Mục lục
Với sự phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp 4.0, ERP đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tăng cường sức cạnh tranh. Vậy phần mềm ERP là gì? Tại sao doanh nghiệp Việt nên ứng dụng hệ thống ERP này? Chúng tôi sẽ giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
1. ERP là gì? Hệ thống ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm quản lý tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trong một tổ chức.
Hệ thống ERP bao gồm toàn bộ các ứng dụng và chức năng, từ quản lý tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất,... và các khía cạnh khác của hoạt động doanh nghiệp. Chúng tiến hành kết nối các phần mềm lại trên một phần mềm. Sau đó, tạo ra các số liệu báo cáo tổng quan và chính xác nhất về hoạt động của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp hay người quản lý trực tiếp có thể nắm bắt được tình hình của từng phòng ban thông qua việc kết nối hệ thống ERP với internet.
2. Phân loại phần mềm ERP trên thị trường
Tại Việt Nam, không thể phủ nhận các lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp và xu hướng các doanh nghiệp ứng dụng ERP trở nên tất yếu. Điều đó dẫn tới sự xuất hiện của nhiều đơn vị cung cấp ERP trong và ngoài nước. Dưới đây là 2 loại nhà cung cấp phổ biến trên thị trường.
2.1. Phần mềm ERP nước ngoài
Thông qua các đối tác triển khai tại Việt Nam, giải pháp ERP nước ngoài dần được sử dụng phổ biến hơn. Tuy nhiên, phần mềm ERP nước ngoài cũng sẽ có những ưu và nhược điểm riêng biệt. Một số ưu và nhược điểm phải kể đến như:
Ưu điểm:
- Quy trình chuẩn hóa: tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó cải thiện hiệu suất và hiệu quả làm việc.
- Nhà cung cấp lớn, có bề dày kinh nghiệm.
- Nền tảng công nghệ tốt, phần mềm có hiệu năng cao.
Nhược điểm:
- Chi phí triển khai rất cao: ngoài chi phí triển khai còn có các phí dịch vụ đi kèm như phí tư vấn, tái cấu trúc, bảo trì, sửa đổi, thêm user,...
- Khả năng tùy chỉnh hạn chế: phần mềm được nhà cung cấp nước ngoài thiết kế theo một quy chuẩn. Và khi về Việt Nam, việc điều chỉnh lại theo đặc thù kinh doanh là tương đối khó khăn. Bởi doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật quản lý hệ thống riêng để điều chỉnh và vận hành hệ thống này.
- Không tương đồng về ngôn ngữ: do các hệ thống được xây dựng bởi nhà cung cấp nước ngoài nên ngôn ngữ gốc được sử dụng không phải tiếng Việt. Dù một số nhà cung cấp đã có thêm giao diện báo cáo tiếng Việt nhưng vẫn có sự chênh lệch về ngôn ngữ, gây khó cho người sử dụng.
- Thời gian triển khai dài: Quá trình triển khai và tích hợp thường mất thời gian và doanh nghiệp có thể phải chịu sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.
- Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: Một số phần mềm ERP có yêu cầu cơ sở hạ tầng phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nâng cấp hạ tầng công nghệ để triển khai phần mềm một cách hiệu quả nhất.
2.2. Các phần mềm ERP nội địa
Sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp trong nước khiến nhiều doanh nghiệp không biết phải đánh giá và lựa chọn theo những tiêu chí nào. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của phần mềm ERP trong nước.
Ưu điểm:
- Chi phí triển khai hợp lý, đa dạng: ít hơn nhiều so với các giải pháp quốc tế.
- Khả năng tùy chỉnh dễ dàng: thiết kế linh động, dễ dàng tùy chỉnh theo đặc thù quản lý của doanh nghiệp Việt và quy định của Nhà nước Việt Nam.
- Phản hồi nhanh chóng: đội ngũ hỗ trợ trong nước luôn kịp thời xử lý mọi vấn đề nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Nhược điểm:
- Tính chuẩn hóa quy trình thấp hơn: một số đơn vị không có khả năng thiết kế, liên kết phần mềm với quy trình vận hành doanh nghiệp. Điều này khiến doanh nghiệp phải liên tục chỉnh sửa và nâng cấp hệ thống.
- Tính chuyên nghiệp: một số nhà cung cấp hiện nay kinh nghiệm và năng lực còn nhiều hạn chế. Vì vậy, doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP.
