Tính năng lên báo cáo hỗ trợ công tác quản trị của phần mềm BRAVO

I. Sơ lược về hệ thống Báo cáo trên phần mềm BRAVO

1. Theo module các phân hệ (các báo cáo bắt buộc)

a. Phân hệ quản lý tài chính – kế toán:

Phần hành kế toán Vốn bằng tiền: Phân hệ vốn bằng tiền chủ yếu quản lý việc thu/ chi tiền mặt và tiền ngân hàng các khoản thu/ chi trong kỳ, các khoản phát sinh thanh toán công nợ, thực hiện khế ước và các khoản liên quan đến ngoại tệ. Do đó hệ thống báo cáo điển hình cho module này gồm:

– Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng

– Cân đối số dư ngày tài khoản

– Kế hoạch thu chi

– Tổng hợp tình hình thu chi

– Nhật ký chứng từ số 1- Tiền mặt

– Nhật ký chứng từ số 2- Tiền gửi

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán BRAVO 8.

b. Phân hệ Quản lý mua hàng: Phân hệ mua hàng quản lý quy trình mua hàng từ việc ghi nhận các yêu cầu mua hàng, báo giá từ nhà cung cấp đến việc đặt hàng và thực hiện việc mua bán, thanh toán cho nhà cung cấp. Hệ thống các báo cáo hỗ trợ trên phần mềm điển hình là:

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua

– Tổng hợp công nợ phải trả theo hợp đồng

– Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán

– Báo cáo nhu cầu vật tư

– So sánh thực tế và kế hoạch mua hàng

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Mua hàng BRAVO 8.

c. Phân hệ Quản lý bán hàng: phân hệ bán hàng quản lý quy trình bán hàng từ việc ghi nhận các nhu cầu khách hàng, bảng giá, báo giá chào hàng đến việc đặt hàng và thực hiện việc chuyển giao hàng hóa cho người mua, theo dõi thanh toán cho đơn hàng, hợp đồng, khoản nợ theo dõi hạn thanh toán. Hệ thống các báo cáo hỗ trợ trên phần mềm điển hình là:

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ theo dõi đơn đặt hàng bán

– Tổng hợp công nợ phải thu theo hợp đồng

– Báo cáo bán hàng/ Báo cáo phân tích doanh số bán hàng

– So sánh thực tế và kế hoạch bán hàng

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Bán hàng BRAVO 8.

d. Phân hệ Quản lý hàng tồn kho: phân hệ bán hàng quản lý nhập xuất về số lượng, giá trị của vật tư hàng hóa trong kỳ, đồng thời hỗ trợ các bài toán liên quan đến theo dõi tính chất vật lý của vật tư như lô, serial, màu sắc, kích thước, vị trí… Hệ thống các báo cáo điển hình cho modules này gồm:

– Bảng kê chứng từ phiếu nhập/ xuất

– Sổ chi tiết vật tư

– Tổng hợp Nhập Xuất Tồn

– Báo cáo tồn kho theo lô

– Báo cáo tồn kho theo hạn sử dụng

– Báo cáo tồn kho vật lý.

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý hàng tồn kho BRAVO 8.

e. Phân hệ Quản lý sản xuất: Hệ thống báo cáo của phân hệ giúp người dùng tra cứu, phân tích các thông tin từ kết quả của việc tính giá thành sản phẩm sản xuất .

– Cân đối sản phẩm công trình

– Sổ chi tiết tài khoản 154

– Phân tích giá thành

– Phân tích hiệu quả kinh doanh cho từng sản phẩm.

– Bảng phân bổ nguyên vật liệu

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Sản xuất BRAVO 8.

f. Phân hệ Quản lý Nhân sự – Tiền lương: Hệ thống báo cáo của phân hệ giúp người dùng tra cứu các thông tin liên quan đến các thông tin nhân sự, các thông tin về chấm công, bảng lương, bảo hiểm…

– Báo cáo tổng hợp nhân sự

– Bảng chi tiết phân ca

– Bảng chấm công

– Bảng lương chi tiết tháng

– Phiếu báo lương cá nhân

– Danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Nhân sự  – Tiền lương BRAVO 8.

g. Phân hệ Quản lý Tài sản cố định: Hệ thống báo cáo của phân hệ giúp người dùng tra cứu các thông tin liên quan đến các thông tin nhân sự, các thông tin về chấm công, bảng lương, bảo hiểm…

