Phần mềm BRAVO được thiết kế theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ phục vụ tất cả các nghiệp vụ tại mọi phòng ban của khách hàng. Phần mềm quản lý mua hàng BRAVO là một trong những phân hệ cơ bản được áp dụng thành công tại nhiều khách hàng.
Khái niệm mua hàng là gì?
Mua hàng là một trong những nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp. Nó giúp tạo tiền đề tốt cho chuỗi các hoạt động sản xuất – kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp.
Quá trình mua hàng của tất cả các doanh nghiệp bắt đầu từ việc lập kế hoạch mua. Đối với doanh nghiệp sản xuất kế hoạch đó thường phụ thuộc vào: kế hoạch bán hàng trong kỳ, lượng hàng tồn kho, khả năng dự trữ hàng, sản phẩm dở dang, định mức sản xuất, năng lực sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ… Sau khi được phê duyệt yêu cầu mua hàng, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp, lên hợp đồng và theo dõi quá trình hàng về kho đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, thời gian. Khi hàng được nhập kho, thông tin và các giấy tờ được chuyển cho các bộ phận có liên quan thì quá trình mua hàng mới kết thúc.
Việc mua hàng thường xảy ra các vấn đề như: Mua hàng không đúng thời điểm, mua hàng quá ít hoặc quá nhiều, đặt nhầm hàng, chất lượng không đảm bảo, giao thiếu hàng… Để giảm thiểu các rủi ro đó cần dòng thông tin và dữ liệu về quá trình mua hàng luôn rõ ràng, minh bạch thì việc lựa chọn những phần mềm quản trị quá trình mua hàng là một giải pháp các doanh nghiệp hiện đại ưu tiên. Vì tầm quan trọng của vấn đề mua hàng và liên đới của nó tới các bộ phận, nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp, các nhà quản trị hiện nay hướng đến sử dụng các hệ thống ERP với phân hệ quản trị mua hàng.
Phân hệ quản lý mua hàng của BRAVO
Phân hệ mua hàng tại BRAVO được xây dựng dựa trên quy trình mua hàng và quản lý công nợ. Cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả cho từng đối từng, hợp đồng, đơn hàng… Trợ giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng, thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp được đầy đủ, đúng hẹn và chính xác. Phân hệ mua hàng tại BRAVO bám sát quá trình mua hàng đặc thù tại từng khách hàng từ đó hệ thống có thể theo sát những thông tin từ lập, in kế hoạch mua đến phiếu duyệt giá và nhà cung cấp, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng, theo dõi hàng về kho…
Ứng dụng phân hệ quản trị mua hàng vào thực tiễn tại Tập đoàn Hòa Phát
Hiện tại, hầu hết các công ty con của Tập đoàn Hòa Phát như: Công ty Cổ phần Thép, Ống thép, Năng Lượng, Thức ăn chăn nuôi… đều đang sử dụng phần mềm của BRAVO. Ở Hòa Phát, quy trình mua hàng được quy chuẩn cho cả tập đoàn, có ban vật tư chung toàn tập đoàn và có phòng ban riêng tại mỗi công ty con để có thể điều chỉnh phù hợp cho từng đơn vị. Ví dụ yêu cầu bài toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Thép Hòa Phát như sau:
-
Lập và duyệt yêu cầu mua hàng -
Lựa chọn nhà cung cấp -
Lập và duyệt hợp đồng -
Lập và duyệt đơn hàng -
Phát hành lệnh nhập hàng -
Cập nhật phiếu nhập mua
Thủ kho có trách nhiệm nhập đủ số hàng theo đúng các điều khoản hợp đồng, sau đó cập nhật tình hình nhập kho trên phần mềm để các bộ phận có liên quan và Ban giám đốc cập nhật tình hình.
Khi áp dụng phần mềm BRAVO, các công việc tại các bộ phận của đơn vị đều được giảm tải rất nhiều. Chị Bùi Hải Vân – Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Thép Hòa Phát cho biết: “BRAVO luôn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời, nhanh chóng, sản phẩm BRAVO thân thiện cả về tính năng và giao diện…”.
Ứng dụng tại Công ty Cổ phần phát triển đầu tư thương mại Delys
Delys là công ty chuyên nhập khẩu và phân phối thực phẩm cao cấp của châu Âu, đặc biệt là các sản phẩm váng sữa và sữa chua.
Quá trình mua hàng tại Delys được chia làm 2 bộ phận: Bộ phận mua hàng nội địa và bộ phận nhập khẩu.
Đối với mua hàng nội địa, phần mềm BRAVO đã lên quy trình như sau: Bộ phận yêu cầu mua, làm đề nghị, chuyển cho trưởng bộ phận duyệt, chuyển trạng thái và chia người thực hiện, lập kế hoạch đặt hàng và kế hoạch hàng về chuyển cho các bộ phận khác căn cứ vào phiếu yêu cầu để theo dõi hàng về. Chương trình tự chuyển trạng thái đối với các đề nghị nào đã có đơn hàng. Khi có đơn hàng thì theo dõi diễn tiến của đơn hàng: kế toán đã chi tiền hay chưa, hàng đã về kho chưa, về kho Hà Nội hay về kho TP. Hồ Chí Minh.
Lập kế hoạch mua hàng: Căn cứ vào tồn kho tại thời điểm lập, kế hoạch sales, kế hoạch khuyến mãi… và thời gian vận chuyển hàng từ nước ngoài về để tiến hành đặt hàng.
Dựa vào số lượng hàng cần nhập khẩu, phần mềm tiến hành chia container để nhập khẩu, vừa với số lượng chứa container. Khi thực hiện xong kế hoạch tiến hành làm hợp đồng nhập khẩu, theo dõi và chuyển trạng thái tự động khi có các diễn tiến sau: Hàng đã về cảng, tiếp đến hàng đã đủ giấy tờ và hàng đã nhập kho.
Chị Nguyễn Thị Dung – kế toán trưởng Delys cho biết: “Không chỉ riêng phân hệ Mua hàng – Xuất nhập khẩu mà tất cả các phân hệ khác như: Quản lý bán hàng, Hành chính – Nhân sự, Ban quản lý tài sản, Logistic đều có sự kết nối, kế thừa dữ liệu của nhau một cách khoa học. Điều đó giúp ích rất nhiều cho công việc ở Delys”.
Phần mềm BRAVO đã giúp Delys có được một công cụ hỗ trợ tác nghiệp. Thông tin được kiểm soát chặt chẽ, khoa học trên hệ thống nên tỷ lệ xảy ra sai sót cũng được hạn chế. Từ đó giúp cho chi phí vận hành bộ máy giảm, gia tăng hiệu quả công việc. Phần mềm BRAVO cũng đã góp phần tăng lợi nhuận của Delys và thật sự trở thành “bí quyết quản trị doanh nghiệp”.
>>> Khách hàng tiêu biêu sử dụng Giải pháp Phần mềm ERP BRAVO
Xuyên NTC – Từ BRAVO Focus số 5