3. Chức năng của phần mềm ERP
Phần mềm ERP có rất nhiều chức năng để quản lý và vận hành quy trình kinh doanh trong một tổ chức. Dưới đây là một số chức năng chính của phần mềm ERP hiện nay:
- ERP hợp nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp thành một hệ thống có quy trình rõ ràng.
- Khi sử dụng ERP, các phòng ban dễ dàng liên kết và trao đổi thông tin với nhau.
- Toàn bộ kế hoạch đều được ERP thể hiện một cách cụ thể và chi tiết nhất. Nhân viên chỉ cần xác định rõ nhiệm vụ để ứng dụng vào kế hoạch đã đặt ra.
- Phần mềm ERP cho doanh nghiệp là giải pháp hỗ trợ hoạt động kinh doanh tốt hơn, chứ không phải là phương án thay thế cho người lao động. Vậy nên, doanh nghiệp cần xác định rõ quan điểm này khi sử dụng.
4. Tại sao doanh nghiệp Việt nên ứng dụng hệ thống ERP
Thông thường, việc triển khai hệ thống ERP đều sẽ tiêu tốn rất nhiều tài nguyên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp cũng rất lớn. Vậy nên, việc ứng dụng phần mềm ERP trong mô hình doanh nghiệp Việt là vô cùng cần thiết, bởi những lợi ích sau:
4.1. Tăng cường tính bảo mật dữ liệu
Tính bảo mật dữ liệu là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được hợp nhất trên một cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ đảm bảo việc bảo mật tuyệt đối so với các phần mềm riêng lẻ trên các hệ thống khác nhau.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề lộ thông tin tài chính do lỗ hổng bảo mật gây ra. Vì vậy, để tăng tính bảo mật dữ liệu tổng thể cho doanh nghiệp, giải pháp ERP chính là lựa chọn phù hợp nhất.
4.2. Thực hiện tối ưu hoá quy trình kinh doanh
Quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp được liên kết thống nhất và chặt chẽ với nhau. Việc trao đổi và hỗ trợ giữa các phòng ban được xử lý kịp thời, tiết kiệm thời gian. Từ đó, doanh nghiệp trở dễ dàng thích ứng với sự biến động của thị trường và xã hội.
4.3. Tăng hiệu suất làm việc
Hệ thống ERP có khả năng tự động hóa nhiều công việc hành chính, lặp đi lặp lại như: lập kế hoạch, báo cáo,... Từ đó, giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc sáng tạo và nâng cao hiệu suất lao động.
4.4. Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp
Việc tăng hiệu suất làm việc của nhân viên đã gián tiếp giúp doanh nghiệp cắt giảm được chi phí và gia tăng lợi nhuận kinh doanh từ khâu sản xuất cho đến tài chính.
Việc ứng dụng phần mềm ERP còn giúp doanh nghiệp tối ưu cơ sở hạ tầng CNTT. Bởi trong quá trình sử dụng ERP, doanh nghiệp cắt giảm được một số khoản chi phí khác như: phí hỗ trợ, phí bản quyền, cơ sở hạ tầng của các phần mềm đơn lẻ khác trước đó.
4.5. Cải thiện hệ thống dữ liệu
Phần mềm ERP tích hợp và thu thập dữ liệu từ nhiều phòng ban thành một nguồn duy nhất. Nhằm hỗ trợ việc chia sẻ dữ liệu đồng bộ và chính xác nhất.
4.6. Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
Hệ thống cho phép bộ phận chăm sóc khách hàng và kinh doanh truy tìm thông tin khách hàng đã lưu trữ trước đó. Nhằm hỗ trợ các bộ phận xử lý, giải quyết những mối quan tâm của khách hàng dễ dàng hơn.
4.7. Hỗ trợ lập báo cáo chi tiết
Hệ thống ERP thiết lập báo cáo chi tiết theo quy trình nghiệp vụ tương ứng. Dữ liệu được cập nhật chính xác theo thời gian thực, nhân viên có thể tạo và chia sẻ mà không cần nhân viên IT can thiệp.
4.8. Giảm thiểu rủi ro, sai số
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý nguồn lực và quy trình kinh doanh. Đặc biệt là các sai sót hay gặp do nhập liệu thủ công.
Như vậy, những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp là điều không thể bàn cãi. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án phần mềm ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn, BRAVO tự tin sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của doanh nghiệp bạn để tìm ra phương án triển khai hiệu quả nhất.
>>> Xem thêm: Mô hình quản lý nguồn nhân lực hiện đại nhất Việt Nam.