– Bảng tổng hợp tài sản

– Sổ tài sản cố định

– Thẻ tài sản

– Bảng tổng hợp tình hình sử dụng công cụ dụng cụ

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Tài sản cố định BRAVO 8.

h. Phân hệ Quản lý bán lẻ: Hệ thống báo cáo của phân hệ giúp người dùng tra cứu các thông tin liên quan đến doanh số bán lẻ theo nhân viên, theo quầy, các chương trình khuyến mại, quà tặng và quản lý thẻ khách hàng… điển hình:

– Bảng tổng hợp theo dõi hàng bán lẻ

– Báo cáo doanh thu chi tiết theo nhân viên

– Tổng hợp chương trình quà tặng

– Danh sách thẻ khách hàng

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Bán lẻ BRAVO 8.

>>> Giải pháp BRAVO 8 cho từng ngành nghề đặc thù

3. Báo cáo dành cho Nhà quản trị

Hệ thống báo cáo dành cho các nhà quản trị trên phần mềm BRAVO khá đa dạng và phong phú. Đây là một trong những ưu điểm nổi bật để phần mềm trở thành “bí quyết quản trị doanh nghiệp”. Ở đây, người sử dụng không những ghi chép phản ánh được các nghiệp vụ thực tế xảy ra trong doanh nghiệp, mà các dữ liệu được trình bày dưới dạng các cảnh báo, có sự so sánh giữa các kỳ, các đối tượng… để hỗ trợ các nhà quản trị ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Điển hình:

– So sánh thực tế và kế hoạch mua hàng

– Báo cáo nhu cầu vật tư

– Báo cáo phân bổ hàng cho các đơn hàng

– Báo cáo tồn kho dưới hạn mức tối thiểu và trên hạn mức tối đa

– Phân tích hiệu quả kinh doanh cho từng sản phẩm

– Phân tích doanh thu và chi phí

– Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp

– Báo cáo chỉ tiêu phân tích tài chính doanh nghiệp

– Tổng hợp kết quả SXKD theo bộ phận.

II. Chi tiết về tính năng lên báo cáo tài chính của phần mềm BRAVO

Để có được những quyết định tài chính chính xác, kịp thời trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải có những thông tin mang tính chất tổng quát, có hệ thống và tương đối toàn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tình hình về kết quả kinh doanh sau một thời kỳ nhất định… Do đó kế toán cần tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ qua hệ thống các báo cáo và đặc biệt là báo cáo tài chính.

Để đáp ứng được yêu cầu đó, phần mềm BRAVO hỗ trợ tối đa người dùng trong việc xử lý các dữ liệu phát sinh, tổng hợp lên bộ báo cáo tài chính theo Thông tư 200 và liên tục được cập nhật thường xuyên so với sự thay đổi tại từng thời điểm. Không những thế, phần mềm còn đưa ra các công cụ hỗ trợ, giúp người dùng có thể tra cứu, so sánh một cách dễ dàng các chỉ tiêu giữa các báo cáo.

1. Chi tiết các báo cáo tài chính

1.1.Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán phản ánh tổng quát toàn bộ tình hình tài sản của doanh nghiệp theo hai cách phân loại vốn: Kết cấu vốn và nguồn hình thành vốn hiện có của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Cơ sở để lập báo cáo Bảng cân đối kế toán là: Bảng cân đối kế toán của cuối niên độ năm trước; số dư của các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 trên sổ kế toán của kỳ lập báo cáo.

Phần tài sản: Được chia thành nhóm tài sản ngắn hạn và nhóm tài sản dài hạn, bao gồm các khoản tiền và tương đương tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính dài hạn khác.

Cần lưu ý phần khai báo công thức của báo cáo này có lựa chọn tách các chỉ tiêu ngắn hạn dài hạn, phần xử lý các tài khoản lưỡng tính bằng cách đánh dấu ở chỉ cột “Loại TS” (VD: Mặc dù ở phần tài sản nhưng các chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” lấy từ 331 sẽ khai báo cột này là L để chỉ lấy số dư bên nợ), các khoản dự phòng hoặc hao mòn tài sản đều được trình bày số âm trên báo cáo này.

Phần nguồn vốn: Phản ánh tổng giá trị các khoản nợ phải trả, các khoản chi phí phải trả, tài sản thừa chờ xử lý, các khoản nhận ký quỹ, ký cược; và toàn bộ vốn đầu tư của chủ sở hữu vào doanh nghiệp. Cột số cuối năm là số liệu được lập tại ngày kết thúc của năm tài chính trước. Báo cáo hỗ trợ cảnh báo người dùng tính cân đối giữa tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn nếu không khớp nhau sẽ hiển thị cảnh báo đỏ.

