Hóa đơn bán hàng là gì? Các mẫu hóa đơn bán hàng phổ biến

Hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây không chỉ là tài liệu ghi chép các giao dịch mua bán thông thường, mà nó còn giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch và quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả nhất. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ phân tích một cách toàn diện về khái niệm hóa đơn bán hàng, vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và lớn. Đồng thời tổng hợp các mẫu hóa đơn bán hàng đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

1. Khái niệm hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là một trong những khái niệm phổ bi trong lĩnh vực kế toán – tài chính doanh nghiệp. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là một loại tài liệu quan trọng, được tạo ra để ghi nhận các giao dịch mua bán giữa khách hàng với doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả nhất.

Một số tổ chức và cá nhân áp dụng hóa đơn bán hàng gồm:

• Tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp áp dụng đối với các hoạt động như: bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước; vận tải quốc tế; xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem là xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Loại hóa đơn sử dụng trong các trường hợp này thường được gọi là hóa đơn bán hàng theo phương pháp trực tiếp.
• Đối với tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào thị trường nội địa; khi thực hiện giao dịch mua bán, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong cùng khu phi thuế quan; hoặc khi xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn phải thể hiện rõ nội dung “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

2. Các nội dung trong hóa đơn bán hàng

Để hóa đơn bán hàng có giá trị pháp lý và sử dụng được trong công tác kế toán – quản trị, nội dung trên hóa đơn cần được thể hiện đầy đủ và chính xác. Đây là yếu tố doanh nghiệp  cần đặc biệt lưu ý nhằm tránh rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành. Một số nội dung đặc biệt cần thiết gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Ghi rõ số hoá đơn
• Thông tin người bán: tên, địa chỉ trụ sở, mã số thuế và các thông tin nhận diện khác
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế, trong trường hợp người mua không có mã số thuế thì có thể bỏ qua nội dung này. Riêng đối với một số giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mang tính đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân, hóa đơn có thể không cần ghi tên và địa chỉ người mua.
• Liệt kê tên, đơn vị tính, số lượng, dịch vụ, đơn giá hàng hóa, thành tiền (không có thuế GTGT).
• Liệt kê chính xác tổng số tiền thanh toán bằng số và bằng chữ, ngày lập hoá đơn.
• Nội dung hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Hóa đơn cần ghi rõ thời điểm lập hóa đơn cũng như thời điểm ký số đối với hóa đơn điện tử
• Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại (nếu có phát sinh) cũng phải được thể hiện minh bạch trên hóa đơn.
• Ngoài các thông tin bắt buộc, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm một số nội dung khác như biểu tượng, logo nhằm thể hiện thương hiệu, hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm của từng giao dịch và yêu cầu quản lý, hóa đơn cũng có thể kèm theo các thông tin liên quan như hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng hoặc các thông tin cần thiết khác để phục vụ công tác quản lý và đối chiếu.

3. Những đối tượng cần sử dụng đến hóa đơn bán hàng

Dựa trên phương pháp tính thuế cũng như phạm vi hoạt động kinh doanh, các đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng có thể được chia thành hai nhóm chính. Việc phân chia này giúp xác định đúng loại hóa đơn cần sử dụng và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

• Nhóm đối tượng thứ nhất: Bao gồm các tổ chức và cá nhân áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp. Đây là những đối tượng có nghĩa vụ tính và nộp thuế VAT khi thực hiện các hoạt động như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong phạm vi nội địa, xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan. Không chỉ dừng lại ở đó, trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, nhóm đối tượng này vẫn phải thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thuế giá trị gia tăng theo quy định. Đối với các hoạt động nêu trên, hóa đơn bán hàng được sử dụng là mẫu số 3.2 theo quy định tại Phụ lục 3, hoặc mẫu số 5.2 tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư hiện hành.
• Nhóm đối tượng thứ hai: Bao gồm tổ chức và cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan. Đối với nhóm này, việc sử dụng hóa đơn là bắt buộc khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ vào thị trường nội địa. Ngoài ra, trong các trường hợp phát sinh giao dịch giữa các tổ chức, cá nhân cùng hoạt động trong khu phi thuế quan, hoặc khi xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn phải thể hiện rõ nội dung “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” nhằm phân biệt và phục vụ công tác quản lý thuế. Mẫu hóa đơn được áp dụng cho nhóm đối tượng này là mẫu số 5.3, được quy định cụ thể tại Phụ lục 5 của Thông tư.

