Ai cũng biết, kế toán là công việc vô cùng cần thiết và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Để công việc kế toán diễn ra được thuận lợi, ngoài việc được sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kế toán (ví dụ phần mềm kế toán tổng hợp của BRAVO) thì còn đòi hỏi các nhân viên kế toán cần theo dõi các thông tin tại rất nhiều loại sổ sách, báo cáo. Các loại sổ kế toán chi tiết là một trong những tài liệu quan trọng như vậy. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những kiến thức cơ bản về các loại sổ kế toán chi tiết hiện đang được sử dụng theo quy định của chính sách nhà nước Việt Nam.
1. Sổ kế toán chi tiết là gì?
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết để thiết kế các mẫu sổ sử dụng phù hợp trong đơn vị mình.
2. Các loại sổ kế toán chi tiết
- Các loại sổ kế toán nói chung
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
– Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
– Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Các loại sổ kế toán chi tiết
Hệ thống các loại sổ kế toán chi tiết
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các loại sổ kế toán chi tiết cần thiết.
Trách nhiệm của người giữ và ghi các loại sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
3. Quy trình ghi các loại sổ kế toán chi tiết
Đây là quy định chung không chỉ áp dụng cho các loại sổ kế toán chi tiết mà còn dùng các các loại sổ kế toán khác. Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn của nhà nước vể lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
Trích Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Điều 124. Mở, ghi sổ kế toán và chữ ký
3.1. Mở sổ
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
– Đối với sổ kế toán dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
– Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
3.2. Ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
3.3. Khoá sổ:
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3.4. Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.
Điều 125. Sửa chữa sổ kế toán
1. Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật kế toán.
2. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Công việc của kế toán hiện nay được hỗ trợ rất nhiều từ các phần mềm kế toán chuyên dụng được thiết kế phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng doanh nghiệp cũng như đúng quy định của nhà nước. Do vậy, công việc của các kế toán viên cũng trở nên đơn giản hơn, đạt độ chính xác cao hơn.
Những thông tin trong bài viết hy vọng đã cung cấp đầy đủ những kiến thức cơ bản về các loại sổ kế toán chi tiết giúp bạn đọc có hình dung rõ ràng về vấn đề này.
>>> Có thể bạn quan tâm:
