Xuất phát từ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thực trạng bùng nổ việc ứng dụng các công nghệ mới và các nền tảng online, thị trường lao động của nền kinh tế càng trở nên sôi động hơn. Thông qua nhiều kênh truyền thông và các nền tảng trên mạng Internet, Nhà tuyển dụng và Ứng viên dễ dàng “tìm thấy nhau”.
Bên cạnh cơ hội luôn luôn tồn tại những thách thức, việc dễ dàng tìm được những ứng viên chất lượng cũng dẫn đến tỷ lệ tiếp nhận số lượng hồ sơ ứng viên không đạt tiêu chuẩn lớn hơn. Tình trạng này đã tạo nên khó khăn cho bộ phận tuyển dụng của Doanh nghiệp trong việc chọn lọc và quản lý hồ sơ tuyển dụng, lớn hơn nữa là những ảnh hưởng về tài chính và thời gian của doanh nghiệp. Vậy nên mục tiêu tối ưu hoạt động Quản lý tuyển dụng trên Modules HRM trên BRAVO 10 ERP cũng đã được đặt lên hàng đầu trong suốt thời gian nghiên cứu và cập nhật phiên bản mới vừa qua.
Song song với việc thiết lập quy trình tuyển dụng mới toàn diện thì bài toán Tuyển dụng trên Phân hệ HRM đã tích hợp nhiều tính năng công nghệ mới giúp tăng cường tính tự động trên toàn hệ thống. Nổi bật phải kể tới: Tích hợp công nghệ AI OCR để scan CV; Công cụ Webportal hỗ trợ xem tin tuyển dụng chi tiết và thu thập CV tự động; Sử dụng Kanban để theo dõi trạng thái ứng viên trực quan.
Quy trình tuyển dụng nhất quán cho từng vị trí đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch và công bằng cho tất cả các ứng viên
Chức năng Quản lý Tuyển dụng trên toàn hệ thống:
1. Quản lý Nhu cầu tuyển dụng:
Bổ sung thêm chức năng Định biên Nhân sự trong việc quản lý Nhu cầu tuyển dụng.
Định biên nhân sự có thể hiểu là sự biến động về số lượng nhân sự trong kế hoạch của từng bộ phận theo từng thời điểm. Việc thiết lập quy trình quản lý này là hết sức cần thiết, xử lý bài toán nhân sự đặc thù tại rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi theo mùa vụ. Số lượng định biên nhân sự cụ thể sẽ được thiết lập theo năm, chi tiết đến từng bộ phận và vị trí. Đây cũng là nguồn dữ liệu đầu vào quan trọng của việc xây dựng và quản lý Kế hoạch tuyển dụng và phần mềm sẽ đưa ra cảnh báo cho người dùng nếu có sự sai lệch khi lập Kế hoạch và yêu cầu tuyển dụng.
Giao diện Quản lý Định biên Nhân sự trên phần mềm
Thiết lập Yêu cầu tuyển dụng:
Yêu cầu tuyển dụng thường được lập trong hai thời điểm: Thứ nhất, với các vị trí cấp cao, dù đã có định biên, nhưng khi cần thiết, Bộ phận chuyên môn vẫn lập yêu cầu cụ thể và có thể điều chỉnh linh hoạt. Thứ hai, nhiều đơn vị không thay đổi định biên sau phê duyệt, nhưng khi phát sinh nhu cầu ngoài định biên, bộ phận chuyên môn sẽ lập yêu cầu bổ sung để đáp ứng nhu cầu nhân sự kịp thời.
2. Quản lý Kế hoạch tuyển dụng:
Lập kế hoạch số lượng, ngân sách, nguồn tuyển dụng: Kế hoạch này bao gồm các nội dung quan trọng như số lượng cần tuyển theo vị trí chi tiết theo từng tháng, nguồn tuyển dụng cũng như dự toán ngân sách cho các hoạt động tuyển dụng. Việc lập kế hoạch cụ thể và kịp thời sẽ giúp công ty nhanh chóng bổ sung nhân sự cần thiết, đảm bảo mọi bộ phận có đủ nguồn lực để hoạt động hiệu quả và duy trì sự phát triển bền vững.
Cập nhật chi phí thực tế và chi phí phát sinh: Người dùng phải thực hiện việc theo dõi và ghi nhận đầy các khoản chi tiêu để có cơ sở dữ liệu cho các báo cáo quản trị cuối kỳ. So sánh, phân tích giữa chi phí thực tế và ngân sách dự kiến, đảm bảo mọi khoản chi đều được ghi lại đầy đủ và chính xác. Bất kỳ sự chênh lệch nào giữa ngân sách kế hoạch và thực tế chi cũng cần được phân tích và báo cáo, nhằm điều chỉnh và tối ưu hóa ngân sách cho các giai đoạn tiếp theo, đảm bảo công tác quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả.
