Tư vấn triển khai ERP cho doanh nghiệp: Quy trình và lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp

Rút ra bài học đắt giá từ những dự án ERP thất bại, doanh nghiệp càng cần nhận ra tầm quan trọng của việc Tư vấn triển khai ERP. Việc thiết lập một quy trình triển khai tối ưu và lựa chọn một nhà cung cấp uy tín, phù hợp là một trong số những yếu tố quan trọng chi phối đến kết quả thành công hay thất bại của dự án. Bước vào thời kỳ chuyển đổi số của nền kinh tế, việc ứng dụng triển khai ERP vào công tác quản lý càng được minh chứng khi là giải pháp hàng đầu trong việc tối ưu hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.

1. ERP là gì? Tư vấn triển khai ERP là gì

ERP có tên Tiếng Anh đầy đủ là Enterprise Resource Planning được dịch là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là một giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin tạo thành phần mềm quản lý đa chức năng trợ giúp công việc quản lý trong một doanh nghiệp. Cụ thể là các nhiệm vụ ghi nhận, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu đồng bộ và tối ưu trên cùng một hệ thống đem lại nhiều hiệu quả vượt trội so với cách thức thao tác thủ công.

Tư vấn triển khai ERP là việc hoạch định kế hoạch và đưa ra giải pháp cho dự án triển khai ERP một cách hoàn chỉnh và tối ưu nhất. Tư vấn triển khai ERP sẽ bao gồm những công việc sau:

• Tư vấn khảo sát: thường bao gồm những thành viên tham gia trực tiếp vào quá trình khảo sát quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó sẽ đưa ra những đề xuất phù hợp cho việc tối ưu quy trình.
• Tư vấn giải pháp triển khai: Đây là một công việc tư vấn có vai trò chủ đạo, tham gia trực tiếp vào việc đề xuất giải pháp xử lý các bài toán yêu cầu từ phía doanh nghiệp và nắm vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động trong quá trình triển khai để đảm bảo mục tiêu được đề ra.
• Tư vấn về yếu tố hạ tầng hệ thống: là những khảo sát liên quan tới vấn đề cấu hình trang thiết bị, cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đưa ra đề xuất để nâng cấp hoặc cải thiện để đáp ứng việc vận hành trơn tru sau khi triển khai ứng dụng ERP.

2. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai ERP

Mặc dù xu thế chung là hầu hết các doanh nghiệp đều hướng đến việc lựa chọn ứng dụng CNTT để áp dụng vào quy trình quản lý của mình. Tuy nhiên ngoài Giải pháp ERP, nhà quản lý cũng có thể lựa chọn nhiều giải pháp dựa theo nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Lựa chọn một thời điểm phù hợp với quy mô, nhân lực và vật lực với doanh nghiệp là điều cần thiết để có thể phát huy được tối đa hiệu quả của phần mềm ERP.

• Khi doanh thu của doanh nghiệp duy trì ổn định ở ngưỡng 50 – 70 tỷ/năm trở lên thì doanh nghiệp sẽ có đủ tiềm lực tài chính thực hiện cân nhắc và đầu tư một Phần mềm ERP phù hợp.
• Doanh nghiệp đang sử dụng và tích hợp quá nhiều phần mềm riêng lẻ, rời rạc: Việc ứng dụng quá nhiều hệ thống phần mềm không được liên kết đồng bộ với nhau chính là kẽ hở cho sự xuất hiện những sai lệch. Ngoài ra đây cũng là nguyên do gây ra sự chậm chễ của những nguồn thông tin dữ liệu quan trọng, cần được truy xuất nhanh. Điều này khiến cho những quyết định của nhà quản lý đưa ra có thể không đảm bảo tính kịp thời.
• Khối lượng dữ liệu doanh nghiệp lớn, gây khó khăn cho việc tìm kiếm, truy cập và quản lý. Khi doanh nghiệp càng lớn, thì quy luật tất yếu là khối lượng dữ liệu cũng càng phình to hơn. Bởi vậy hệ thống và quy trình quản lý cũng phải được nâng cấp cùng để đảm bảo sự vận hành được ổn định. Dữ liệu quản lý không tốt có thể dẫn đến những hậu quả khá nghiêm trọng như: thông tin kế toán, sổ sách bị sai lệch; Dữ liệu tại các bộ phận khác cũng không thể update đầy đủ; Nhà lãnh đạo gặp phải khó khăn trong việc truy xuất báo cáo định kỳ; …
• Bộ phận Tài chính Kế toán mất nhiều thời gian công sức trong việc xử lý giấy tờ thủ công và excel. Điều này khiến cho công việc không những không hiệu quả mà còn xảy ra nhiều sai sót không đáng có gây thiệt hại nghiêm trọng về tài lực.
• Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh, văn phòng, công ty con…
• Bộ máy cấu trúc của Doanh nghiệp cồng kềnh, hoạt động không hiệu quả và có nhu cầu tái cấu trúc công ty.
• Số lượng Khách hàng lớn, việc chăm sóc giao dịch gặp khó khăn, thường xuyên nhận được các phản hồi, đánh giá không tốt.

