Mục lục
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi công dân. Việc quyết toán thuế TNCN mỗi cá nhân có thể chủ động thực hiện hoặc ủy quyền thông qua các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sử dụng lao động. Với sự phát triển nhanh chóng của thời đại công nghệ số, việc tự thực hiện quyết toán thuế TNCN trở nên dễ dàng hơn rất nhiều thông qua hình thức online. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình quyết toán thuế TNCN online năm 2024 để mỗi người có thể chủ động thực hiện một cách dễ dàng và chính xác.
1. Khi nào cần quyết toán thuế TNCN online
Thông thường việc quyết toán thuế TNCN của mỗi cá nhân sẽ được ủy quyền trực tiếp cho các đơn vị doanh nghiệp sử dụng lao động thực hiện. Tuy nhiên trong một số trường hợp ngoại lệ, người lao động cần phải trực tiếp thực hiện việc quyết toán thuế TNCN.
- Trường hợp người lao động có thu nhập từ nhiều nơi: Khi bạn làm việc cho nhiều công ty và có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, bạn cần tự mình quyết toán thuế.
- Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc trong năm: Khi bạn chuyển công tác giữa các công ty, trách nhiệm quyết toán thuế cũng thuộc về bạn.
2. Trước khi quyết toán thuế TNCN online thì cần chuẩn bị gì?
Trước khi bắt đầu thực hiện quy trình quyết toán thuế online, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và tài liệu cần thiết.
a. Đăng ký tài khoản trên hệ thống thuế điện tử (Etax):
Truy cập vào hệ thống thuế điện tử Etax và đăng ký tài khoản cá nhân nếu bạn chưa có. Việc đăng ký khá đơn giản, bạn chỉ cần điền thông tin cá nhân như họ tên, số điện thoại, mã số thuế và email.
b. Chuẩn bị các giấy tờ và thông tin liên quan
- Mã số thuế cá nhân: Đây là mã số quan trọng mà bạn sẽ sử dụng trong suốt quá trình quyết toán thuế. Nếu bạn chưa có mã số thuế, bạn có thể đăng ký mã số thuế online trên hệ thống Etax.
- Chứng từ khấu trừ thuế: Đây là giấy tờ mà cơ quan hoặc tổ chức đã trả thu nhập cung cấp cho bạn. Các chứng từ này cho biết tổng số thu nhập đã chi trả và số tiền thuế đã khấu trừ.
- Các giấy tờ khác: Giấy xác nhận thu nhập từ các nguồn khác, các chứng từ giảm trừ gia cảnh (nếu có).
c. Hướng dẫn chi tiết về quy trình quyết toán thuế TNCN online
Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử
- Truy cập vào hệ thống Etax và đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân đã đăng ký: Nhập “mã số thuế” và nhập “mật khẩu”, sau đó ấn đăng nhập.
Bước 2: Chọn chức năng kê khai thuế
- Sau khi đăng nhập, trên thanh menu chọn "Quyết toán thuế" và tiếp tục chọn "Kê khai thuế trực tuyến".
Bước 3: Nhập thông tin kê khai trực tuyến
Giao diện màn hình nhập thông tin
Trường thông tin có dấu (*) đỏ là bắt buộc phải kê khai trung thực. Gồm có: Tên người gửi; Địa chỉ liên hệ; SĐT; Email.
Trường thông tin tờ khai sẽ chọn: 02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 80/2021)
Trường thông tin cơ quan thuế quyết toán: gồm có 3 đối tượng cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Tích vào ô đầu tiên nếu: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài.
Sau đó, Người nộp thuế lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế trong năm
Trường hợp 2: Tích vào ô thứ 2 nếu: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn thu nhập trở lên bao gồm cả thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm và Thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ.
Người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan theo bảng mẫu của cơ quan thuế
Trường hợp 3: Tích vào ô thứ 3 nếu: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.
Thực hiện khai thông tin về nơi làm việc: Nếu có thay đổi nơi làm việc tích vào ô 1 hoặc ô 2. Nếu không có thay đổi nơi làm việc: Tích vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5.
