Kết nối đồng bộ Phần mềm Quản lý bán lẻ (POS) với các phần mềm khác

1. Bài toán chung của các doanh nghiệp bán lẻ

Trong các Doanh nghiệp bán lẻ, việc cung ứng cũng như quản lý hàng hóa nhanh, thuận tiện, chính xác, tiết kiệm chi phí… đến tay người tiêu dùng đang là vấn đề được đặt lên hàng đầu của mỗi nhà quản trị để giữ khách hàng thân thiết cũng như mở rộng thêm khách hàng mới. Tuy nhiên trên thực tế phần lớn các doanh nghiệp trong ngành đang duy trì hình thức sử dụng tách rời Phần mềm quản lý bán lẻ (POS) và phần mềm kế toán để phục vụ công tác Quản lý – Kế toán. Hình thức này khiến Doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn trong việc vận hành và quản lý:

• Doanh nghiệp mất thêm chi phí nhân sự cho bộ phận IT riêng biệt để hỗ trợ máy móc kiêm luôn việc sử dụng phần mềm để tạo mã in tem hàng, tem kệ.
• Xây dựng việc kết nối dữ liệu để kết xuất dữ liệu bán lẻ cung cấp cho bộ phận kế toán.
• Hay xảy ra lỗi sai sót giữa dữ liệu bán lẻ với việc lấy về phần mềm kế toán.
• Giá vốn hàng bán nhiều khi bị đội lên gấp 3 gấp 4 lần so với việc tính toán ngoài Excel không rõ lý do.
• Thu ngân có trường hợp không in hóa đơn cho khách hàng, một số trường hợp có thể phát hiện được, một số trường hợp không phát hiện được.
• Nhiều trường hợp bị thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân, không kiểm soát được vì số lượng quá nhiều.
• Cây danh mục hàng hóa bị trùng nhau rất nhiều, phần mềm cũng không cảnh báo mà vẫn cho lưu bình thường.
• Không kết nối online để quản lý từ xa được. Nhà quản lý ở xa, muốn biết tình hình tại doanh nghiệp lại phải xuống tận nơi để lấy thông tin.

Nhằm giải quyết toàn bộ những bài toán đau đầu trên của nhà quản trị, Công ty cổ phần phần mềm BRAVO đã tập trung xây dựng và phát triển phân hệ bán lẻ (POS) đồng bộ kết nối với các phân hệ khác như kế toán, kho trong hệ thống Phần mềm ERP BRAVO 8. Với mục tiêu đáp ứng những nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp bán lẻ về quản lý và quản trị trong thời đại công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ.

2. Tính năng và Tiện ích nổi bật

2.1. Tiết kiệm chi phí.

“Một đồng doanh thu chưa chắc là một đồng lợi nhuận, nhưng một đồng chi phí tiết kiệm được chắc chắn là một đồng lợi nhuận tăng thêm”. Phân hệ Quản lý bán lẻ (POS) của BRAVO giúp nhà quản trị cắt giảm chi phí nhờ những tính năng vượt trội mà không phải phần mềm nào trên thị trường cũng có khả năng đáp ứng được.

• BRAVO phát triển phân hệ Quản lý bán lẻ (POS) song song với phân hệ khác như phân hệ kế toán, phân hệ kho trên cùng một Database, cùng 1 phần mềm. Toàn bộ dữ liệu bán lẻ trong ngày sẽ được tự động lưu chuyển để kế toán có thể tổng hợp trực tiếp dữ liệu phát sinh, lập hóa đơn tổng phục vụ công việc, đồng thời hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phục vụ kế toán kho. Thay vì việc doanh nghiệp phải mua 1 phần mềm chỉ phục vụ riêng bán lẻ và phải mua thêm 1 phần mềm kế toán, kho đồng thời xây dựng kết nối hạ tầng đồng bộ để lấy dữ liệu giữa phần mềm kế toán, kho với phần mềm bán lẻ để lấy dữ liệu bán lẻ hàng ngày. Có nhiều doanh nghiệp không kết nối được, trên phần mềm kế toán sẽ lấy ngẫu nhiên hàng hóa theo doanh thu nhập vào. Như vậy số liệu có thể không đúng, không sát thực tế, tốn chi phí vào việc mua và xây dựng hạ tầng. Phân hệ bán lẻ (POS) của BRAVO đã giải quyết được toàn bộ vấn đề trên, đồng bộ và thao tác trên 1 phần mềm.
• In tem hàng, tem kệ, hóa đơn bán lẻ, phiếu mua hàng, thẻ thành viên… trực tiếp trên phần mềm. Nhiều doanh nghiệp bán lẻ thường bỏ ra một chi phí không hề nhỏ để mua và xây dựng phần mềm thiết kế riêng biệt dành riêng cho việc in ấn tem nhãn. Thêm vào đó, việc sử dụng những phần mềm đó đòi hỏi nhân viên phải có trình độ trong việc sử dụng. Như vậy lại phải bỏ ra khoản chi phí để thuê nhân viên thiết kế. Phân hệ Quản lý bán lẻ (POS) của BRAVO khi được áp dụng sẽ được nhân viên triển khai xây dựng và thiết kế các mẫu in ấn tem nhãn đó phù hợp với yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. Chỉ với 1, 2 thao tác đơn giản, người sử dụng có thể in ấn trực tiếp từ phần mềm mà không đòi hỏi người dùng phải có trình độ thiết kế hay in ấn.