Nhiều doanh nghiệp vừa và lớn thường có số lượng hóa đơn rất lớn. Điều này sẽ khiến các doanh nghiệp khó theo dõi và hạch toán đầy đủ, kịp thời. Vậy nên, các doanh nghiệp vừa và lớn đang có xu hướng sử dụng phần mềm kế toán Bravo để được kết nối trực tiếp hóa đơn điện tự trên phần mềm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ và hạch toán danh thu ngay khi lập hóa đơn trên phần mềm.

4. Vai trò quan trọng của hóa đơn bán hàng đối với doanh nghiệp

Hóa đơn bán hàng không chỉ là chứng từ kế toán mà còn giữ vai trò chiến lược trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp vừa và lớn, việc nhận thức đúng vai trò này sẽ giúp quá trình mua bán luôn được minh bạch và giảm thiểu rủi ro.

4.1. Giá trị pháp lý của chứng từ

Hóa đơn bán hàng được xem là chứng từ có giá trị pháp lý, dùng để xác nhận giao dịch mua bán được phát sinh giữa bên bán và bên mua. Bởi vậy, đây được xem là căn cứ quan trọng nhằm làm rõ quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình giao dịch.

4.2. Xác định doanh thu và chi phí

Hóa đơn bán hàng là căn cứ giúp doanh nghiệp xác định chính xác doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hoặc dịch vụ. Đồng thời, dựa vào các thông tin thể hiện trên hóa đơn, doanh nghiệp có thể tính toán và kiểm soát chi phí. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp và hiệu quả.

4.3. Chứng minh tình hình tài chính

Hiện nay, hóa đơn bán hàng đóng vai trò là chứng từ quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Dựa vào các thông tin thể hiện trên hóa đơn, doanh nghiệp có thể xác nhận và chứng minh doanh thu cũng như chi phí phát sinh trong từng kỳ hoạt động kinh doanh.

4.4. Quản lý và giám sát hoạt động mua bán

Hóa đơn bán hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý các giao dịch mua bán một cách hiệu quả. Nhờ việc lập và lưu trữ hóa đơn, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cũng như khoản tiền thực tế thu được từ khách hàng.

4.5. Quản lý hàng tồn kho

Hóa đơn bán hàng phản ánh số lượng và chủng loại hàng hóa đã được tiêu thụ. Thông qua đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình xuất bán và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn.

5. Phân biệt hóa đơn bán hàng với hóa đơn giá trị gia tăng

Trong hệ thống chứng từ kế toán, hóa đơn bán hàng thường bị nhầm lẫn với hóa đơn giá trị gia tăng. Đây đều là hai loại hoá đơn được lập sau khi doanh nghiệp bán hàng và xuất hàng. Tuy nhiên, việc kê khai hay hạch toán cho doanh nghiệp thì 2 loại hoá đơn này đều khác nhau. Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa hoá đơn bán hàng và hoá đơn giá trị gia tăng.

6. Tổng hợp các mẫu hóa đơn bán hàng phổ biến hiện nay

Trên thực tế, có nhiều mẫu hóa đơn bán hàng khác nhau được sử dụng tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng mẫu hóa đơn giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quản lý và vận hành.

Mẫu hóa đơn bán hàng truyền thống

Mẫu hóa đơn bán hàng truyền thống thường được in sẵn và sử dụng trong các giao dịch trực tiếp. Mẫu này có cấu trúc đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với các hoạt động bán hàng cơ bản. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp vừa và lớn, mẫu hóa đơn này có hạn chế về khả năng lưu trữ và tổng hợp dữ liệu.