3. Vai trò của việc tư vấn triển khai ERP

Để có thể hoàn thành trọng trách của công việc Tư vấn triển khai ERP, đối tác sẽ phải hội tụ đầy đủ các yếu tố về mặt năng lực chuyên môn và kinh nghiệm trong ngành. Khi đó họ sẽ đảm nhiệm hiệu quả những vai trò quan trọng sau:

• Có khả năng phân tích và tối ưu hóa nhu cầu doanh nghiệp

Sau khi khảo sát và tìm hiểu về quy trình làm việc hiện tại của Doanh nghiệp, đơn vị tư vấn có thể xác định những vướng mắc trong hệ thống và đề xuất giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và gia tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất kinh doanh.

• Hỗ trợ tư vấn chuyển đổi hoặc tích hợp từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới

Đối với những doanh nghiệp đang sử dụng những phần mềm riêng lẻ hoặc từ những nhà cung cấp khác nhau mà thực hiện việc chuyển đổi hoặc tích hợp sẽ gặp phải nhiều khó khăn và rủi ro hơn. Với sự hỗ trợ từ đơn vị tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp đo lường được những rủi ro và giảm thiếu những tác động tiêu cực trong quá trình dự án được triển khai.

• Tối đa hóa giá trị đầu tư

Với sự cân đối giữa kỹ thuật triển khai và nhu cầu trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, đội ngũ tư vấn sẽ cung cấp những thông tin về việc lựa chọn phần mềm phù hợp, thiết kế ra sao để tối ưu cho hiện tại và cả bài toán mở rộng ở tương lai.

• Giảm thiểu các rủi ro, đảm bảo sự liên tục và thành công của dự án.

Nguyên nhân thất bại của các dự án ERP hầu hết đều đến từ việc không lường trước được các rủi ro từ nhà cung cấp và doanh nghiệp. Nhờ có sự tham gia của đơn vị Tư vấn sẽ giúp khắc phục được vấn đề này. Họ đưa ra những đo lường sát sao nhất về rủi ro và đồng thời đề xuất các phương án xử lý. Vậy nên tỷ lệ thành công của dự án triển khai ERP được nâng lên rất nhiều, không chỉ về mặt hiệu quả mà tiến độ cũng được đảm bảo.

4. Quy trình triển khai dự án ERP thành công

Mỗi dự án triển khai ERP đều có những đặc thù riêng, đòi hỏi sự linh hoạt và tùy biến cao. Tuy nhiên, một quy trình chuẩn sẽ giúp đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả trong quá trình thực hiện. Dưới đây là quy trình triển khai ERP tối ưu tối đa mà BRAVO đã thiết lập và áp dụng thành công trong nhiều dự án, cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về hành trình số hóa doanh nghiệp.

Bước 1: Khảo sát và Xây dựng Phương án trong khoảng 1 tháng

Giai đoạn này tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó xây dựng phương án triển khai phù hợp. Các hoạt động chính bao gồm:

• Phân tích quy trình hiện tại và xác định các điểm cần cải thiện.
• Lựa chọn các mô hình và cấu hình phần mềm phù hợp.
• Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm timeline, nguồn lực và rủi ro.
• Thành lập ban dự án và phân công nhiệm vụ rõ ràng.

Bước 2: Thiết kế và Cấu hình Hệ thống: thời gian dự kiến là 02 tháng

Nhà cung cấp sẽ tiến hành:

• Thiết kế cấu trúc hệ thống dựa trên phương án đã được phê duyệt.
• Cấu hình phần mềm để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ cụ thể của doanh nghiệp.
• Phát triển các báo cáo và giao diện người dùng tùy chỉnh.

