Bài toán nhân sự trong doanh nghiệp luôn là vấn đề quan trọng khiến cho các nhà lãnh đạo phải lưu tâm. Phương án lựa chọn và áp dụng những phần mềm hỗ trợ việc theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Một phần mềm quản lý KPI phù hợp sẽ là chìa khóa giúp nhà quản trị giải quyết bài toán này một cách dễ dàng.
1. Khái niệm và vai trò của phần mềm KPI
Để hiểu về định nghĩa phần mềm KPI, trước tiên bạn đọc cần hiểu về khái niệm KPI là gì? KPI là tên viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator. Đây là chỉ số để kiểm soát, đo lường và đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của một nhân viên. Hình thức thể hiện của chỉ số KPI khá là đa dạng thông qua số liệu cụ thể, tỷ lệ hoặc các chỉ tiêu định lượng khác. Tùy thuộc vào đặc thù và quy trình quản lý trong mỗi phòng ban, quản lý sẽ đưa ra các chỉ số KPI sao cho phù hợp nhất.
Và phần mềm quản lý KPI chính là công cụ để thiết lập, quản lý và hỗ trợ đánh giá các chỉ số KPI đó một cách bài bản, logic và có hệ thống. Phần mềm KPI sẽ thể hiện hiệu quả làm việc của nhân sự một cách trực quan thông qua màu sắc, số liệu hình ảnh dashboard, biểu đồ, báo cáo. Thông qua đây, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện và đánh giá chính xác về kết quả làm việc của từng cá nhân, từng bộ phận. Từ đó sẽ có những chính sách động viên hoặc kỷ luật phù hợp để điều chỉnh thái độ làm việc của nhân viên một cách kịp thời. Nhờ vào tính năng ghi nhận báo cáo tức thời, phần mềm KPI cũng góp phần thúc đẩy khả năng hoàn thành KPI cho mỗi nhân viên trong mỗi kỳ làm việc.
2. Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý KPI
Tùy thuộc theo năng lực của mỗi nhà cung cấp, mỗi phần mềm quản lý KPI sẽ sở hữu những tính năng riêng để nâng cao lợi thế cạnh tranh của mình. Tuy nhiên dưới đây là 4 tính năng cơ bản hầu hết bất kỳ phần mềm KPI nào cũng có thể đáp ứng.
-
Xây dựng tiêu chí mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận
Phần mềm quản lý KPI trợ giúp người dùng quản lý nhân sự một cách hiệu quả thông qua khả năng xây dựng và quản lý hệ thống tiêu chí mục tiêu cho từng vị trí và bộ phận. Từ nguồn dữ liệu xác lập sẵn có, hệ thống có thể tự động tính toán số liệu cho các kỳ tiếp theo; trợ giúp đo lường và đánh giá hiệu quả một cách tự động.
-
Thiết lập chỉ tiêu KPIs cụ thể cho từng vị trí, chức danh
Mỗi vị trí, chức danh sẽ có mức chỉ tiêu KPIs khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố liên quan như tính chất công việc hoặc mức thu nhập. Người dùng cần phải xây dựng công thức đánh giá mức độ hoàn thành cho từng chỉ tiêu và từ đấy hệ thống sẽ tự động cập nhật thang điểm, mức độ thành tích.
-
Theo dõi tiến độ, duy trì hoạt động hướng đến mục tiêu KPI
Theo dõi và cảnh báo tiến độ thực hiện công việc là tính năng quan trọng và thiết yếu với người dùng. Việc thể hiện báo cáo theo dõi tiến độ có thể theo nhiều cách khác nhau, nhưng chung quy vẫn có thể cung cấp tới từng nhân viên và người quản lý những thông tin cần thiết cho từng vị trí. Từ đó mỗi cá nhân sẽ có những kế hoạch phù hợp để đạt được KPI mục tiêu theo tiến độ đề ra.
-
Đánh giá kết quả thực hiện theo mục tiêu
Với việc cập nhật số liệu liên tục và tự động, các báo cáo thống kê sẽ được truy xuất một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó người quản lý sẽ đưa ra những đánh giá toàn diện và phù hợp theo kết quả có được từ hệ thống. Đây là cơ sở cụ thể để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng đúng người, đúng việc thúc đẩy nhân viên làm việc tăng năng suất
>>> Có thể bạn quan tâm: Hệ thống MES là gì và ứng dụng phần mềm MES trong doanh nghiệp
3. Top phần mềm quản lý KPI hiệu quả
3.1. Phần mềm Base Goal
Base Goal không chỉ được biết tới là một được biết tới là phần mềm quản trị doanh nghiệp mà đây cũng là một phần mềm quản lý KPI hàng đầu tại Việt Nam. Sở hữu giao diện thân thiện, Base Goal cung cấp đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý KPI đạt chuẩn. Sau khi đi vào hoạt động, KPI của từng cá nhân và phòng ban thiết lập nhất quán theo mục tiêu chung và được liên kết chặt chẽ với từng công việc cụ thể.
