Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Đặc biệt, từ tháng 11/2018 Chính phủ quy định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp.
Với việc: Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản lý kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử… thì sử dụng hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Đặc biệt, từ tháng 11/2018 Chính phủ quy định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp, cụ thể quy định này ra sao chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Khái niệm về hóa đơn điện tử (HDDT)?
-
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HDDT phải đáp ứng các quy định được quy định tại điều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC. -
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của doanh nghiệp đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. -
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất. -
Các loại HDDT bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng… các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.
Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là HDDT.
Cơ sở pháp lý đối với thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
-
Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ -
Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC. -
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018 nhằm thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/ND-CP. Nghị định mới sẽ bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018. Dưới đây là một số điểm mới đáng chú ý so với nghị đinh 51/2010/NĐ-CP:
Đối tượng áp dụng Hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
Thời gian áp dụng Hóa đơn điện tử
Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy (hóa đơn giấy) không có giá trị trong giao dịch, thanh toán mà chỉ để phục vụ để lưu trữ ghi sổ, theo dõi theo quy định trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo trên máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Loại hóa đơn điện tử
Ngoài hóa đơn GTGT, GTTT, hóa đơn điện tử còn bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử…
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được coi là hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được tạo lập không phân biệt giá trị hàng hóa, dịch vụ cung cấp.
Bộ tài chính có trách nhiệm thống nhất Định dạng file Hóa đơn điện tử.
Đặc biệt, điều 12 của Nghị định số 119/2018/ND-CP đã quy định rất chi tiết về các nhóm đối tượng triển khai.
Các nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
-
Nhóm 1
-
Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại. -
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang hoạt động có đủ 3 điều kiện dưới đây: -
Có giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử (Nộp báo cáo thuế hàng tháng, quý) -
Có hệ thống phần mềm kế toán. -
Phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
Các doanh nghiệp thuộc 2 đối tượng trên được sử dụng hóa đơn điện tử thông thường theo thông tư 32/2011/TT-BTC (tức hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế).
Chú ý: Tại thời điểm hiện tại do chưa ban hành thông tư hướng dẫn, các doanh nghiệp vẫn thực hiện việc đăng ký hồ sơ và sử dụng các mẫu thông báo theo thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử được tạo lập ngay khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
-
Nhóm 2
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
-
Nhóm 3
-
Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng -
Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. -
Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nêu trên nhưng thực hiện kê khai thuế hàng tháng, quý với cơ quan thuế, nếu có nhu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
-
Nhóm 4
Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018 ở những thành phố lớn (5 thành phố trực thuộc trung ương). Việc thí điểm này sẽ được các cục Thuế địa phương thông báo đến từng đơn vị.
-
Nhóm 5
Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ở trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Sơ bộ về tính năng hóa đơn điện tử của phần mềm BRAVO
Giải pháp tích hợp Hóa đơn điện tử với phần mềm BRAVO được giải thích bằng sơ đồ sau (ở đây lấy ví dụ đơn vị phát hành hóa đơn là VNPT)
Giải thích sơ đồ:
(1) Kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn GTGT trên phần mềm BRAVO
(2) Hệ thống kế toán BRAVO gửi dữ liệu sang hệ thống phát hành hóa đơn của đơn vị phát hành hóa đơn (ví dụ VNPT)
(3) Hệ thống HDDT của đơn vị phát hành hóa đơn (ví dụ VNPT) phát hành hóa đơn
(1’) Hệ thống HDDT của đơn vị phát hành hóa đơn gửi trả lại các kết quả/dữ liệu cho phần mềm BRAVO [Trạng thái phát hành hóa đơn, số hóa đơn, Gạch nợ hóa đơn, Thay thế hóa đơn…]
(4) Lưu hóa đơn trên hệ thống HDDT của đơn vị phát hành hóa đơn
(5) Hệ thống HDDT của đơn vị phát hành hóa đơn gửi báo tiền dịch vụ lên portal của họ
(6) Khách hàng vào portal của đơn vị phát hành hoá đơn có thể xem được số tiền thanh toán
(7) Nhân viên thu tiền của khách hàng
(8)(8’) Hệ thống HDDT của đơn vị phát hành hóa đơn gửi hóa đơn cho khách hàng đồng thời gửi mail cho khách hàng thông tin về hóa đơn.
(9) Khách hàng download hóa đơn.
Để triển khai tính năng hóa đơn điện tử, BRAVO sẽ thực hiện các bước sau đây:
-
Bước 1: Ghi nhận yêu cầu, khảo sát, đề xuất và thống nhất phương án triển khai tích hợp. -
Bước 2: Ký kết hợp đồng/phụ lục hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý của việc cung cấp/sử dụng hóa đơn điện tử. -
Bước 3: Đăng ký với cơ quan Thuế về thay đổi hình thức phát hành hóa đơn. -
Bước 4: Triển khai tích hợp. -
Bước 5: Vận hành thử nghiệm -
Bước 6: Vận hành chính thức
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin cũng như việc ứng dụng nó vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì hóa đơn điện tử trở thành thứ không xa lạ gì với các doanh nghiệp. Để thực hiện đúng những quy định của nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thông tin mới và triển khai đảm bảo theo đúng quy định.
Có thể bạn quan tâm:
>> Thuế TNDN, Thuế TNCN đối với lương tháng thứ 13 của người lao động.
