Tính năng quản lý mua hàng của phần mềm BRAVO

Tính năng quản lý mua hàng trên Phần mềm BRAVO cung cấp quy trình quản lí thông tin từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như: ghi nhận các yêu cầu mua hàng, báo giá từ nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng, thực hiện việc mua bán và thanh toán cho nhà cung cấp.

1. Vai trò của quản lý mua hàng trong doanh nghiệp

Mua hàng là một hoạt động quan trọng, có thể xuất hiện ở một mức độ nào đó, tại bất kì doanh nghiệp dưới mọi lĩnh vực hoạt động. Mục đích của mua hàng để cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, đặc biệt là với doanh nghiệp chuyên sản xuất hoặc phân phối sản phẩm.

Quản lý mua hàng trong doanh nghiệp là việc xử lý các dòng cung cấp để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng theo dõi thống nhất được toàn bộ quá trình cung ứng. Khi quản lý mua hàng với quy trình kế toán có sự phối hợp hoàn hảo, dữ liệu tài chính sẽ luôn được đảm bảo cập nhật và có độ tin cậy cao nhất.

>> Xem thêm: Lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty

Trước sự cạnh tranh thương mại ngày càng gay gắt, quản lý mua hàng không chỉ đơn thuần là việc tìm đến một nhà cung cấp, đặt hàng sản phẩm cần mua, mà yêu cầu phải có chiều sâu, đảm bảo tính chuyên nghiệp, gồm: phân tích nhu cầu, xác định nguồn hàng chiến lược, lập kế hoạch mua, tìm hiểu nhà cung cấp, tìm kiếm loại hình thương mại, vận chuyển (nếu có)… Ví như tại các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, chi phí nguyên vật liệu, sản phẩm đầu vào chiếm tỷ trọng tới 55-70% doanh thu.

Bởi vậy, các doanh nghiệp hiện nay bắt đầu đã có sự thay đổi trong tư duy và đánh giá về vai trò của quản lý mua hàng với tư cách là một mảng trọng yếu của đơn vị, cần chuyên sâu, đầu tư để quản lý đạt hiệu quả. Để giải được bài toán trên, tất cả nhiên viên mua hàng tại doanh nghiệp cùng các bộ phận liên quan cần vững kiến thức chuyên môn về các hoạt động của chuỗi cung ứng; kiến thức về luật, thuế quan, hóa đơn, chứng từ, quản lý hợp đồng; hoạt động thương mại quốc tế; nắm rõ quy trình tồn kho, quy trình vận chuyển, logistics; có khả năng lập kế hoạch, đàm phán giao dịch, xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, giám sát quá trình mua hàng cho đơn vị.

2. Tính năng quản lý mua hàng của phần mềm BRAVO

Trước khi đi vào nội dung chính, hãy cùng tìm hiểu về quy trình mua hàng chuẩn trong các doanh nghiệp hiện nay.

Quy trình mua hàng

>> Xem thêm: Quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng được hiểu là số hàng cần có để doanh nghiệp hoạt động bình thường, đủ nguyên vật liệu để sản xuất, đủ hàng để bán cho khách. Với phần mềm BRAVO ta sử dụng báo cáo “Nhu cầu vật tư” để biết số lượng cần đặt hàng.

Lưu ý: Tại khung hình bên trái Các công cụ nhập liệu, chương trình cung cấp một số công cụ nhanh giúp người nhập liệu xác định nhu cầu mua hàng:

• 
  “Đặt hàng theo hạn mức tồn”: Liệt kê danh sách các vật tư có theo dõi tồn tối thiểu, tồn tối đa, đồng thời đưa ra số lượng tồn kho hiện thời. Từ đó đưa ra gợi ý mua, người dùng có thể dựa vào số gợi ý mua để đưa ra quyết định đặt hàng đối với mặt hàng.
• 
  “Xem tồn kho tức thời”: Báo cáo nhanh về số lượng, giá trị tồn kho hiện thời các mặt hàng đặt hàng.