Hình ảnh: In tem hàng

• Phân quyền chặt chẽ đến từng user, từng máy tính:

+ Phân quyền đến từng user: Đặt mình với vai trò người quản lý trong doanh nghiệp, đã bao giờ bạn gặp phải những trường hợp sau: nhân viên thu ngân xóa hóa đơn hàng trên phần mềm để gian lận? Nhân viên thu ngân không giao hóa đơn cho khách hàng để có thể đặt giá cao hơn, hoặc có thể xóa bớt hàng hóa? Trong những trường hợp như vậy, liệu có kiểm soát được thất thoát do đâu, những trường hợp nhân viên nào để xử lý? Phân hệ quản lý bán lẻ (POS) của BRAVO thực hiện ngăn chặn những tình huống gian lận đó ngay từ bước bán hàng của nhân viên. Mỗi nhân viên thu ngân sẽ được cấp 1 user sử dụng để đăng nhập vào hệ thống. Giá bán lẻ áp dụng cho từng mặt hàng sẽ được quản lý áp dụng sẵn, nhân viên thu ngân không được quyền chỉnh sửa. Khi bán hàng, nhân viên thu ngân không được quyền xem lại những hóa đơn đã bán ra, chỉ cho phép một số user mà quản lý phân quyền được phép xem những đơn hàng đó. Khi lưu đơn, hệ thống tự động in mẫu in hóa đơn bán lẻ, và bắt buộc phải đưa cho khách hàng để khách hàng kiểm tra lại. Thêm vào đó, sau mỗi ca làm việc, quản lý sẽ biết được mỗi nhân viên bán hàng đã bán được doanh số là bao nhiêu, để dựa vào số lượng tiền mặt nhân viên đó gửi về phía kế toán, tránh gian lận thất thoát tiền, hàng hóa.

+ Phân quyền đến từng máy tính: Không phải đăng nhập trên máy tính nào cũng có thể cập nhật được hóa đơn bán lẻ của thu ngân. Chỉ những máy tính mà nhà quản lý cho phép được cập nhật hóa đơn bán lẻ (được khai báo trên phần mềm) thì mới có thể thực hiện được. Điều này phục vụ quản lý chặt chẽ cho nhà quản lý, hạn chế việc tạo hóa đơn mà không có căn cứ.

• Tốc độ xử lý nhanh, chính xác, áp dụng công nghệ xây dựng và thiết kế phần mềm mới nhất tại thời điểm hiện tại. Phân hệ quản lý bán lẻ (POS) của BRAVO xây dựng trên nền tảng công nghệ mới nhất, và luôn được cập nhật mới nhằm đáp ứng và tiến kịp so với sự phát triển của công nghệ ngày nay. Tốc độ xử lý nhanh với độ chính xác cao chiếm vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp bán lẻ, mỗi ngày phục vụ số lượng lớn khách hàng. Khách hàng đến mua hàng, không phải tốn quá nhiều thời gian để xếp hàng chờ đến lượt thanh toán, hay không phải khó chịu khi phần mềm tính toán không đúng, in nhầm hóa đơn của khách hàng này, cho khách hàng khác. Nếu để lại ấn tượng tốt cho một khách hàng, có thể đó sẽ là khách hàng trung thành trong tương lai, có thể khách hàng đó giới thiệu cho bạn bè, đó là nguồn lợi nhuận vô giá của nhà quản trị doanh nghiệp.

=> Chỉ mới trình bày về tiện ích đầu tiên của việc kết nối mà đã dài quá rồi nhỉ?? Nếu có tò mò về tính năng và hiệu quả của phần mềm kế toán ⁽¹⁾ BRAVO 8 rồi. Mời các bạn click vào link để xem thêm. Nếu chưa mời bạn đọc khám phá tiếp những tiện ích còn lại và quay lại khám phá nhé.

