Những điều cần biết về Hóa đơn điện tử

04/12/2020
maitt

Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, là tính năng giúp cho các doanh nghiệp và Tổng cục Thuế thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

Trước xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT cùng các giao dịch điện tử như hiện nay, hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Vậy hóa đơn điện tử/ hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Các doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề nào của hóa đơn điện tử?… Bài viết sau sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích liên quan.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là một trong những tính năng mới nhất trên thị trường, giúp các doanh nghiệp và Tổng cục Thuế thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

Hóa đơn điện tử xác thực (hay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế – Hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR (mã vạch hai chiều) được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu

2. Phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, qui định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Trong hoạt động mua bán nói chung, việc sử dụng hóa đơn giấy đặt in đã hình thành từ rất lâu. Đây là một dạng hóa đơn có kích thước nhỏ gọn hơn so với các mẫu hóa đơn thông thường, được thiết kế phù hợp với đặc thù hàng hóa.

Tuy nhiên, trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, hóa đơn điện tử đang trở thành giải pháp tối ưu thay thế hình thức hóa đơn giấy truyền thống. Từ ngày 01-5-2011, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Lợi ích và xu hướng về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong tương lai

Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn; nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh; tránh rủi ro về tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Hóa đơn điện tử có quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật, độ chính xác, an toàn cao, giảm nguy cơ tối đa việc làm giả hóa đơn.

Giảm thiểu các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp do có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan Thuế chấp nhận ngay trong ngày.

Giảm khâu lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp, vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.

Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc xuất ra file nén để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.

Nhận được hỗ trợ, phối hợp xử lý lỗi trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực từ cơ quan Thuế.

Để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử/ hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.

Có chứng thư số (Chữ ký số hay USB Token) theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet

Ngày nay, xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đang dần trở nên phổ biến trên thế giới. Đặc biệt ở Việt Nam, Tổng cục Thuế cũng đã có lộ trình triển khai hóa đơn điện tử trong công tác hiện đại hóa quản lý thuế, chuyển dần từ giai đoạn khuyến khích sử dụng sang giai đoạn bắt buộc sử dụng để thay thế hóa đơn truyền thống trong tương lai gần.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử hỗ trợ hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp, phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế, các công nghệ tiên tiến đang được áp dụng như: Mobile banking, Internet banking, SMS banking… Qua đây, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng khả năng hội nhập toàn cầu.

Xem thêm bài viết liên quan:

>> Phần mềm kế toán quản trị BRAVO