Mua hàng là một hoạt động có vai trò chi phối và quyết định đến hiệu quả của nhiều hoạt động khác trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn lập được một kế hoạch mua hàng hiệu quả, các kế toán viên, nhà quản trị cần phải có sự theo dõi chặt chẽ, đánh giá phân tích chi tiết để từ đó có những quyết định mua hàng đúng đắn. Để làm được điều này, mỗi doanh nghiệp cần phải có một quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng thống nhất, logic và có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận.
Quy trình mua hàng sẽ có sự điều chỉnh để phù hợp với quy mô và nguồn lực, vì vậy lưu đồ chứng từ quy trình mua hàng cũng sẽ khác nhau trong mỗi doanh nghiệp.
Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng cơ bản mà phần mềm BRAVO đã đúc rút trong quá trình triển khai phần mềm cho gần 3000 doanh nghiệp vừa và lớn muốn chia sẻ để bạn đọc tham khảo:
Mô tả lưu đồ quy trình chứng từ mua hàng trong doanh nghiệp:
Trước khi mua hàng:
– Các bộ phận (Kinh doanh, sản xuất, Tài sản, công cụ dụng cụ…) có nhu cầu mua hàng sẽ lập Phiếu yêu cầu mua hàng gửi đến bộ phận mua hàng.
– Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào lượng hàng tồn kho, tình hình sản xuất kinh doanh thực tế và phiếu mua hàng để lập Kế hoạch mua hàng trình Ban Giám đốc duyệt.
– Sau khi Kế hoạch mua hàng được duyệt, Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ báo giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
– Lựa chọn được nhà cung cấp xong, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua/Đơn đặt hàng và gửi Ban Giám đốc, nhà cung cấp kí duyệt.
Quá trình mua hàng:
– Sau khi nhận được ký duyệt Hợp đồng mua/Đơn hàng từ nhà cung cấp và Giám đốc, Bộ phận mua hàng sẽ gửi về bộ phận kế toán, đồng thời lập phiếu nhập mua/chi phí vận chuyển
– Sau khi nhận và kiểm tra hàng giao từ nhà cung cấp kèm theo bộ chứng từ: phiếu mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… bộ phận giao hàng sẽ lập đề nghị thanh toán (trường hợp thanh toán ngay) chuyển qua bộ phận kế toán để lập Phiếu chi/Báo nợ.
Sau khi mua hàng:
– Phiếu nhập mua/Chi phí vận chuyển được bộ phận Mua hàng lưu trữ vào khay dữ liệu nhập hàng, kho để làm Báo cáo nhập mua vật tư, Báo cáo Kho, Báo cáo Quản trị,..
– Bộ chứng từ: Phiếu mua hàng, Hóa đơn GTGT, phiếu chi, báo nợ… sẽ được kế toán lưu trữ vào khay dữ liệu hạch toán để hạch toán làm Báo cáo sổ kế toán, công nợ, Báo cáo Thuế…
Đối với những đơn vị lĩnh vực kinh doanh về dịch vụ nghiệp vụ mua hàng khá là đơn giản. Tuy nhiên với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, phân phối, sản xuất thì mua hàng là một hoạt động không chỉ có vai trò quan trọng mà còn hết sức phức tạp. Những doanh nghiệp này không chỉ đòi hỏi trình độ chuyên môn cao từ các kế toán viên mà còn cần tới sự hỗ trợ đắc lực của nhiều công cụ khác như phần mềm, ứng dụng. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm, tuy nhiên việc đáp ứng được nhu cầu, bài toán đặc thù riêng của các doanh nghiệp không phải nhà cung cấp nào cũng có thể làm được. Phân hệ phần mềm quản lý mua hàng là một trong số những phần hành của giải pháp Phần mềm ERP – giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp mà BRAVO cung cấp. Với thiết kế hệ thống mở, dễ dàng tùy chỉnh kết hợp nhiều tính năng ưu Việt khác hy vọng sẽ là sự lựa chọn phù hợp cho nhiều doanh nghiệp
Xem thêm:
