Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho.


Hiểu rõ được các vấn đề về hàng tồn kho và quản trị kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trước khi tìm hiểu những vấn đề về quản trị hàng tồn kho, ta cần làm rõ một số khái niệm cơ bản liên quan đến lĩnh vực này. Cụ thể là các vấn đề như sau:


1.    Khái niệm hàng tồn kho và Quản trị hàng tồn là gì?


Theo quy định hiện hành thì: Hàng tồn kho là những tài sản:


(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;


(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;


(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.


Hàng tồn kho bao gồm:


– Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;


– Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;


– Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;


– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;


– Chi phí dịch vụ dở dang.


Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.


Để có thể quản trị kho hàng tốt đòi hỏi việc hiểu rõ khái niệm hàng tồn kho và sau đó là “Quản trị hàng tồn kho là gì?” Quản trị hàng tồn kho là hoạt động điều phối để trả lời được cho 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu  tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?


Trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại, việc đảm bảo lượng hàng hóa, NVL trong sản xuất hoặc đảm bảo hàng hóa cung cấp cho thị trường là yếu tố tiên quyết quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Đây là một chức năng của kho hàng, ở đó hàng hóa được tổ chức để lưu trữ và bảo quản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, kho hàng còn đảm nhận những chức năng quan trọng trong chuỗi các hoạt động logistics.


2.    Mức tồn kho an toàn là gì?


Mức tồn kho an toàn được xem như giới hạn cảnh báo cho người làm công tác quản trị kho hàng. Ở đó, sẽ có 2 cảnh báo cơ bản, thứ nhất là mức giới hạn tối thiểu về số lượng hàng trong kho. Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải bổ sung hàng để mức tồn kho không bao giờ được thấp hơn mức quy định đó – nó giống như cái sàn nhà vậy. Thứ 2 là mức giới hạn tối đa, nhà quản trị sẽ phải kiểm soát lượng hàng tồn của mình luôn luôn thấp hơn con số đó – tương tự là giới hạn bởi trần nhà.


3.    ABC analysis


ABC anlysis là một kỹ thuật phân loại trong quản trị kho hàng & hàng tồn kho. Theo đó, hàng hóa/NVL tồn kho được phân làm 3 nhóm gồm A, B và C. Nhóm A bao gồm các hàng hóa/NVL cần phải kiểm soát chặt chẽ và quản lý hồ sơ ở mức chính xác nhất, B thì cần kiểm soát và quản lý hồ sơ ở mức tốt, C là nhóm chỉ cần kiểm soát ở mức độ đơn giản và quản lý ở mức độ thấp nhất.


ABC analysis cung cấp một cơ chế giúp phân loại hàng hóa/NVL nhằm tối ưu chi phí tồn kho, đồng thời giúp xác định các phương án quản lý và kiểm soát cho từng loại hàng tồn kho khác nhau.



Báo cáo phân tích ABC (Tham khảo giải pháp Bravo 7)


4.    Tại sao phải quản trị kho hàng và hàng tồn kho


Một tình huống giả sử được đặt ra để chúng ta biết vai trò của việc quản trị kho hàng. Đó là: Giả sử ngày nào đó, NCC dành cho bạn sự ưu ái bất ngờ mua 1 bạn được tặng thêm 1 đơn vị khi bạn đáp ứng 1 vài điều kiện nào đó như thanh toán tiền mặt chẳng hạn. Có lẽ đó sẽ là cơ hội để giảm giá vốn, song bạn lại phải xem lại liệu doanh nghiệp mình có kho đủ để chứa không? Và trang thiết bị trong kho có đủ đảm bảo cho 1 lượng hàng gấp đôi bình thường được an toàn trong thời gian nó nằm trong kho hay không? Liệu mình có thể tiêu thụ hết chúng trước khi hết hạn sử dụng không?


Những câu hỏi như vậy sẽ được Quản lý kho hàng của bạn giải đáp bằng những giải pháp Quản trị hàng tồn kho phù hợp.