Mẫu hóa đơn bán hàng tự in

Hóa đơn bán hàng tự in cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế mẫu hóa đơn theo nhu cầu. Doanh nghiệp có thể bổ sung logo, thông tin thương hiệu và các nội dung cần thiết khác. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp muốn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và kiểm soát chặt chẽ quy trình phát hành hóa đơn.

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn phổ biến hơn. Đặc biệt là trong quá trình chuyển đổi số hoạt động kế toán – tài chính. Bao gồm toàn bộ quy trình từ lập hóa đơn, ký số đến lưu trữ và tra cứu đều được thực hiện trên nền tảng điện tử.

Hóa đơn bán hàng điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu thủ tục thủ công và hạn chế sai sót. Vậy nên, đối với các doanh nghiệp lớn cần ứng dụng các phần mềm quản lý tài chính kế toán có khả năng tích hợp hóa đơn điện tử. Vừa giúp tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn mà còn hỗ trợ đồng bộ dữ liệu kế toán, bán hàng và thuế.

Mẫu hóa đơn bán hàng nội bộ

Hóa đơn bán hàng nội bộ được sử dụng để ghi nhận các giao dịch giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một doanh nghiệp. Mẫu này giúp doanh nghiệp kiểm soát luồng hàng hóa và doanh thu nội bộ. Hình thức này rất phù hợp trong quản trị doanh nghiệp đa chi nhánh hoặc tập đoàn.

7. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng trong doanh nghiệp vừa và lớn

Khi doanh nghiệp sử dụng các mẫu hóa đơn bán hàng, cần tuân thủ một số nguyên tắc và lưu ý quan trọng. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp của các giao dịch.

• Thông tin người mua hàng: Hóa đơn bán hàng phải viết đầy đủ và chính xác họ tên của người mua. Bên cạnh đó, địa chỉ người mua cũng cần được ghi rõ ràng, chi tiết để đảm bảo tính xác thực của thông tin giao dịch.
• Thông tin đơn vị bán hàng/cung cấp dịch vụ: Trên hóa đơn cần ghi rõ tên đơn vị bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, kèm theo địa chỉ, mã số thuế (nếu có) và các thông tin liên hệ cần thiết, nhằm xác định rõ chủ thể phát hành hóa đơn.
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Tên của từng hàng hóa hoặc dịch vụ phải được ghi cụ thể, đầy đủ và rõ ràng. Trường hợp hóa đơn có nhiều mặt hàng hoặc dịch vụ, cần liệt kê chi tiết từng nội dung. Nếu trên hóa đơn còn dòng trống chưa sử dụng, doanh nghiệp cần gạch chéo các dòng này để tránh nhầm lẫn hoặc phát sinh sai sót.
• Đơn vị tính và số lượng: Mỗi mặt hàng cần được ghi rõ đơn vị tính phù hợp như cái, chiếc, kilôgam (kg), lít, mét vuông (m²)… Đồng thời, số lượng hàng hóa thực tế bán ra phải được thể hiện chính xác để làm căn cứ tính giá trị đơn hàng.
• Giá bán thực tế (chưa bao gồm thuế GTGT): Giá bán của từng sản phẩm hoặc dịch vụ cần được ghi theo giá thực tế, không bao gồm thuế GTGT. Phần thuế giá trị gia tăng sẽ được tính riêng và cộng bổ sung theo quy định.
• Tổng giá trị đơn hàng: Doanh nghiệp cần tính toán tổng giá trị dựa trên số lượng và đơn giá của từng hàng hóa, dịch vụ, sau đó ghi rõ tổng số tiền bằng số và bằng chữ nhằm hạn chế sai sót trong quá trình thanh toán.
• Ngày, tháng, năm phát sinh giao dịch: Hóa đơn phải ghi rõ ngày, tháng, năm bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, qua đó xác định thời điểm chính xác của giao dịch và phục vụ công tác quản lý, đối chiếu sau này.

Như vậy, bài viết trên đây chúng tôi đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về hóa đơn bán hàng. Cùng với đó là các thông tin hữu ích về các loại mẫu hóa đơn phổ biến. Hóa đơn bán hàng rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên, doanh nghiệp hãy luôn coi trọng đến việc quản lý tài chính - kế toán một cách minh bạch. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.