1.2.Kết quả hoạt động kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp chi tiết theo từng hoạt động kinh doanh (bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và hoạt động khác).

Cơ sở để lên dữ liệu báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh là sổ kế toán các tài khoản loại 3, 5, 6, 7, 8 và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước. Nội dung cơ bản về chi phí, doanh thu và kết quả từng loại giao dịch: hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ; hoạt động tài chính (tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia…); chi phí thu nhập khác. Đặc biệt các chỉ tiêu thu nhập khác và chi phí khác từ hoạt động thanh lý tài sản được điều chỉnh khai báo cho phù hợp với quy định từ thông tư 200. Các chỉ tiêu số lượng cổ phiếu để tính toán ra lãi suy giảm trên cổ phiếu sẽ là các chỉ tiêu tự nhập.

1.3.Lưu chuyển tiền tệ

Lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hoàn thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Thông tin về lượng tiền của doanh nghiệp trên báo cáo Lưu chuyển tiền tệ để đánh giá khả năng tạo ra các khoản tiền và việc sử dụng những khoản tiền đã tạo ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà đầu tư, các chủ nợ… và gọi chung là tính chất thanh khoản của doanh nghiệp

Nội dung của báo cáo Lưu chuyển tiền tệ gồm 3 phần:

+  Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh: Các chỉ tiêu phần này được xác định từ các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp gồm: Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, tiền chi trả cho nhà cung cấp, trả cho người lao động, chi trả lãi vay, tiền chi nộp thuế và các khoản thu khác

+ Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư: Các chỉ tiêu lên báo cáo phần này là các luồng tiền có liên quan đến việc mua sắm, xây dựng, nhượng bán, thanh lý tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không thuộc các khoản tương đương tiền.

+ Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính: Luồng tiền phát sinh từ hoạt động tài chính là luồng tiền có liên quan đến việc thay đổi về quy mô và kết cấu của vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp như: Thu tiền từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp, chi trả vốn góp, mua lại cổ phần của doanh nghiệp phát hành, tiền vay nhận được, chi trả nợ gốc vay, chi trả nợ thuê tài chính.

Trên phần mềm BRAVO hỗ trợ cả phương pháp lập báo cáo theo phương pháp trực tiếp và gián tiếp, đảm bảo tính cân đối giữa các chỉ tiêu của các báo cáo trong cùng kỳ.

1.4.Thuyết minh báo cáo tài chính

Bản thuyết minh báo cáo tài chính là một bộ phận hợp thành không thể tách rời của báo cáo tài chính doanh nghiệp dùng để mô tả mang tính chất tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong các báo cáo tài chính cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán. Bản thuyết minh cũng có thể trình bày những thông tin khác nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiết cho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính. Thông qua thuyết minh báo cáo tài chính mà biết được đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, các chính sách, các nguyên tắc, chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.

Phần thông tin bổ sung cho các khoản mục trong bảng cân đối kế toán để phân tích, đánh giá tình hình tài sản, nguồn vốn như: Tiền và các khoản tương đương tiền; các khoản phải thu ngắn hạn, dài hạn; hàng tồn kho; thuế phải thu; tăng giảm tài sản cố định, bất động sản đầu tư theo từng loại, nhóm; các khoản đầu tư tài chính; tình hình chi tiết tăng giảm các loại vốn chủ sở hữu, các quỹ, nợ phải trả… Ngoài ra còn có phần diễn giải cho các chỉ tiêu ngoài bảng (bảng cân đối kế toán) như các khoản nhận hộ, giữ hộ, các khoản ngoại tệ, xử lý nợ khó đòi. Dữ liệu lên ở các phần vật tư hàng hóa, tài sản cố định, công nợ quá hạn được tổng hợp từ các modules quản lý tương ứng nên để đảm bảo dữ liệu trên báo cáo thuyết minh cân đối với các báo cáo được giải trình trên BRAVO, người dùng phải kiểm soát được tính cân đối của dữ liệu các modules.