Bước 3: Cài đặt phần mềm và đào tạo: thời gian dự kiến 1-2 tháng

Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

• Cài đặt phần mềm lên hệ thống hạ tầng của doanh nghiệp.
• Tiến hành các bài kiểm thử chức năng và hiệu năng để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
• Đào tạo ban đầu cho người dùng cuối.

Bước 4: Chuyển giao phần mềm và Vận hành Thực tế: thời gian dự kiến 1-2 tháng

Dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp sẽ được chuyển đổi và tích hợp vào hệ thống mới. Sau đó, hệ thống sẽ được vận hành thử nghiệm trong một môi trường kiểm soát để phát hiện và khắc phục các lỗi có thể xảy ra.

Bước 5: Nghiệm thu và Bàn giao phần mềm

Khi hệ thống đã đạt được các tiêu chí nghiệm thu, cả hai bên sẽ tiến hành ký kết biên bản nghiệm thu và bàn giao hệ thống cho doanh nghiệp.

Một số lưu ý quan trọng trong quá trình triển khai dự án ERP:

• Sự tham gia tích cực từ phía doanh nghiệp Khách hàng: Thành công của dự án phụ thuộc rất lớn vào sự hợp tác và hỗ trợ của doanh nghiệp.
• Đào tạo và hỗ trợ người dùng từ nhà cung cấp: Đào tạo thường xuyên và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố quan trọng để đảm bảo người dùng nắm vững cách sử dụng hệ thống.
• Quản lý thay đổi: Quá trình triển khai ERP là một quá trình thay đổi lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả.

Quy trình triển khai ERP chỉ là một khuôn mẫu, việc điều chỉnh và linh hoạt là điều cần thiết để phù hợp với từng dự án cụ thể. BRAVO luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng để xây dựng một hệ thống ERP hiệu quả và đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp.

5. Chi phí triển khai dự án ERP? Một số lưu ý để phòng tránh bẫy chi phí từ nhà cung cấp.

Chi phí triển khai dự án ERP phụ thuộc hoàn toàn vào các bài toán yêu cầu cũng như quy mô, số lượng người dùng, cơ sở triển khai từ phía doanh nghiệp. Vậy nên sẽ không có mức chi phí cố định chung cho dự án ERP. Mức chi phí triển khai tối thiểu, đáp ứng các bài toán quản lý cơ bản cho một công ty quy mô vừa tại Việt Nam thường sẽ dao động trong ngưỡng từ 50 – 100 nghìn USD. Cụ thể những yếu tố sau sẽ tác động trực tiếp tới chi phí và giá cả của việc triển khai phần mềm.

a. Các yếu tố tác động chi phối tới giá

• Phiên bản phần mềm ERP: Việc nâng cấp các phiên bản phần mềm theo xu hướng phát triển của công nghệ thông tin là yêu cầu tất yếu tại các công ty công nghệ. Bởi vậy với một sản phẩm phần mềm sẽ có nhiều phiên bản được update và phiên bản mới nhất thường tối ưu nhất và có chi phí cao nhất.
• Chi phí phụ thuộc vào số phân hệ, module triển khai: Doanh nghiệp cần hoạch định rõ ràng về nhu cầu của mình để quy trình triển khai được thuận lợi và dứt điểm theo từng phân hệ, module tránh tình trạng các lỗi phát sinh chồng chéo.
• Quy mô doanh nghiệp: Số lượng cơ sở triển khai, người dùng sử dụng cũng là một yếu tố quan trọng quyết định tới giá thành của phần mềm. Đối với các sản phẩm phần mềm ERP đóng gói đây được xem là yếu tố hàng đầu được dùng để tính toán và đưa ra báo giá.
• Yếu tố về Ngôn ngữ lập trình phần mềm và công nghệ áp dụng: Với những nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp, chi phí đầu tư vào đội ngũ nhân sự lập trình backend chiếm tỷ trọng rất lớn. Bởi vậy những phần mềm được áp dụng công nghệ tiên tiến nhất và ngôn ngữ lập trình hiện đại nhất cũng sẽ có chi phí cao hơn.