2.2. Dễ dàng sử dụng, giao diện thân thiện giúp tiết kiệm thời gian trong việc bán hàng cũng như quản lý.

a. Đối với nhân viên thu ngân

• Màn hình cập nhật hóa đơn bán lẻ được thiết kế tối ưu cho người sử dụng, kết nối máy đọc mã vạch trực tiếp đến màn hình bán lẻ. Khi bíp mã vạch, hệ thống sẽ lấy đầy đủ thông tin liên quan như: Mã hàng, tên hàng, đơn giá, số lượng, thành tiền, các chính sách chiết khấu, khuyến mại đang được áp dụng. Khi khách hàng thanh toán, nhân viên thu ngân nhập trực tiếp số tiền khách hàng vào hệ thống, hệ thống sẽ đưa ra số tiền phải gửi trả khách hàng ngay trên màn hình, tránh trường hợp trả nhầm, trả thiếu. Nếu khách hàng không đưa đủ tiền của đơn, thì đơn đó khi lưu sẽ cảnh báo thiếu tiền. Khi lưu đơn, hệ thống sẽ tự động in hóa đơn ghi nhận đầy đủ thông tin mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền theo đúng mặt hàng cung cấp cho khách hàng để khách hàng kiểm tra lại. Bất kì một trường hợp nào chưa đúng khi nhập liệu, hệ thống sẽ cảnh báo trực tiếp màu đỏ trên màn hình, yêu cầu nhân viên nhập đúng theo quy định của quản lý, nếu không nhập đúng sẽ không được phép cập nhật đơn hàng đó lên hệ thống.
• Lưu tạm: Khi nhân viên thu ngân đang cập nhật mặt hàng cho khách hàng, khách hàng muốn mua thêm một vài mặt hàng nữa và quay lại vào quầy để tìm. Thay vì việc để khách hàng sau phải đợi đến khi khách hàng đó tìm xong mặt hàng cần mua quay lại, nhân viên thu ngân sẽ lưu tạm lại đơn hàng đang thanh toán, để tiếp tục việc thanh toán cho khách hàng tiếp theo. Khi khách hàng kia quay lại, nhân viên thu ngân sẽ mở lại đơn hàng đang thanh toán dở ở trạng thái lưu tạm và tiếp tục cập nhật thêm mặt hàng.

b. Đối với nhân viên quản lý thu ngân (phụ trách danh mục vật tư hàng hóa, bảng giá, chính sách chiết khấu, khuyến mại).

• Đặt lịch tự động cập nhật bảng giá, chính sách chiết khấu, khuyến mại…: Phân hệ Quản lý bán lẻ (POS) của BRAVO tích hợp việc đặt lịch cập nhật tự động bảng giá, chính sách chiết khấu, khuyến mại, người sử dụng vào đặt ngày giờ, thời gian áp dụng. Khi đúng khoảng thời gian đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật theo chương trình đã đặt, mà người sử dụng không cần phải căn giờ để cập nhật. Như vậy, có thể lên sẵn kế hoạch cho tháng tiếp theo, quý tiếp theo… tùy thuộc vào nhân viên quản lý thu ngân muốn xây dựng theo chỉ đạo của nhà quản lý.
• Chính sách chiết khấu, khuyến mại có nhiều option được chọn: theo thứ trong tuần, theo số lượng, doanh thu, theo khung giờ vàng, theo mặt hàng, nhóm hàng, theo khách hàng, theo điểm thẻ tích lũy, theo phiếu giao hàng… Không những vậy, phần mềm BRAVO có thể chỉnh sửa theo yêu cầu bài toán áp dụng cụ thể của từng doanh nghiệp, từng đơn vị tổ chức kết hợp với thiết kế đã sẵn có tạo nên sự phong phú khi áp dụng các chính sách làm tăng nhu cầu mua hàng của khách hàng.
• Tính năng import dữ liệu bằng file Excel: Hàng hóa đối với doanh nghiệp bán lẻ là tương đối khó quản lý vì có nhiều mặt hàng, một ngày có thể phát sinh cả trăm đến vài nghìn mã. Thay vì phải cập nhật từng mã một, người sử dụng có thể đưa toàn bộ dữ liệu ra file Excel rồi đưa về phần mềm theo tính năng Import dữ liệu. Để đồng nhất dữ liệu, khi import những mã nào đã tồn tại trong hệ thống thì phần mềm sẽ báo và không lưu mã đó nữa, để người sử dụng có thể kiểm tra lại và đặt lại mã hoặc bỏ đi tránh trường hợp đưa thừa dữ liệu.

c. Đối với kế toán, kho

• Số liệu luôn là số liệu thực tế: Số liệu bán hàng của thu ngân sẽ làm căn cứ để lập hóa đơn ghi nhận doanh thu, công nợ, giá vốn tương ứng với việc xuất kho. Số liệu sẽ được kết chuyển tự động nên số liệu luôn là số liệu thực tế.
• Dễ dàng trong việc quản lý kho: Việc quản lý kho của doanh nghiệp bán lẻ thì phần kho, điều chuyển giữa các kho là bài toán khó đối với kế toán kho vì phát sinh một lượng lớn mặt hàng với số lượng đa dạng, đa dạng về kích thước, màu sắc, vị trí lô, kệ hàng…Phân hệ quản lý bán lẻ kết hợp với phần mềm quản lý kho ⁽²⁾ của BRAVO được xây dựng và phát triển để giải quyết vấn đề trên nhằm đáp ứng tốt công việc của kế toán kho trong việc quản lý, kiểm kê hàng hóa, số liệu luôn là số liệu thực tế và chính xác.
• Kết xuất file thành các dạng như Excel, Word, PDF…: khi chạy 1 báo cáo bất kì, hoặc danh mục vật tư hàng hóa, kế toán có thể kết xuất trực tiếp từ phần mềm về các dạng file như Excel, Word, PDF…nhằm hỗ trợ các công việc tiếp theo, hoặc có thể in trực tiếp thay vì kết xuất để trình duyệt cấp trên kiểm tra, ký và đóng dấu.
• Multi windows: Thực hiện mở nhiều tab trên cùng một phiên làm việc. Đây là tính năng rất hữu ích cho kế toán thực hiện một lúc nhiều tác vụ như kiểm tra đồng thời nhiều báo cáo, cập nhật dữ liệu thay vì thoát ra vào lại nhiều lần. Tiết kiệm thời gian và thao tác cho người sử dụng.

d. Đối với quản lý doanh nghiệp

• Thống kê số liệu nhanh chóng, chính xác: quản lý có thể kiểm soát được doanh thu bán hàng tại từng thời điểm khác nhau, theo ngày, theo nhân viên thu ngân… Biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào chậm luân chuyển, lợi nhuận của từng mặt hàng… thông qua việc kiểm tra trực tiếp đơn bán lẻ của từng nhân viên thu ngân hoặc qua các báo cáo đã được xây dựng trên phân hệ của phần mềm.
• Yên tâm trong việc quản lý: Như đã nói ở trên, việc phân quyền chặt chẽ đến từng user, nên nhà quản lý không phải lo lắng quá nhiều trong việc nhân viên có thể gian lận vì muốn gian lận cũng không được. Bất kì tác động của user liên quan đến dữ liệu, đăng nhập hệ thống đều được phần mềm ghi nhận vào nhật ký sử dụng, quản lý có thể vào xem toàn bộ và quy trách nhiệm nếu thấy có biểu hiện thất thường về số liệu. Kết thúc ca làm việc, mỗi thu ngân sẽ thống kê lại số lượng từng tờ tiền mặt theo từng mệnh giá và cập nhật lên hệ thống. Dựa vào số lượng bán hàng thực tế của thu ngân đó (thu ngân sẽ không nhìn thấy số lượng này do phân quyền) và số liệu cập nhật tờ tiền mặt theo mệnh giá, so sánh giữa hai số liệu để kiểm tra nhân viên có gian lận trong việc nộp lại tiền về phía doanh nghiệp hay không.
• Tự động sao lưu số liệu theo lịch đã đặt trước: Dữ liệu là tài sản của mỗi doanh nghiệp, thử đặt mình trong trường hợp máy chủ hỏng, dữ liệu phát sinh suốt mấy chục năm không lấy lại được, chi phí tổn thất không hề nhỏ, và dữ liệu đó nếu mất là mất hoàn toàn và không thể lấy lại được? Nếu là nhà quản lý doanh nghiệp, bạn có mong muốn điều đó xảy ra? Hay giả sử dữ liệu bán lẻ của ngày hôm trước bỗng nhiên bị mất không có lý do?... Tất cả những điều đó đã được Bravo khắc phục bằng việc sao lưu dữ liệu tự động theo lịch có thể 1 tháng, 1 tuần, 1 ngày, hay thậm chí hàng giờ… tùy thuộc vào mong muốn của nhà quản lý. Và để đảm bảo, Bravo luôn nhắc nhà quản lý nên sao lưu thêm dữ liệu ra ổ cứng ngoài đề phòng các trường hợp rủi ro không mong muốn.
• Kết nối online, phát triển web, app, bảo mật dữ liệu: Trong xu thế bận rộn ngày nay, nhà quản lý mong muốn mình không có mặt tại doanh nghiệp nhưng vẫn muốn kiểm tra tình hình doanh thu thực tế tại thời điểm nhất định bằng nhiều hình thức khác nhau như laptop, web trên điện thoại hay app trên thiết bị di dộng thay vì việc kế toán phải lập biểu ra Excel hoặc Word theo hình thức thông thường. Thấu hiểu được nhu cầu đó từ phía nhà quản lý, BRAVO cũng đã tập trung xây dựng và phát triển không chỉ riêng phân hệ Bán lẻ (POS) mà toàn bộ phân hệ trên phần mềm BRAVO có thể xem và tương tác đến cùng 1 database tại máy chủ của khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau như windows, web, app (iOS hoặc Android). Đường truyền dữ liệu được thiết lập bảo mật, hạn chế tối đa việc xâm nhập của những cá nhân, tổ chức có ý định đánh cắp dữ liệu. Như vậy, ở nơi nào có thể kết nối mạng, nhà quản lý cũng có thể quản lý và nắm bắt được tình hình tại doanh nghiệp mình đang hoạt động để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.