Đề nghị chào hàng

Đề nghị chào hàng là yêu cầu gửi tới nhà cung cấp về thông tin các mặt hàng công ty muốn mua. Người dùng có thể sử dụng chức năng “Lấy chi tiết yêu cầu mua vật tư” để kế thừa các thông tin vật tư từ phiếu Yêu cầu mua hàng.

Báo giá từ nhà cung cấp

Báo giá từ nhà cung cấp là thông tin phản hồi từ nhà cung cấp về yêu cầu chào giá các mặt hàng phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với phần mềm BRAVO ta sử dụng báo cáo “So sánh báo giá nhà cung cấp” để biết giá được chào nhỏ nhất từ các nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng tương ứng.

Chi tiết các thông tin:

Đơn đặt hàng mua (PO)

Sau khi xác định được Yêu cầu mua hàng phục vụ nhu cầu kinh doanh/sản xuất, chúng ta tiến hành đặt mua hàng từ các nhà cung cấp. Mỗi đơn đặt hàng có thể mua nhiều vật tư.

Ở màn hình phân hệ mua hàng, chọn chức năng Đơn đặt hàng mua (Hoặc có thể vào menu Danh mục/Tài liệu kinh doanh/Đơn đặt hàng mua). Trong màn hình chính của “Đơn đặt hàng mua” bấm F2 để thêm mới đơn đặt hàng.

Chi tiết các thông tin:

Lưu ý: Tại khung hình bên trái các công cụ nhập liệu, chương trình cung cấp một số công cụ nhanh giúp người nhập liệu xác định nhu cầu mặt hàng cần mua:

• 
  “Đặt hàng theo hạn mức tồn”: Liệt kê danh sách các vật tư có theo dõi tồn tối thiểu, tồn tối đa và số lượng tồn kho hiện thời. Từ đó đưa ra gợi ý mua, người dùng có thể dựa vào số gợi ý mua để đưa ra quyết định đặt hàng đối với mặt hàng.
• 
  “Đặt hàng cho lệnh sản xuất”: Khi lựa chọn lệnh sản xuất cho sản phẩm nào thì chương trình sẽ tự động đưa ra các vật tư cần sản xuất cho sản phẩm đó theo định mức trong “danh mục sản phẩm/công trình”.
• 
  “Xem tồn kho tức thời”: Báo cáo nhanh về số lượng, giá trị tồn kho hiện thời các mặt hàng đặt hàng.

Ngầm định khi đơn hàng đã được đưa vào sử dụng, thông tin về đơn hàng đã có trên các chứng từ khác thì chương trình sẽ không cho sửa đổi dữ liệu.

Hợp đồng mua

Hợp đồng là cam kết về pháp lý giữa người mua và người bán. Các thông tin trên hợp đồng đa số đều có trên Đơn đặt hàng mua. Ta có thể tham khảo ở Đơn đặt hàng mua.

Ngoài ra, khi nhập Hợp đồng mua cần chú ý đến các thông tin bên tab “Điều khoản thanh toán” để theo dõi trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Lưu ý: Ta có thể sử dụng Công cụ nhập liệu ở bên trái màn hình ấn vào “Lấy chi tiết đơn hàng” để chọn đơn đặt hàng bán tương ứng cho hợp đồng cần lập. Khi đó chương trình sẽ tự động chèn các mặt hàng cần mua tương ứng ở đơn đặt hàng vào hợp đồng mua.

Nhập mua hàng

Một số đặc điểm, chức năng của chứng từ Phiếu nhập mua:

• 
  Tất cả các vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ mua về nhập kho phải được cập nhật vào phiếu nhập mua.
• 
  Khác với những chứng từ vật tư khác, Phiếu nhập mua hàng cho phép kê khai nhiều hóa đơn VAT trên cùng một chứng từ. Khi tích vào lựa chọn “Nhiều hóa đơn” thì chúng ta có thể nhập thông tin cho nhiều hóa đơn VAT liên quan vào Tab “Chứng từ đi kèm”. Lưu ý: thông thường thì mỗi lần mua chỉ có 1 hóa đơn của người bán, khi đó ta không chọn vào “Nhiều hóa đơn” mà nhập luôn các thông tin về hóa đơn ở ngay phần dưới màn hình nhập liệu.
• 
  Hầu hết trên các chứng từ vật tư thì thông tin về mã kho là rất quan trọng nếu vô tình bỏ trống hay nhập sai sẽ ảnh hưởng đến tính đúng đắn của chức năng “Tính giá vốn”.

