Tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm BRAVO

01/04/2021
maitt

Nhờ vào những lợi ích thiết thực mà Hóa đơn điện tử đang ngày càng được ưu tiên sử dụng so với hóa đơn giấy. Trong tương lai, bước vào thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế hoàn toàn hóa đơn thường.

Thời gian qua, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản xoay quanh vấn đề Hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp đã đi vào thực hiện theo quy định mới, tuy nhiên trên thực tế vẫn còn nhiều doanh nghiệp, đơn vị tổ chức chưa có nhiều hiểu biết về vấn đề này.

Bài viết dưới đây cung cấp một số kiến thức cơ bản cần thiết về Hóa đơn điện tử mà các cá nhân, Doanh nghiệp cần nắm được. Bên cạnh đó chúng tôi sẽ chia sẻ thêm tính năng HĐĐT tích hợp trên phần mềm BRAVO như thế nào để Quý Khách hàng của BRAVO có hình dung rõ ràng hơn để ứng dụng cho doanh nghiệp mình.

Những kiến thức cơ bản về Hóa đơn điện tử

Khái niệm Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là giải pháp giúp cho các Doanh nghiệp, tổ chức có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.

Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Cơ sở pháp lý.

Luật: Giao dịch điện tử;

Nghị định:

+ Số 51/2010/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.

+ Số 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký số

+ Thông tư số 32/2011/TT- BTC v/v Khởi tạo, phát hành, sử dụng HDDT.

+ Thông tư số 39/2014/TT- BTC v/v Hướng dẫn về HĐ hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn điện tử phát hành:

+ Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy.

+ Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

Lợi ích của việc sử dụng Hóa đơn điện tử

Tiết tiết kiệm chi phí:

In hóa đơn: chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy.

Phát hành hóa đơn đến khách hàng qua phương tiện điện tử như Email, Portal.

Lưu trữ hóa đơn bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ.

Dễ dàng quản lý

Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu.

Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn.

Đơn giản hóa việc quyết toán.

Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

Thuận tiện sử dụng

Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.

Dễ dàng trong việc lưu trữ.

Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.

An toàn dễ khai thác dữ liệu

Có tem chống giả QRcode, Barcode,… đảm bảo an toàn cho các đơn vị tiếp nhận hóa đơn.

Dễ dàng khai thác dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau.

Điều kiện sử dụng Hóa đơn điện tử

Thứ nhất: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Thứ hai: Đơn vị phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Thứ ba: Đơn vị phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Thứ tư: Đơn vị đang sử dụng phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Thứ năm: Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Thứ sáu: Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Trên hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 11/2018

Căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018, có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018 quy định:

Việc thực hiện hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018) thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018) thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 nếu cơ quan thuế thông báo DN chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì DN thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Đối với DN mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo DN thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì DN thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như ý trên.

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Tính năng Hóa đơn điện tử tích hợp trên Phần mềm BRAVO

Phần mềm BRAVO có khả năng tích hợp tính năng hóa đơn điện tử với nhiều nhà phát hành/cung cấp hóa đơn điện tử khác nhau, dưới đây là mô tả về tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm BRAVO tích hợp cùng nhà phát hành hóa đơn điện tử VNPT.

Mô hình nghiệp vụ của giải pháp tích hợp HĐĐT

Diễn giải sơ đồ:

(1) Kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn GTGT trên phần mềm BRAVO

(2) Hệ thống kế toán BRAVO gửi dữ liệu sang hệ thống phát hành hóa đơn của VNPT

(3) Hệ thống hóa đơn điện tử VNPT phát hành hóa đơn

(1’) Hệ thống HĐĐT của VNPT gửi trả lại các kết quả/dữ liệu cho phần mềm BRAVO [Trạng thái phát hành hóa đơn, số hóa đơn, Gạch nợ hóa đơn, Thay thế hóa đơn, …. ]

(4) Lưu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của VNPT

(5) Hệ thống hóa đơn điện tử VNPT gửi báo tiền dịch vụ lên portal của VNPT

(6) Khách hàng vào portal của VNPT có thể xem được số tiền thanh toán

(7) Nhân viên thu tiền của khách hàng

(8)(8’) Hệ thống hóa đơn điện tử của VNPT gửi hóa đơn cho khách hàng đồng thời gửi mail cho khách hàng thông tin về hóa đơn.

(9). Khách hàng download hóa đơn

Các phương pháp tích hợp BRAVO-VNPT

Hiện tại, có 02 cách thức xác thực (ký số) phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống phát hành của VNPT

Xác thực bằng thiết bị HSM của VNPT

Xác thực bằng thiết bị ký số (token) của doanh nghiệp (có thể là chữ ký số do VNPT cung cấp hoặc các nhà cung cấp khác)

Phương án 1: Ký số, xác thực trên phần mềm BRAVO. Phương án này chỉ áp dụng được với những khách hàng sử dụng chữ ký số (thiết bị token) để ký số/xác thực phát hành hóa đơn điện tử

Phương án 2: Ký số, xác thực HĐĐT trên hệ thống phát hành hóa đơn của VNPT. Phương án này áp dụng được cả 02 hình thức xác thực thông qua thiết bị token (ký số của doanh nghiệp) và thiết bị HSM (ký số của VNPT)

Với những nhà phát hành hóa đơn khác, phần mềm BRAVO cũng tích hợp theo các phương án tương tự như trên.

Một số hình ảnh tích hợp HĐĐT trên Phần mềm BRAVO

Màn hình giao diện hóa đơn GTGT và tính năng thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn điện tử trên phần mềm BRAVO

Giao diện/tính năng phát hành HĐĐT trên phần mềm BRAVO. Chọn “Số hóa đơn” –> Chọn mục “Hóa đơn điện tử” à Chọn “Phát hành”

Giao diện thông báo phát hành/đẩy dữ liệu lên hệ thống phát hành HĐĐT của VNPT thực hiện thành công.

Những khách hàng BRAVO đã triển khai thành công

Bắt kịp sự phát triển công nghệ cũng như yêu cầu, sự khuyến khích từ chính phủ, số lượng doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cũng gia tăng nhanh chóng. Dưới đây là những khách hàng tiêu biểu của BRAVO hiện đã chuyển sang Hóa đơn điện tử và tích hợp hóa đơn điện tử thành công trên phần mềm, để Quý Khách hàng và bạn đọc có thể tham khảo thêm: