong phương pháp kê khai thường xuyên: Có 2 tài khoản chính được sử dụng

– Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.

– Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho.

4. Phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý hàng tồn kho tốt không chỉ cần bản thân người làm nắm rõ các kiến thức cơ bản cộng với quy trình chuẩn của doanh nghiệp mà còn cần những công cụ hỗ trợ đắc lực khác. Ngày nay, việc ứng dụng phần mềm quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp trở nên vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, việc chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu, quy trình cũng như khả năng chi trả là không hề dễ với các doanh nghiệp.

Với bề dày 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm. BRAVO là nhà cung cấp uy tín của gần 3.000 khách hàng trong cả nước. Không chỉ cung cấp những phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận, mà hơn thế giải pháp BRAVO mang tới cho khách hàng là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP. Điều đó giúp cho dữ liệu không chỉ được quản lý tốt tại bộ phận kho mà còn được liên kết tới mọi bộ phận khác đặc biệt là lên các báo cáo quản trị cho nhà lãnh đạo.