3. Ứng dụng và trải nghiệm

Tôi – Nhân viên triển khai phần mềm BRAVO, người hơn ai hết hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp trước khi sử dụng phân hệ quản lý bán lẻ của Bravo. Và tôi là một trong số các đồng nghiệp cùng sát cánh với khách hàng trong giai đoạn triển khai vất vả để đến chuỗi ngày hạnh phúc khi được chứng kiến khách hàng tận hưởng những thành quả ngọt ngào.

Sau khi áp dụng, BRAVO sẽ trợ giúp doanh nghiệp

• Xây dựng lại toàn bộ cây danh mục, rà soát và đưa vào hệ thống những mã đang được quản lý.
• Thiết kế mẫu in ấn tem nhãn theo mẫu của nhà quản lý, in trực tiếp trên phần mềm.
• Xây dựng kết nối online để phục vụ việc quản lý từ xa.
• Phân quyền user, thu ngân chỉ được phép bán hàng, cập nhật số lượng tiền mặt mỗi ca, nộp về kế toán. Những trường hợp nộp thiếu phải bù theo đúng số trên phần mềm.
• Xây dựng và thiết kế chính sách chiết khấu, khuyến mại đang được áp dụng tại doanh nghiệp.

Hiệu quả:

• Doanh thu tăng gấp 1.5 lần so với trước (So sánh dữ liệu của quý trước khi sử dụng và quý sau khi sử dụng Bravo).
• Khách hàng đến với doanh nghiệp ngày một nhiều hơn do chất lượng dịch vụ, sản phẩm, áp dụng nhiều chính sách chiết khấu, khuyến mại.
• Khách hàng không còn phải đợi lâu để thanh toán như trước: ngày khai trương, chính sách khuyến mại, chiết khấu áp dụng tương đối nhiều, lượng đơn hàng và doanh thu đạt mức 500 triệu tại ngày đó nhưng không có sự phàn nàn là phải đợi lâu để đến lượt thanh toán của khách hàng.
• Kế toán trước hay phải nộp chậm báo cáo do phải thực hiện thao tác tính ngoài do sự sai lệch dữ liệu. Sau khi áp dụng, kế toán có thể in mẫu biểu trực tiếp của BRAVO để trình sếp và các cơ quan thuế, không còn sai lệch của giá vốn như trước nữa.
• Nhà quản lý biết được doanh thu hàng ngày, mặt hàng nào bán chạy tại từng thời điểm để từ đó đưa ra quyết định cung ứng mặt hàng đó thay vì những mặt hàng cung ứng mà không thu được lợi nhuận.
• Tiết kiệm chi phí, thời gian một cách đáng kể khi sử dụng phần mềm BRAVO.

(Chú thích: (1), (2) Tương tự quản lý bán lẻ, kế toán và quản lý kho cũng là hai phân hệ cơ bản thuộc hệ thống giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO. Trong nội dung bài viết này, người viết sẽ tạm dùng cụm từ "phần mềm kế toán"  và "phần mềm quản lý kho" để bạn đọc tiện theo dõi).

Có thể bạn quan tâm: Cách quản trị hệ thống phân phối bán lẻ trong doanh nghiệp?

---  GioiVM ---