Quản lý công nợ là vấn đề quan trọng và cần thiết của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp còn thiếu kinh nghiệm và tỏ ra lúng túng trước việc xây dựng và ban hành một quy chế quản lý công nợ thống nhất, hợp lệ, phát huy được hiệu quả ứng dụng.
Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn đọc những lý thuyết cơ bản về khái niệm và thực tiễn quy chế quản lý công nợ trong doanh nghiệp.
1. Quy chế quản lý công nợ là gì?
Quy chế quản lý công nợ là văn bản tập hợp các quy định về việc quản lý nợ, trách nhiệm thanh toán nợ, xử lý các khoản nợ tồn đọng của doanh nghiệp.
Các chứng từ liên quan đến công nợ
– Nợ phải thu là: hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ vận chuyển cho khách hàng; bảng kê xác nhận khối lượng hoặc biên bản nghiệm thu và bàn giao, hóa đơn bán hàng.
– Nợ phải trả là: hợp đồng kinh tế, bảng kê xác nhận khối lượng hoặc biên bản nghiệm thu bàn giao, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng.
– Đối với các khoản tạm ứng là: giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt và phiếu chi tiền mặt.
Tất cả hồ sơ, chứng từ liên quan tới công nợ trên sẽ phải được quản lý theo từng đối tượng khách hàng, theo từng nghiệp vụ phát sinh để lưu trữ theo quy định… Từ đó làm cơ sở thu nợ, thanh toán, quyết toán, đối chiếu xác nhận, hạch toán kế toán hay xử lý các khoản nợ khó đòi.
2. Thực tiễn quy chế quản lý công nợ trong doanh nghiệp
Tại các doanh nghiệp hay đơn vị kinh tế nói chung, từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả (công nợ) phát sinh liên tục, thường xuyên trong quá trình sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản đều ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do vậy, trách nhiệm theo dõi ghi chép, hạch toán và quản lý nợ phải thu, nợ phải trả là yêu cầu bắt buộc.
Tất cả các trường hợp công nợ phát sinh đều phải được theo dõi theo từng đối tượng khách hàng, theo nội dung kinh tế, thời điểm phát sinh và phân loại chi tiết theo từng nhóm nợ ngắn hạn, nợ dài hạn; nợ trong hạn cho phép hoặc nợ quá hạn thanh toán.
Với các khoản nợ phải thu, sẽ sắp xếp và phân loại theo từng khách hàng, phân loại theo thời gian nợ. Ngoài ra, cần phân tích nhóm nợ trong kỳ hạn thanh toán, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc khó có khả năng thu hồi… Từ đó, xây dựng biện pháp thích hợp trong việc quản lý và thu nợ phù hợp, làm căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hay xúc tiến các biện pháp thu hồi theo luật định, xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Các giải pháp về xử lý nợ trong doanh nghiệp đều được thực hiện một cách đồng bộ dựa trên cơ sở tổ chức sắp xếp, nâng cao hiệu quả, để có nguồn trả nợ nhằm lành mạnh hoá và ổn định lâu dài tình hình tài chính doanh nghiệp. Định kỳ 06 tháng và kết thúc năm tài chính, cùng với việc lập và nộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo chủ sở hữu về tình hình quản lý và thu hồi nợ, xử lý nợ tồn đọng, khả năng và tình hình thanh toán nợ.
Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc thù và cơ cấu bộ máy của doanh nghiệp mình mà nhà quản lý từ đó thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty tương ứng và phù hợp: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cũng buộc phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
Với sự phát triển của hệ thống công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ như hiện nay, các quy chế quản lý công nợ trong doanh nghiệp đã trở nên hiệu quả nhờ vào công cụ trợ giúp là các phần mềm tích hợp quản lý. Chưa bao giờ việc kiểm soát và thực hiện công nợ phải thu lại trở nên đơn giản như vậy.
Vậy một phần mềm quản lý công nợ phải thu hiệu quả cần những yếu tố gì, mời bạn đọc tiếp tục theo dõi qua bài viết dưới đây.
>> Thế nào là một Phần mềm quản lý công nợ phải thu hiệu quả.
