Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, với những tài sản hữu hình không phải là vật tư hàng hóa để mua bán tráo đổi, nhưng cũng không đủ điều kiện để ghi nhận là giá trị tài sản cố định thì sẽ được ghi nhận vào Công cụ dụng cụ (CCDC). Với một số loại hình doanh nghiệp sử dụng thường xuyên liên tục các CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh thì việc giám sát, sử dụng hiệu quả và có kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, mua mới… thực sự rất quan trọng. Vì vậy việc lựa chọn giải pháp thông minh để quản lý công cụ dụng cụ một cách có hiệu quả, hay quản lý tốt các thủ tục thanh lý công cụ dụng cụ đang là bài toán đặt ra cho nhiều doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu tìm hiểu đặc điểm CCDC và các phần mềm quản lý công cụ dụng cụ.
1. Khái niệm Công cụ dụng cụ là gì?
Công cụ dụng cụ là: những tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong thời gian sử dụng CCDC cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị giống như tài sản cố định tuy nhiên do thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp chưa đủ điều kiện để làm tài sản cố định.
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC về chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định thì những tư liệu lao động có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng và thời gian sử dụng trên 1 năm sẽ được ghi nhận là tài sản cố định. Còn với các tư liệu lao động không thỏa mãn các điều kiện này sẽ được ghi nhận là CCDC và có thời gian phân bổ tối đa không quá 24 tháng. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của CCDC cũng được chuyển giao từng phần hoặc một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Phân loại công cụ dụng cụ
Về phân loại công cụ dụng cụ: có nhiều cách khác nhau để phân loại CCDC tùy thuộc vào tiêu thức để phân loại. Về cơ bản có 3 cách phân loại như sau
a. Dựa vào chu kỳ phân bổ công cụ dụng cụ
– Phân bổ 1 lần (100%): Loại phân bổ này thường có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn nên thường được đưa thẳng vào chi phí của doanh nghiệp.
– Phân bổ nhiều lần: Loại phân bổ này thường dùng cho các CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài.
b. Dựa vào tính chất của công cụ dụng cụ.: Căn cứ vào tính chất chung của các CCDC để phân loại. VD: đồ gỗ, đồ sứ, đồ nhựa….
c. Dựa vào mục đích sử dụng của công cụ dụng cụ.: Chúng ta có thể chia thành
– Đồ dùng cho thuê
– Bao bì luân chuyển
– CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh
– CCDC dùng cho quản lý
– CCDC dùng cho mục đích khác.
3. Cách quản lý công cụ dụng cụ hiệu quả
CCDC là những tư liệu lao động có thời gian sử dụng ngắn và giá trị nhỏ, nên việc quản lý và phân bổ không phức tạp như tài sản cố định. Hiện tại chưa có thông tư nào hướng dẫn cụ thể phần quản lý CCDC như thông tư 45/2013/TT-BTC về chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định. Nên các doanh nghiệp linh hoạt trong việc tổ chức quản lý công cụ dụng cụ sao cho hiệu quả, và về cơ bản đáp ứng các điều kiện sau:
+ Xác định giá trị CCDC: Tuân theo chuẩn mực giá gốc trong kế toán khi xác định giá trị của Công cụ dụng cụ xuất dùng.
+ CCDC được theo dõi theo các CCDC tồn kho và các lần xuất dùng. Kế toán có trách nhiệm theo dõi và báo cáo tình hình CCDC tồn kho, giá trị các lần xuất dùng, phân bổ từng lần và giá trị còn lại của các CCDC. Phương pháp theo dõi bằng tài khoản kế toán, sổ theo dõi CCDC riêng như thẻ kho, bảng phân bổ CCDC…
4. Các phần mềm quản lý công cụ dụng cụ hiện nay
Việc sử dụng các ứng dụng quản lý các công cụ dụng cụ để hỗ trợ các doanh nghiệp một cách có hiệu quả thực sự rất quan trọng. Hiện tại các doanh nghiệp thường sử dụng 2 giải pháp chính để giải quyết bài toán này, đó là:
– Sử dụng phần mềm ứng dụng miễn phí: Đây là cách làm thủ công, sử dụng ứng dụng như excel …để quản lý các thông tin CCDC, biến động, giá trị còn lại… Ưu điểm lớn nhất của giải pháp này là doanh nghiệp không mất quá nhiều chi phí và nó khá phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Tuy nhiên, việc sử dụng giải pháp này thì việc tra cứu và kế thừa dữ liệu cực kỳ khó khăn. Với các doanh nghiệp quy mô lớn thì giải pháp này hoàn toàn không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
– Tích hợp module quản lý công cụ dụng cụ trên phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản trị: Đây thực sự là một giải pháp hiệu quả và thông minh nhất. Các dữ liệu sẽ có sự liên kết chặt chẽ, kế thừa từ nhiều bộ phận, đồng thời các nhà quản trị có thể tra cứu dễ dàng, hệ thống báo cáo tức thời mọi lúc mọi nơi.
5. Phần mềm quản lý công cụ dụng cụ của BRAVO
Với lợi thế là một phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp, Bài toán quản lý công cụ dụng cụ là một phần trong phần mềm ERP mà BRAVO cung cấp cho các doanh nghiệp. Các tính năng được BRAVO được thiết kế chi tiết, chặt chẽ, đảm bảo quản lý đầy đủ các thông tin theo quy định và nhiều hơn nữa các tiện ích khác. Cụ thể:
a. Theo dõi tồn kho và từng lần xuất dùng
Sử dụng phân hệ quản lý hàng tồn kho để theo dõi quản lý lượng CCDC mua về chưa xuất dùng hoặc lượng tồn ở từng kho khi đã xuất dùng.
b. Quản lý thông tin biến động linh hoạt mềm dẻo
Phần mềm quản lý công cụ dụng của BRAVO hỗ trợ rất nhiều trường hợp biến động trong quá trình quản lý, sử dụng CCDC. Đơn giản nhất là các biến động về thông tin bộ phận sử dụng, biến động về mặt số lượng, các thông tin dừng phân bổ hay tiếp tục phân bổ… đến các biến động về nguyên giá, giá trị đã phân bổ.
c. Hỗ trợ kết nối tạo các chứng từ kế toán, báo cáo đầu ra linh hoạt mềm dẻo, dễ dàng tra cứu
Với các trường phân bổ hàng tháng, phần mềm quản lý công cụ dụng cụ BRAVO hỗ trợ tự động tạo phiếu hạch toán chi phí đến từng bộ phận, sản phẩm, khoản mục, công cụ. Giúp cho bộ phận kế toán có thể kế thừa toàn bộ dữ liệu từ bộ phận quản lý CCDC.
Bên cạnh việc việc đáp ứng các nhu cầu quản lý công cụ dụng cụ như trên, BRAVO cũng cung cấp các giải pháp với các bài toán mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp tương tự như các giải pháp đã cung cấp cho bài toán mở rộng quản lý tài sản cố định. Đó là:
– Xây dựng quy trình quản lý chu kỳ bảo dưỡng, định mức tiêu hao vật tư cho bảo dưỡng CCDC.
– Thực hiện kết nối với các thiết bị ngoại vi: để hỗ trợ trong các bài toán kiểm kê CCDC.
>>> Xem thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản trị tài sản, công cụ dụng của BRAVO
Bắp Ngô