Tiếp tục điền thông tin ở các mục sau:
- Trường hợp quyết toán thuế:
- Quyết toán theo năm dương lịch
- Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch
- Quyết toán không đủ 12 tháng
- Năm kê khai: Năm thực hiện quyết toán
- Loại tờ khai:
- Tờ khai chính thức: Khi thực hiện quyết toán thuế lần đầu trong kỳ
- Tờ khai bổ sung: Trường hợp đã nộp hồ sơ rồi nhưng người nộp thuế khai sai muốn khai lại
Bước 4: Điền thông tin vào tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN.
Mẫu 02/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân dành cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Mẫu này được sử dụng để khai báo các khoản thu nhập, các khoản được giảm trừ và tính toán số thuế phải nộp trong một năm.
Các chỉ tiêu chính cần khai báo trong mẫu 02/QTT-TNCN bao gồm:
Phần thông tin chung:
- Kỳ tính thuế: Ghi theo năm của kỳ thực hiện khai thuế.
- Lần khai: Xác định là khai lần đầu hay khai bổ sung.
- Thông tin cá nhân: Họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ, số điện thoại...
Phần khai báo thu nhập:
- Tổng thu nhập chịu thuế: Bao gồm tổng các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam.
- Các khoản thu nhập được miễn thuế: Khai báo các khoản thu nhập được miễn thuế theo quy định của pháp luật.
- Các khoản giảm trừ: Khai báo các khoản giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc (nếu có).
- Thu nhập chịu thuế tính thuế: Là tổng thu nhập chịu thuế sau khi đã trừ đi các khoản được miễn thuế và giảm trừ.
Phần tính thuế:
- Thuế suất áp dụng: Tùy thuộc vào mức thu nhập chịu thuế tính thuế mà áp dụng thuế suất tương ứng theo quy định.
- Số thuế tính được: Số thuế phải nộp tính theo công thức: Thu nhập chịu thuế tính thuế x Thuế suất áp dụng.
- Số thuế đã nộp: Khai báo số thuế đã nộp trong năm (nếu có).
- Số thuế phải nộp/hoàn lại:
- Số thuế phải nộp: Nếu số thuế tính được lớn hơn số thuế đã nộp.
- Số thuế được hoàn lại: Nếu số thuế tính được nhỏ hơn số thuế đã nộp.
Các phần khác:
- Các khoản thu nhập từ nước ngoài: Nếu có thu nhập từ nước ngoài, cần khai báo đầy đủ thông tin.
- Các khoản chi phí được trừ: Khai báo các khoản chi phí được trừ hợp pháp theo quy định.
- Các thông tin khác: Các thông tin bổ sung khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Bước 5: Nộp tờ khai
Để nộp tờ khai bạn thực hiện như sau
- Tích chọn mục “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm”
- Chọn “Hoàn thành kê khai”.
- Chọn “Kết xuất XML” để lưu và nộp tờ khai
- Sau đó chọn “Nộp tờ khai“
Bước 6: Gửi hồ sơ và các chứng từ đính kèm
- Chọn phụ lục đính kèm: Bao gồm các chứng từ như chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ nộp thuế, chứng từ từ thiện, nhân đạo (nếu có), tài liệu xác minh khoản đã trả của tổ chức trả thu nhập từ nước ngoài, và các chứng từ khác nếu cần.
- Nhấn "Chọn tệp" để tải lên tệp dữ liệu đính kèm lên hệ thống.
- Nhấn "Tiếp tục".
Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị xác thực nộp tờ khai:
- Nhập "Mã kiểm tra" và chọn "Tiếp tục".
- Nhập mã OTP được Tổng Cục Thuế gửi qua tin nhắn điện thoại, sau đó chọn "Tiếp tục".
Sau khi hoàn tất việc nộp tờ khai thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận vào email và tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký của người nộp thuế với nội dung: “Hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công. CQT sẽ trả thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận sau 01 ngày làm việc.”