Phần mềm Base Goal
-
Đặc điểm nổi bật trên phần mềm Base Goal:
– Xây dựng hệ thống quản lý KPIs theo sơ đồ cây mục tiêu hoàn chỉnh trong nội bộ từ cấp cao nhất là doanh nghiệp -> Phòng ban -> Đội nhóm -> Nhân viên. Toàn bộ quy trình vận hành trong doanh nghiệp được cụ thể hóa tới từng số lượng, đơn vị đo lường.
– Phần mềm có khả năng liên kết KPI với các phần mềm và ứng dụng khác một cách dễ dàng.
– Phần mềm tự động thu thập và tổng hợp kết quả công việc từ nhiều nguồn khác nhau. Cập nhật các cảnh báo tức thời để nhân viên và quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến độ và hiệu quả công việc thực hiện.
– Hệ thống báo cáo đa dạng, truy xuất tự động nhanh chóng bao gồm: Báo cáo tiến độ hoàn thành KPI/OKR chung, của từng đội nhóm; Báo cáo nhân viên đạt tiến độ cao nhất/thấp nhất,…
-
Chi phí sử dụng phần mềm quản lý KPI Base Goal được tính theo tháng và dao động ở mức 450.000VNĐ đến 900.000VNĐ. Cụ thể như sau:
– Gói Starter mức 450,000 VND/tháng với số lượng 30 tài khoản sử dụng
– Gói Growth mức 900,000 VND/tháng với số lượng 60 tài khoản sử dụng
– Gói Business mức 900,000 VND/tháng với số lượng 60 tài khoản sử dụng và phát sinh thêm 15.000VNĐ cho một tài khoản/tháng từ tài khoản 61 trở lên.
3.2. Phần mềm KPI iHCM
iHCM được biết tới là phần mềm quản trị hiệu suất làm việc của nhân sự và điều hướng kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. iHCM tích hợp nhiều công cụ quản lý hiện đại như KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR, Kanban,… giúp hiệu quả hoạt động của ứng dụng đem lại liên tục và rõ rệt.
-
Đặc điểm Phần mềm KPI iHCM:
– Hỗ trợ Hoạch định mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên: Thông qua bộ thư viện mục tiêu mẫu đa dạng, Phần mềm iHCM có khả năng thiết lập, liên kết và chia sẻ tới các phân quyền người dùng khác một cách đơn giản. Người dùng có thể chủ động thiết lập KPI, OKR, từ điển năng lực, thẻ điểm cân bằng ngay trên hệ thống.
– Phần mềm hỗ trợ giám sát chặt chẽ từng đầu mục công việc để hướng tới hoàn thành mục tiêu tổng thể. Hệ thống cập nhật liên tục các thông tin như mục tiêu, công việc, lịch làm việc, tiến độ hoàn thành mục tiêu,… của nhân viên. Nhiều chỉ số KPI cần thiết được thể hiện một cách trực quan thông qua các định dạng đồ thị, biểu bảng phong phú.
– Hệ thống hỗ trợ quá trình tương tác giữa các người dùng có liên quan công việc với nhau thông qua email và các thiết bị di động. Ngoài ra phần mềm có thể lưu lại nhật ký tiến trình làm việc và tương tác như mạng xã hội.
– Đánh giá hiệu suất nhân viên theo mục tiêu và KPI: Thông qua hệ thống phần mềm iHCM, tự bản thân nhân viên hoặc người quản lý đều có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả công việc một cách minh bạch và chính xác.
Giao diện hiển thị phần trăm KPI đạt được trên phần mềm iHCM
-
Chi phí để doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống bao gồm 2 hạng mục:
– Chi phí khởi tạo dịch vụ hay còn gọi là chi phí thiết lập cố định 10,000,000 VND. iHCM đưa ra hai mức giá phiên bản khác nhau cho hai gói.
– Chi phí biến đổi theo số lượng người dùng bao gồm: Gói Enterprise: 99.000VND/tháng/người; Gói Enterprise Plus: 139.000VND/tháng/người.
Bên cạnh phương án áp dụng phần mềm quản lý KPI thì việc chọn lựa một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp cũng là một giải pháp tối ưu hiệu quả vấn đề nhân lực. Đặc biệt trong những doanh nghiệp vừa và lớn tính phù hợp càng được đánh giá cao. Bởi bên cạnh tính năng quản lý KPI, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thì phần mềm quản lý nhân sự còn là công cụ hỗ trợ đắc lực về vấn đề tuyển dụng, đào tạo, tính lương – BHXH cho mỗi cán bộ công nhân viên.
>>> Tham khảo ngay: Phân hệ Quản lý Nhân sự – Tiền lương BRAVO 8R2