4.1 Quản lý hàng tồn kho từ góc độ tài chính


Từ góc nhìn tài chính, trước mắt chúng ta thấy một điểm lợi ở đây là giá mua hàng giảm đi được 50%. Song tổng giá trị mua hàng lần này chắc chắn sẽ không thấp hơn các lần trước thậm chí nó phải cao hơn bởi các lý do sau:


– Bạn phải đáp ứng điều kiện do NCC nêu ra, và điều kiện này luôn có lợi cho họ;


– Chi phí vận chuyển cho lượng hàng được tặng;


– Chi phí tài chính (cho trường hợp phải chi trả bằng tiền mặt);


– Chi phí nhân công;


– Chi phí quản lý kho, hàng tổn thất;


– …;


Từ các yếu tố trên, vốn đầu tư thêm chắc chắn sẽ phải đầu tư và cân nhắc rất kỹ.


4.2. Góc nhìn sức chứa vật lý


Chúng ta chắc chắn với nhau một điều rằng mọi nguồn lực của doanh nghiệp đều có giới hạn, và người quản trị phải luôn tìm cách để tận dụng tối đa các giới hạn đó và biến nó thành lợi thế của riêng mình.


Và kho hàng cũng không ngoại lệ, hết sức chứa vật lý sẽ là giới hạn lớn cho mọi ngành sản xuất, thương mại sản phẩm hữu hình. Sức chứa hàng hóa, NVL dự trữ của doanh nghiệp chính là sức mạnh của họ trong việc cạnh tranh với đối thủ khác.


Cũng trong tình huống trên, nếu kho của bạn chỉ đủ để chứa ½ lượng hàng trong đơn hàng khuyến mãi đó, thì nó cũng đồng nghĩa với việc vụt mất 1 cơ hội giảm giá thành sản phầm. Ngược lại, nếu bạn có thể chứa được nhiều hơn, thì chắc chắn bạn có thể giảm giá rất nhiều cho sản phẩm của mình.


5.    Khi nào DN cần đặt hàng và số lượng đặt hàng là bao nhiêu?


Chúng ta sẽ xem có thêm một số thông tin tham khảo giúp nhà quản trị có thể ra quyết định mua hàng đáp ứng mức tồn kho an toàn và lợi ích kinh tế.


5.1 EOQ – Economic Order Quantity


EOQ được định nghĩa là số lượng/khối lượng đặt hàng kinh tế, ở đó sẽ giúp giảm tổng chi phí về mức thấp nhất nhưng đồng thời đáp ứng như cầu hàng hóa/NVL cho toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.


Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ được hưởng chiết khấu theo từng mức số lượng hay giá trị đặt hàng. Khi đó, người quản trị cần xem xét lại để tổng chi phí (TC=min) là thấp nhất, và sẽ thay đổi số lượng đặt hàng phù hợp.


5.2 ROP – Return Order Point


Khác với thời điểm đặt hàng được xác định từ MRP, ở đây chúng ta sẽ đối chiếu với các yếu tố khác để xác định ROP – Điểm đặt hàng lại được định nghĩa là điểm mà tại đó lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện như sau:


– Lượng hàng còn lại tại thời điểm đặt hàng phải đáp ứng đủ cho hoạt động sản xuất, phân phối sản phẩm, hàng hóa trong thời gian giao hàng của NCC.


– Thời điểm đặt hàng được xác định để có được thời gian giao hàng đúng vào lúc hàng tồn trong kho giảm tới mức tồn tối thiểu (Lượng tồn thực tế không được dưới mức tối thiểu).


– Thời điểm đặt hàng phải được cân nhắc các ưu đãi từ NCC, đơn vị vận chuyển và tránh mùa cao điểm.


Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp quyết định sức mạnh của họ đối với các đối thủ cạnh tranh. Nhưng để tối ưu được sức mạnh đó, nhà quản trị phải kiểm soát được toàn bộ hoạt động tại kho cũng như lượng hàng tồn kho thông qua việc giảm chi phí vận hành, chi phí tồn trữ hàng và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, lượng hàng tồn kho đối với NVL phục vụ cho sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí cho thiết bị máy móc, nhân công, các chi phí khấu hao, phân bổ khác khi thiếu hàng để sản xuất.


Để quản trị hàng tồn kho tốt, các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý kho có thiết kế tùy biến ứng dụng vào công tác quản lý. 


Xem thêm:


>>> Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả


>>> Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp – Phần mềm ERP BRAVO7


                                                                                                                                                                                                   Lê Vĩnh Phúc 

News

Tin tức liên quan



    tư vấn khách hàng