3. Quản lý Thực hiện Tuyển dụng:
Lập, đăng tin tuyển dụng:
Nhân viên nhân sự sẽ chịu trách nhiệm thiết lập và soạn thảo chi tiết tin tuyển dụng dựa trên cơ sở "Kế hoạch tuyển dụng" đã được phê duyệt hoặc theo "Yêu cầu tuyển dụng" cụ thể cho từng vị trí. Xác định nội dung cần đăng tải, yêu cầu cụ thể về kỹ năng và kinh nghiệm đối với ứng viên, cũng như các thông tin về thời gian, địa điểm và cách thức ứng tuyển. Trên hệ thống phần mềm người dùng dễ dàng xây dựng và kiểm soát các tiêu chí về thông tin vị trí như Vòng tuyển dụng, Hồ sơ, Tiêu chí đánh giá các vòng, Bài thi, Kịch bản phỏng vấn. Chi tiết về mô tả công việc, yêu cầu về kỹ năng, Quyền lợi của vị trí tuyển dụng người dùng cũng có thể dễ dàng cập nhật thông tin tại tab Thông tin yêu cầu. Thông tin lương hỗ trợ thông tin truyền thông, lấy offer, tạo thư mời làm việc, tạo hợp đồng lao động.
Đồng thời, người dùng sẽ phải lựa chọn và phân bổ nguồn tuyển dụng phù hợp, bao gồm việc đăng tin trên các kênh trực tuyến, mạng xã hội, trang web tuyển dụng, hoặc thông qua các đối tác tuyển dụng.
Theo dõi đăng tin tuyển dụng: Tại màn hình “Theo dõi tin đăng tuyển” người dùng có thể tạo đường dẫn cho tin tuyển dụng nhằm sử dụng để chia sẻ trên mạng xã hội, kênh thông tin của doanh nghiệp truyền thông tới ứng viên.
Thu thập, sơ loại hồ sơ: Tại màn hình “Thu thập hồ sơ ứng viên” người dùng có thể lọc trước hồ sơ ứng viên thu thập từ các nguồn để tránh bị trùng lặp hồ sơ trước khi chuyển sang bước sơ loại. Ngoài hình thức thu thập hồ sơ thủ công, thông qua việc tích hợp công cụ Webportal, hệ thống hỗ trợ người dùng thu thập hồ sơ ứng viên hoàn toàn tự động từ các nguồn truyền thông như trang web tuyển dụng, mạng xã hội… khi ứng viên nộp đơn.
Với tính năng công nghệ AI đã được tích hợp trên hệ thống để đáp ứng việc nhập liệu hồ sơ ứng viên được nhanh chóng và chính xác, thông qua chức năng Scan hệ thống sẽ tự động lấy thông tin tự động từ CV ứng viên.
Người dùng có thể hoàn toàn chủ động Scan một hoặc nhiều CV cùng lúc.
Hệ thống hỗ trợ chúng ta 2 cách thực hiện sơ loại: Sơ loại từng ứng viên và sơ loại nhiều ứng viên
Lập lịch, thực hiện, đánh giá, thông báo các vòng: Màn hình “Lịch phỏng vấn – thi tuyển” hỗ trợ quản lý linh hoạt theo 3 loại hình: Lịch phỏng vấn, lịch thi tuyển (trực tiếp- trực tuyến), lịch thi tuyển (tại nhà) phù hợp với yêu cầu của tất cả các vị trí cũng như loại hình doanh nghiệp.
Theo dõi danh sách, trạng thái ứng viên đang tuyển dụng: Màn hình Kanban giúp theo dõi tất cả các ứng viên đang trong quá trình tuyển dụng một cách trực quan. Các ứng viên được hiển thị tại các vòng tuyển dụng với trạng thái hiện tại của họ. Chúng ta có thể dễ dàng di chuyển, chuyển đổi ứng viên giữa các vòng một cách nhanh chóng và cập nhật thông tin kịp thời cho từng ứng viên.
4. Quản lý Hồ sơ Ứng viên:
Hệ thống sẽ lưu trữ và quản lý chi tiết thông tin cá nhân của từng ứng viên từ khi nộp hồ sơ, bao gồm thông tin liên hệ, học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và các tài liệu liên quan. Trạng thái của ứng viên qua từng vòng tuyển dụng (Sơ loại, Phỏng vấn, thi tuyển, đào tạo, Offer, trúng tuyển), từ khi ứng viên nộp hồ sơ đến khi quá trình tuyển dụng kết thúc cũng đều được hệ thống ghi nhận đầy đủ để sau này HR có thể chủ động cập nhật lại tình hình phục vụ cho việc theo dõi đánh giá ứng viên tiềm năng hoặc hạn chế để có thể sử dụng trong các đợt tuyển dụng tiếp theo nếu cần.
5. Báo cáo phân tích
Với đặc thù là một giải pháp phần mềm Customize, có khả năng linh hoạt tùy chỉnh theo yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. Vậy nên với bất kỳ yêu cầu về biểu mẫu báo cáo nào, BRAVO đều có thể đáp ứng thiết lập tới người dùng, người quản lý và Ban lãnh đạo. Dưới đây là những hệ thống Báo cáo quản trị thông dụng và chi tiết đã được xây dựng sẵn trên danh mục Quản lý tuyển dụng của Modules HRM.
Dashboard tổng quan được thiết lập trực quan dành cho Nhà quản lý
Dashboard Quản lý Nhân sự chi tiết
Báo cáo kết quả tuyển dụng
Báo cáo hiệu quả theo tin
Báo cáo chi phí
Module HRM trên BRAVO 10 ERP được đánh giá là một phân hệ nhận được những cải tiến vượt trội và đột phá. Tất cả nội dung trên đây chỉ mới xoay quanh khía cạnh quản lý tuyển dụng, ngoài ra sẽ còn có nhiều điểm mới tại các bài toán Quản lý Đào tạo, Chấm công, Tính lương, BHXH… được cập nhật trên phân hệ này. Mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật các bài viết khác để nhận được thông tin một cách đầy đủ và chi tiết tại đây.