Phần thông tin bổ sung cho các khoản mục trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như: Doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu; giá vốn hàng bán; chi phí tài chính; chi phi sản xuất kinh doanh theo yếu tố; thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp và lợi nhuận sau thuế để phân tích đánh giá một cách cụ thể, chi tiết hơn về tình hình chi phí, doanh thu, thu nhập và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phần thông tin bổ sung cho các khoản mục trong lưu chuyển tiền tệ chủ yếu là các khoản giao dịch bằng tiền do doanh nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng; các khoản thanh lý công ty con, các nghiệp vụ thuê tài chính.

2.Tính năng hỗ trợ nổi bật

2.1.Hỗ trợ khai báo chỉ tiêu linh hoạt và tính năng truy xuất dữ liệu báo cáo

Hệ thống các báo cáo tài chính đều được xử lý dưới dạng báo cáo khai báo công thức. Điều đó có nghĩa là các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính được người dùng chủ động tự khai báo cách thức lấy dữ liệu từ các tài khoản nào, cộng hợp kết quả từ các chỉ tiêu khác, hoặc thêm bớt các chỉ tiêu khi có sự thay đổi mẫu biểu hoặc cách tính toán báo cáo từ các quy định của cơ quan quản lý nhà nước hoặc nhu cầu quản trị. Đây là một hình thức báo cáo rất linh hoạt, giúp người sử dụng phần mềm chủ động điều chỉnh, chủ động tra cứu thông tin.

Một tính năng nổi trội của nhóm các báo cáo tài chính là tính năng hỗ trợ người dùng truy xuất dữ liệu báo cáo ngay tại màn hình báo cáo tài chính. Ví dụ nếu người dùng muốn kiểm tra dữ liệu được tổng hợp ở chỉ tiêu mã số 111 (tiền) ở Bảng cân đối kế toán, người dùng có thể click đúp vào chỉ tiêu này để kiểm tra dữ liệu được tổng hợp từ nguồn nào, tiếp tục, nếu người dùng click tiếp vào các chỉ tiêu con sẽ mở ra sổ chi tiết của các tài khoản, thậm thí từ màn hình các sổ chi tiết người dùng có thể mở các chứng từ và chỉnh sửa trực tiếp từ đây. Hơn nữa, với các chỉ tiêu lưỡng tính, chương trình xử lý gọi đến các báo cáo Tổng hợp công nợ để truy xuất dữ liệu theo từng đối tượng, chi tiết số dư từng bên.

2.2.Hỗ trợ kết nối báo cáo tài chính với phần mềm Hệ thống kê khai thuế

Khi đến kỳ nộp báo cáo, các doanh nghiệp lập các báo cáo theo mẫu biểu theo quy định mới nhất, sau đó tải dữ liệu lên phần mềm Hệ thống kê khai thuế, sau đó kết xuất hoặc in và nộp cho cơ quan quản lý. Phần mềm kế toán BRAVO có hỗ trợ phương thức kết nối dữ liệu với phần mềm Hệ thống kê khai thuế thông qua lựa chọn kết xuất dữ liệu báo cáo ra file dạng XML hoặc Excel, sau đó chọn tải dữ liệu vào phần mềm HTKK một cách dễ dàng. Không những thế hệ thống báo cáo tài chính của phần mềm BRAVO liên tục được cập nhật các chuỗi kết nối và cấu trúc file để tương thích với nhiều phiên bản của phần mềm HTKK mới nhất hiện nay.

2.3.Hỗ trợ nhiều hình thức lên nhiều kỳ khác nhau

Theo quy định hiện hành về việc lập báo cáo tài chính thì tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày báo cáo tài chính năm. Đối với các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ. Đối với các công ty mẹ và tập đoàn ngoài việc lập báo cáo tài chính năm, báo cáo tài chính giữa niên độ, còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất. Tất cả những báo cáo này đều được xây dựng mẫu biểu và cung cấp đầy đủ trong các phiên bản của phần mềm BRAVO.

Về kỳ lập báo cáo tài chính: thì theo quy định hiện hành, kỳ lập báo cáo có thể là năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cho cơ quan thuế. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm đầu tiên hay năm cuối cùng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn 12 tháng (nhưng không quá 15 tháng). Các tình huống này đều được xử lý trên phần mềm để người dùng tự xác định kỳ của năm tài chính. Thậm chí, do tính linh hoạt người dùng có thể tự gõ kỳ lên báo cáo của các báo cáo tài chính nên một số báo cáo còn hỗ trợ lên theo ngày, tuần, tháng, quý… Ví dụ như Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp có thể lên dữ liệu bất kỳ thời điểm nào.

>>> Tìm hiểu chi tiết phần mềm kế toán của BRAVO.