Các thông tin chung trên chứng từ:

Lưu ý: Trên thực tế có thể xảy ra các tình huống mà chứng từ hóa đơn và hàng hóa, vật tư không về cùng một thời điểm. Căn cứ vào từng tình huống cụ thể để xử lý:

• 
  Hàng về trước, hóa đơn về sau: cập nhật chứng từ nhập kho như bình thường, chỉ bỏ qua phần thuế. Khi này giá mua (tạm tính) của hàng hóa sẽ căn cứ vào đơn hàng hoặc hợp đồng. Khi hóa đơn về, ta làm bổ sung thuế.
• 
  Hóa đơn về trước, hàng về sau: Khi hóa đơn về, làm phiếu Kế toán khác hạch toán Nợ 151, 133 Có 331. Khi hàng về, ta làm phiếu nhập từ tài khoản 151 (hàng mua đang đi đường). Nếu muốn theo dõi số lượng hàng đang đi đường, ta có thể mở kho hàng đang đi đường. Khi hóa đơn về làm phiếu nhập mua vào kho này và hạch toán nợ tài khoản 151, 133 có tài khoản 331. Khi hàng về làm phiếu điều chuyển từ kho hàng đi đường về kho hàng hóa.

Phiếu nhập khẩu

Về cơ bản, Phiếu nhập khẩu cũng giống như Phiếu nhập mua hàng. Tuy nhiên, ngoài những thông tin về vật tư hàng hóa mua về như mã, tên, số lượng, đơn giá,… phiếu nhập khẩu còn cho phép theo dõi thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế môi trường của những vật tư hàng hóa đó (nếu có).

• 
  Thuế nhập khẩu: là số tiền thuế do hải quan tính cho từng loại hàng hóa nhập khẩu. Tài khoản hạch toán thuế nhập khẩu được khai báo trong tham số hệ thống (33332).
• 
  Thuế TTĐB: được tự động tính căn cứ vào thuế suất thuế TTĐB (được khai báo trong Danh mục vật tư – nếu có) của hàng hóa đó. Tài khoản hạch toán thuế TTĐB được khai báo trong tham số hệ thống (3332).
• 
  Thuế môi trường: cũng được tự động tính dựa vào mức thuế của mỗi loại hàng hóa chịu thuế môi trường (được khai báo trong Danh mục vật tư – nếu có). Tài khoản hạch toán thuế môi trường được khai báo trong tham số hệ thống (3338).
• 
  Thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có): Tài khoản có sẽ tự động hạch toán và được khai báo trong tham số hệ thống (33312).

Phiếu chi phí mua hàng

Một số đặc điểm, chức năng của chứng từ Phiếu chi phí mua hàng:

• 
  Dùng để tập hợp các chi phí như vận chuyển, bốc dỡ, lắp ráp,… các vật tư, hàng hóa nhập kho trong kỳ.
• 
  Chi phí tập hợp trên chứng từ này có thể phân bổ cho một hoặc nhiều vật tư, hàng hóa khác nhau, ở một hoặc nhiều phiếu nhập mua khác nhau trong kỳ.

Các bước thực hiện phân bổ chi phí mua hàng

Bước 1: Mở màn hình cập nhật chứng từ.

Bước 2: Cập nhật các thông tin trên đầu phiếu (số chứng từ, ngày chứng từ, đối tượng,…).

Bước 3: Nhấp đúp vào nút “Lấy chi tiết phiếu nhập” tại khung bên trái, chương trình sẽ hiển thị danh sách các phiếu nhập mua đã có tương ứng với đối tượng và ngày chứng từ của phiếu Chi phí mua hàng.