b. Một số lưu ý để phòng tránh bẫy chi phí từ nhà cung cấp

• Khi làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp làm việc dựa trên phương pháp nguyên mẫu. Tức là nhìn thấy được tổng quan mô hình ERP mà doanh nghiệp sẽ được sở hữu trong tương lai chứ không phải một bản kế hoạch với các giai đoạn thiết kế dài dòng. Dựa trên những nguyên mẫu về mô hình cả hai bên sẽ tiếp tục có những trao đổi đưa ra các yêu cầu chỉnh sửa tùy biến phù hợp.
• Tùy chỉnh ERP linh hoạt mà không làm xáo trộn phần mềm: Hiện nay khi công nghệ phát triển, việc tìm kiếm hệ thống ERP tùy biến không còn quá khó khăn như trước. Vậy nên doanh nghiệp nên tìm kiếm những phần mềm có thiết kế lõi gần nhất với hệ thống vận hành của mình để có thể hạn chế tối đa việc tùy chỉnh. Đó có thể là những phần mềm ERP được thiết kế và xây dựng theo các ngành nghề đặc thù từ nhà cung cấp.
• Đối với những công ty đa quốc gia hoặc tập đoàn nhiều công ty thành viên, việc thiết lập hệ thống ERP đồng bộ cho từng đơn vị sẽ bị đội chi phí lên rất cao nên doanh nghiệp có thể cân nhắc để thoát khỏi bài toán chi phí bằng cách tôn trọng nhu cầu sử dụng tại từng công ty hoặc từng quốc gia.
• Tự chủ động thực hiện những công việc trong khả năng: Trong quá trình triển khai ERP doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện khá nhiều công việc như Thiết kế biểu mẫu; Phân tích nhu cầu cá nhân hoá; Thiết lập quy trình liên công ty; Sao chép dữ liệu;…

6. Một số tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp triển khai phần mềm ERP

Lựa chọn nhà cung cấp triển khai phần mềm ERP là một bước quan trọng chi phối đến kết quả dự án. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện triển khai.

• Uy tín, tên tuổi, năng lực và kinh nghiệm nhà cung cấp: Tham khảo và điều tra về năng lực của các nhà cung cấp trong ngành là điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện. Từ kết quả thu được để có sự đánh giá và xếp loại các nhà cung cấp theo thứ tự mạnh nhất về quy mô, năng lực và kinh nghiệm. Ngoài ra tham khảo thêm về những dự án ERP thực tế mà họ đã triển khai, đặc biệt là cho những đơn vị cùng ngành nghề với công ty bạn cũng là một điều cần thiết. Những thông tin về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của đội ngũ kỹ thuật triển khai cũng khá quan trọng, doanh nghiệp có thể xem xét thêm.
• Đưa ra những bài toán và yêu cầu đặc thù cụ thể để trao đổi với từng nhà cung cấp xem khả năng và phương án đáp ứng cho doanh nghiệp có tối ưu không? Để lập được danh sách nhu cầu doanh nghiệp cần tham khảo và tổng hợp ý kiến từ nhiều đối tượng như nhân viên, quản lý hoặc thậm chí là các đối tác tư vấn. Từ đó thực hiện phân loại xem mức độ ưu tiên của các yêu cầu là như thế nào?
• Xem xét về công nghệ và ngôn ngữ lập trình: Việc ứng dụng những công nghệ mới nhất sẽ là nền tảng tốt để doanh nghiệp bắt kịp xu hướng thời đại. Bởi vậy khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp cũng nên chú trọng tới vấn đề về công nghệ.
• Giá cả: Đây là yếu tố được ưu tiên hàng đầu khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp của hầu hết các doanh nghiệp. Bởi vậy hệ quả kéo theo là gây ra một thực trạng nghiêm trọng trên thị trường phần mềm ERP tại Việt Nam đó chính là rất ít nhà cung cấp có thể cung cấp một sản phẩm phầm mềm hoàn thiện về chức năng và đạt tiêu chuẩn như đúng với tên gọi của nó.
• Chính sách hỗ trợ: Việc cài đặt và triển khai hệ thống thực tế chỉ mới hoàn thiện 80% về quy trình. Có rất nhiều vấn đề sẽ được phát sinh sau khi hệ thống đi vào sử dụng. Bởi vậy chính sách hỗ trợ (bảo hành, bảo trì) sau khi triển khai là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng.

Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là một trong số các đơn vị hàng đầu lĩnh vực phần mềm ERP tại Việt Nam. Với sản phẩm chủ lực BRAVO ERP chúng tôi tự tin đáp ứng được mọi tiêu chuẩn yêu cầu mà Quý khách hàng đề ra. Để nhận được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất về ERP, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi.