Mục lục
Xu thế chuyển đổi số ngày càng diễn ra quyết liệt, doanh nghiệp phải đối mặt với vô vàn thách thức, đặc biệt là trong vấn đề quản lý tài chính cũng như nhân sự của doanh nghiệp. Để giải quyết các vấn đề trong tầm tay, doanh nghiệp rất cần sự hỗ trợ từ giải pháp ERP. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp đặt ra câu hỏi về vai trò chiến lược của giải pháp ERP trong quản trị toàn diện. Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
1. Giải pháp ERP là gì?
Giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning) là hệ thống phần mềm tích hợp nhằm quản lý các nguồn lực cốt lõi của doanh nghiệp trên một nền tảng dữ liệu thống nhất và realtime. Hệ thống này kết nối các phân hệ nghiệp vụ khác nhau như kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, mua hàng, kho, bán hàng… để đảm bảo luồng thông tin liền mạch giữa các phòng ban. Một mô hình ERP hiệu quả giúp loại bỏ dữ liệu rời rạc, tối ưu quy trình và cung cấp báo cáo quản trị kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Những rủi ro và sai lầm thường gặp khi triển khai hệ thống ERP.
2. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Giải pháp ERP đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Để dễ dàng phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, ERP sở hữu bốn đặc trưng nổi bật sau:
- ERP là một giải pháp quản trị toàn diện, giúp kết nối toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp, bao gồm từ nhà quản lý đến nhân viên và cùng các công đoạn, phòng ban chức năng thành một quy trình vận hành thống nhất có trật tự.
- ERP không phải là dây chuyền sản xuất tự động thay thế con người. Nó là công cụ hỗ trợ giúp nhân viên và nhà quản lý thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- ERP hoạt động dựa trên quy tắc và kế hoạch rõ ràng và nhiệm vụ hay vai trò của từng nhân viên đều được xác định cụ thể. Các quy định và kế hoạch sản xuất, kinh doanh được xây dựng theo chu kỳ tuần, tháng hoặc năm, đảm bảo tính nhất quán trong vận hành.
- ERP là hệ thống liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp, trao đổi và cộng tác liên tục thay vì hoạt động tách biệt như những “ốc đảo” riêng lẻ.
Nhờ những đặc điểm kể trên, giải pháp ERP đã trở thành nền tảng quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
3. Các tính năng nổi bật của giải pháp ERP trong quản lý tài chính và nhân sự
Một số các tính năng quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai giải pháp ERP cho mảng tài chính và nhân sự bao gồm:
3.1. Tính năng quản lý sổ sách kế toán tự động
Module tài chính kế toán của giải pháp ERP có thể hỗ trợ tự động ghi sổ, phân loại bút toán và theo dõi luồng tiền theo từng khoản mục kế toán. Tự động hạch toán giúp bộ phận kế toán giảm thời gian nhập liệu và tăng độ chính xác khi tổng hợp báo cáo tài chính theo chu kỳ.
3.2. Quản lý công nợ phải thu và phải trả
ERP thường sẽ cung cấp chức năng quản lý công nợ chi tiết theo khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng và kỳ hạn thanh toán. Khả năng cảnh báo sớm công nợ quá hạn giúp doanh nghiệp chủ động thu hồi, lập kế hoạch thanh toán và tối ưu dòng tiền hiệu quả.
3.3. Lập và quản lý ngân sách, dự báo dòng tiền
Module quản lý tài chính kế toán trong ERP cũng hỗ trợ xây dựng ngân sách theo phòng ban, dự án và chi nhánh, đồng thời so sánh thực tế với kế hoạch. Tính năng dự báo dòng tiền dựa trên lịch thanh toán và đơn hàng tương lai giúp lãnh đạo đưa ra quyết định tài chính kịp thời và giảm rủi ro thiếu thanh khoản.
3.4. Kết nối thanh toán và đối chiếu ngân hàng tự động
Giải pháp ERP có thể tích hợp với ngân hàng và cổng thanh toán điện tử để tự động đối chiếu các giao dịch vào sổ kế toán một cách chính xác. Đối chiếu tự động giảm thiểu công việc thủ công, đẩy nhanh quy trình khép sổ và tăng tính minh bạch trong quản lý dòng tiền.
3.5. Quản lý chi phí theo dự án và phân bổ chi phí
Hệ thống cho phép theo dõi chi phí phát sinh theo từng dự án, giai đoạn hoặc mã công trình, đảm bảo kiểm soát chi phí chính xác. Khả năng phân bổ chi phí tự động theo nguyên tắc kế toán giúp đánh giá lợi nhuận thực tế của từng dự án và đưa ra quyết định định giá phù hợp.
3.6. Báo cáo tài chính đa chiều và dashboard quản trị
ERP tạo lập các báo cáo tài chính theo nhiều chuẩn mực và hiển thị dashboard tùy chỉnh cho từng cấp quản lý. Dashboard giúp lãnh đạo theo dõi các chỉ số quan trọng như lợi nhuận gộp, EBITDA, tỷ lệ công nợ và tỷ suất lợi nhuận theo kênh bán hàng.
3.7. Quản lý vòng đời nhân sự và hồ sơ năng lực
Module nhân sự trong ERP lưu trữ hồ sơ nhân viên toàn diện, gồm hợp đồng, lịch sử công tác, tiêu chí đánh giá và năng lực chuyên môn. Bằng cách quản lý vòng đời nhân sự, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện hoạch định nguồn nhân lực và xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.
3.8. Chấm công, tính lương và quản lý phúc lợi tự động
Phần mềm ERP có thể đáp ứng cơ chế chấm công đa hình thức, tính lương theo cấu trúc phức tạp và xử lý thuế, bảo hiểm tự động. Việc tự động tính lương và phúc lợi giảm thiểu sai sót tính toán, đảm bảo nhân viên nhận lương đúng hạn và giảm khối lượng hành chính cho bộ phận nhân sự.
3.9. Tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất
Giải pháp ERP hỗ trợ theo dõi quy trình tuyển dụng, quản lý chương trình đào tạo và ghi nhận kết quả đánh giá hiệu suất theo KPI. Dữ liệu hiệu suất được liên kết với module lương để tạo chính sách thưởng phạt minh bạch và khuyến khích năng lực đóng góp của nhân viên.
3.10. Phân tích dữ liệu nhân sự và dự báo nhu cầu lao động
Hệ thống cung cấp báo cáo phân tích về tỷ lệ nghỉ việc, năng suất, chi phí nhân sự và dự báo nhu cầu nhân lực theo kịch bản tăng trưởng. Dự báo dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và tối ưu chi phí nhân sự theo tiến trình phát triển.
4. Lợi ích của giải pháp ERP đối với doanh nghiệp
Hiểu rõ lợi ích cụ thể giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả đầu tư và lập kế hoạch triển khai ERP hợp lý hơn.
4.1. Tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro sai sót
Giải pháp ERP cung cấp số liệu đồng bộ và lịch sử giao dịch rõ ràng, giúp giảm thiểu rủi ro do nhập liệu thủ công hoặc dữ liệu không khớp. Minh bạch dữ liệu cũng hỗ trợ kiểm soát nội bộ, tuân thủ chuẩn mực kế toán và giảm rủi ro gian lận nội bộ.
4.2. Tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất
Tự động hóa quy trình giúp cắt giảm thời gian xử lý tác vụ hành chính, giảm chi phí nhân sự và tăng năng suất của đội ngũ vận hành. Kết quả là doanh nghiệp có thể tái phân bổ nguồn lực cho các hoạt động mang tính chiến lược nhiều hơn.
4.3. Quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu chính xác
Báo cáo thời gian thực và dashboard cho phép lãnh đạo đánh giá tình hình kinh doanh tức thì và đưa ra quyết định kịp thời. Quyết định dựa trên dữ liệu giúp giảm sai sót dự đoán và tăng khả năng thích ứng trước biến động thị trường.
4.4. Nâng cao trải nghiệm nhân viên và giữ chân nhân tài
Quy trình nhân sự rõ ràng, trả lương đúng hạn và lộ trình phát triển minh bạch giúp cải thiện trải nghiệm làm việc cho nhân viên. Trải nghiệm tốt hơn góp phần giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng mức độ cam kết lâu dài của đội ngũ.
4.5. Hỗ trợ mở rộng quy mô dễ dàng
ERP giúp tiêu chuẩn hóa quy trình và báo cáo giữa các chi nhánh, tạo điều kiện thuận lợi cho mở rộng thị trường và quản lý đa địa điểm. Chuẩn hóa còn giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát khi tăng quy mô, đồng thời áp dụng chính sách thống nhất cho toàn tổ chức.
5. Giải pháp ERP hiệu quả nhất trong quản lý tài chính và quản lý nhân sự hiện nay
Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp ERP, nhưng không phải giải pháp nào cũng phù hợp với tất cả mô hình doanh nghiệp. Vậy nên, các doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp ERP có khả năng tùy biến như giải pháp ERP BRAVO. Hệ thống BRAVO ERP được phát triển với các phân hệ cơ bản đáp ứng mọi chức năng trong doanh nghiệp và có thể linh hoạt mở rộng các phân hệ đặc thù khác. Doanh nghiệp có thể ứng dụng trong việc quản lý tài chính, nhân sự, kho, sản xuất, bán hàng,…
5.1. Điểm mạnh của BRAVO trong quản lý tài chính
Phân hệ quản lý tài chính BRAVO là một trong những thành phần cốt lõi của hệ thống ERP. Đây là nơi tập tổng hợp phát sinh và kết quả của các bộ phận khác, đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến tài chính và các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống giúp doanh nghiệp ghi nhận, xử lý, phân tích và báo cáo thông tin tài chính, quản trị một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả.
- Theo dõi và xử lý nghiệp vụ kế toán theo chuẩn thông tư của bộ tài chính.
- Theo dõi quản lý ngân sách thu chi (Kế hoạch và thực tế), theo dõi quản lý dòng tiền doanh nghiệp.
- Hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính, thuế và quản trị riêng.
- Hỗ trợ tính giá vốn theo nhiều phương pháp.
- Tính giá thành cho nhiều loại hình doanh nghiệp (Sản xuất, thi công,…).
- Ghi nhận, xử lý và phân tích các báo cáo tài chính kịp thời và hiệu quả.
- Báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và quốc tế – IFRS
- …
Những tính năng này giúp doanh nghiệp xử lý báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế. Đồng thời cung cấp công cụ dự báo dòng tiền để phục vụ cho việc quản trị rủi ro tài chính của doanh nghiệp.
5.2. Điểm mạnh của BRAVO trong quản lý nhân sự
Các tính năng trong phân hệ quản lý nhân sự của BRAVO sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý nhân sự. Cụ thể:
- Theo dõi tổng hợp hồ sơ nhân sự.
- Theo dõi hợp đồng lao động.
- Theo dõi quyết định (khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm…).
- Báo cáo Quản lý Nhân sự
- Theo dõi và hỗ trợ các công việc trong quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, hồ sơ nhân viên, đánh giá nhân sự,…
- Cập nhật các quy định thưởng/phạt và xếp loại tương ứng với mức điểm KPI.
- Tự động tính nhiều loại lương (thời gian, sản lượng, doanh số, hiệu quả theo tham số tương ứng).
- Theo dõi chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập và các biến động.
- Tích hợp AI hỗ trợ quét CV qua định dạng PDF.
- Theo dõi và báo cáo biến động danh sách tham gia bảo hiểm, danh sách cấp mới, báo cáo danh sách hưởng chế độ.
- …
Việc ứng dụng giải pháp ERP trong quản lý tài chính và nhân sự mang lại lợi ích toàn diện nhằm tăng tính minh bạch, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao năng lực ra quyết định. Triển khai ERP cần chuẩn hóa quy trình, đầu tư nguồn lực về dữ liệu, từ đó đào tạo nhân sự doanh nghiệp để đạt được hiệu quả thực tế. Đối với doanh nghiệp Việt Nam, các giải pháp như BRAVO sẽ cung cấp sự cân bằng giữa tính tùy biến và chi phí triển khai, phù hợp cho tổ chức muốn số hóa quy trình một cách thực tế và bền vững.