Bước 4: Tích chọn những phiếu nhập mua cần phân bổ chi phí. Sau khi chọn xong, nhấn nút “Close” trên cùng bên phải để chương trình tự động lấy những vật tư, hàng hóa trong các phiếu nhập mua vừa chọn để phân bổ chi phí.

Bước 5: Sau đó lựa chọn phương thức phân bổ theo Giá trị, Số lượng hay Trọng lượng. Nhập số tiền chi phí cần phân bổ vào ô “Tiền phân bổ”. Chi phí phân bổ của mỗi vật tư hàng hóa sẽ dựa theo tỷ lệ Giá trị, Số lượng hay Trọng lượng của các vật tư hàng hóa đó với nhau.

Bước 6: Nhập thêm các thông tin cần thiết khác (nếu có) như thuế VAT, hạn thanh toán.

Bước 7: Lưu dữ liệu (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter) để hoàn tất.

Lưu ý: Trong trường hợp biết chính xác chi phí cần phân bổ cho những vật tư hàng hóa nào, người sử dụng có thể nhập trực tiếp chúng trên chứng từ hạch toán chi phí thay vì sử dụng chức năng phân bổ tự động.

Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Một số đặc điểm, chức năng của chứng từ Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp:

• 
  Sử dụng chứng từ này khi phát hiện hàng mua về kém chất lượng, không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng với nhà cung cấp và muốn xuất trả lại hàng.
• 
  Cặp tài khoản hạch toán Nợ/Có sẽ ngược với Phiếu nhập mua hàng.
• 
  Tab “Hạch toán” để nhập vật tư xuất trả lại nhà cung cấp. Tab “Hóa đơn” để nhập khi muốn giảm trừ công nợ của chứng từ nhập mua (Nếu chứng từ đó theo dõi tuổi nợ – hạn thanh toán).

Lưu ý: Chúng ta có thể chọn trả lại từ nhiều chứng từ nhập mua bằng cách click chuột vào “Lấy chi tiết nhập mua” ở khung bên trái. Tương tự có thể chọn giảm trừ tự động công nợ hóa đơn mua hàng bằng cách click chuột vào “Trừ công nợ nhập mua” và chọn chứng từ tương ứng.

Trả tiền nhà cung cấp

Ghi nhận thanh toán nhà cung cấp có thể qua tài khoản ngân hàng (Báo nợ – Ủy nhiệm chi) hoặc tiền mặt (Phiếu chi).

Trong quá trình nhập liệu cần lưu ý đến tài khoản công nợ phải trả, mã đối tượng phải khớp với đối tượng trên phần mua hàng. Để chọn thanh toán cho nhập mua có hạn thanh toán, sau khi nhập đầy đủ dữ liệu trên lưới ta dùng chuột bấm vào nút có dấu [+] ở cột đầu tiên (bên trái cột Giao dịch). Chương trình sẽ tự động tìm kiếm các hóa đơn chưa thanh toán có trùng tài khoản và đối tượng trên dòng đó. Dùng chuột tích chọn vào hóa đơn cần thanh toán sau đó ấn vào dấu [-] và nhập số tiền vào cột Trả tiền.

Tính năng Quản lý mua hàng trên phần mềm BRAVO hỗ trợ quản lý tổng thể quy trình mua hàng tại doanh nghiệp, với loạt hệ thống các báo cáo đi kèm, hỗ trợ cho người dùng trên phần mềm như:

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua

– Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán

– Báo cáo nhu cầu vật tư

– Tổng hợp công nợ phải trả theo hợp đồng

– So sánh thực tế và kế hoạch mua hàng

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng… Bởi vậy, nếu quản lý mua hàng tốt thì các khâu tiếp theo trong quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được thuận lợi, dẫn đến mua và bán tốt hơn.

>> Chi tiết tính năng phân hệ Quản lý Mua hàng BRAVO 8.