Trong thời đại mà thông tin và dữ liệu lên ngôi, việc đọc hiểu và tổng hợp nội dung từ các tài liệu, văn bản dài tốn khá nhiều thời gian và công sức. Ở quy mô doanh nghiệp, nhân sự cũng phải tốn nhiều thời gian cho việc xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tài liệu, báo cáo, công văn, email… mỗi ngày. Thấu hiểu điều đó, BRAVO đã tập trung nghiên cứu và tích hợp thành công tính năng AI tóm tắt văn bản trên sản phẩm phần mềm BRAVO ERP. Đây là một giải pháp giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt nội dung chính mà không cần đọc toàn bộ tài liệu.
1. AI tóm tắt văn bản là gì?
AI tóm tắt văn bản là công nghệ sử dụng trí tuệ nhân tạo và ngôn ngữ tự nhiên (NLP – Natural Language Processing) để tự động rút gọn một đoạn văn bản dài thành phiên bản ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo giữ nguyên ý nghĩa, ngữ cảnh và thông tin cốt lõi.
Khác với cách tóm tắt thủ công truyền thống vốn phụ thuộc nhiều vào khả năng đọc – hiểu của con người, AI có thể phân tích ngữ nghĩa, nhận diện các phần quan trọng, loại bỏ thông tin dư thừa, và tạo ra bản tóm tắt tự nhiên, mạch lạc, sát với nội dung gốc. Nhờ đó, người dùng chỉ cần đọc bản tóm tắt là có thể hiểu được những nội dung chính yếu mà không mất nhiều thời gian.
2. Mục tiêu và lợi ích của việc ứng dụng AI tóm tắt văn bản
Việc tích hợp công nghệ AI tóm tắt văn bản vào hệ thống phần mềm BRAVO ERP hướng đến mục tiêu nâng cao năng lực xử lý dữ liệu, giảm thiểu thời gian thực hiện và hỗ trợ ra quyết định cho người dùng phần mềm trong doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật dành cho khách hàng của BRAVO sau khi tính năng AI tóm tắt văn bản được ứng dụng:
- Tiết kiệm thời gian xử lý thông tin:Với AI tóm tắt văn bản, người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt nội dung chính của một báo cáo dài hàng chục trang chỉ trong vài dòng tóm tắt. Đặc biệt hữu ích đối với các cấp quản lý, giúp họ giảm bớt thời gian đọc chi tiết mà vẫn hiểu rõ bản chất vấn đề.
- Tăng hiệu suất làm việc và giảm áp lực thông tin:Khi khối lượng văn bản cần đọc lớn, nhân viên thường bị quá tải thông tin. Tính năng tóm tắt bằng AI giúp giảm tải công việc, tối ưu hóa thời gian và cải thiện năng suất tổng thể.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn:Lãnh đạo doanh nghiệp có thể dựa trên các bản tóm tắt súc tích, tập trung vào nội dung quan trọng để đưa ra quyết định kịp thời, không bị phân tán bởi thông tin phụ hoặc chi tiết không cần thiết.
- Đồng nhất chất lượng nội dung giữa các bộ phận:AI giúp chuẩn hóa cách thức tóm tắt văn bản, đảm bảo tính thống nhất, tránh tình trạng mỗi người diễn giải theo một cách khác nhau, từ đó nâng cao chất lượng quản lý thông tin trong toàn doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Xu hướng tích hợp AI vào hệ thống ERP và các tính năng AI trên BRAVO ERP
3. Tính năng AI tóm tắt văn bản trên phần mềm BRAVO ERP
Người dùng có thể sử dụng tính năng “AI Tóm tắt văn bản” để tự động rút gọn nội dung của các tệp tài liệu đính kèm ngay trên giao diện của chương trình phần mềm BRAVO một cách dễ dàng mà không cần thêm bất kỳ công cụ hỗ trợ nào khác bên ngoài. Chỉ với một vài thao tác chuột, người dùng có thể dễ dàng sử dụng tính năng tại nhiều giao diện làm việc quen thuộc như: Màn hình danh sách chứng từ; Màn hình cập nhật chứng từ; Màn hình xem trước văn bản.
Màn hình truy cập sử dụng tính năng “AI Tóm tắt văn bản”
Tính năng AI hỗ trợ trên tất cả nền tảng Web/Win và Mobile.
Hệ thống có thể thực hiện tóm tắt với file tài liệu nhiều định dạng, linh hoạt và đáp ứng tối đa theo mong muốn của người dùng thông qua bộ 05 tiêu chuẩn sau:
- Hình thức tóm tắt: Hỗ trợ trình bày dưới dạng đoạn văn hoặc danh sách.
- Văn phong tóm tắt rất đa dạng, hỗ trợ diễn đạt theo nhiều phong cách như Chuyên ngành; Trang trọng hoặc Thoải mái – Gần gũi.
- Phần mềm có thể tóm tắt theo các ngôn ngữ chương trình đang hỗ trợ bao gồm: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn, Tiếng Trung.
- Độ dài tóm tắt: Cho phép lựa chọn 3 mức độ linh hoạt: ngắn, trung bình, dài, tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng.
- Phạm vi tóm tắt: Cho phép chúng ta lựa chọn trang văn bản trong tài liệu cần tóm tắt, với 2 tùy chọn tất cả hoặc tùy chỉnh bất kỳ trang nào đó. Tuy nhiên, tính năng này hiện chỉ hỗ trợ đối với các định dạng tài liệu: .pdf, .doc, .docx. Với các định dạng khác, hệ thống không hỗ trợ chọn phạm vi trang, chỉ cung cấp tóm tắt toàn bộ nội dung và sẽ không hiển thị phần nhập phạm vi tóm tắt.
Màn hình tùy chỉnh yêu cầu tóm tắt của người dùng
Tại màn hình hiển thị kết quả tóm tắt có 2 vấn đề quan trọng người dùng cần lưu ý để có được trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng tính năng. Thời điểm hiển thị icon loading thể hiện trạng thái AI đang xử lý văn bản, người dùng cần chờ đợi trong giây lát. Thanh menu ngang thể hiện số từ của văn bản tóm tắt và các icon thực hiện thao tác tiếp theo của người dùng như sao chép hoặc tải xuống nội dung tóm tắt.
Màn hình hiển thị kết quả tóm tắt
Sau khi chương trình tạo ra kết quả tóm tắt, trên thanh “Thiết lập văn bản tóm tắt” sẽ xuất hiện nút “Tóm tắt lại”. Nếu nội dung bản tóm tắt chưa đạt yêu cầu người dùng có thể nhấn nút này để thực hiện tóm tắt lại văn bản theo các yêu cầu điều chỉnh mới.
Tính năng AI tóm tắt văn bản trên phần mềm BRAVO có thể đưa ra một số cảnh báo cho người dùng trong quá trình sử dụng như cảnh báo “Định dạng văn bản không được hỗ trợ tóm tắt”, cảnh báo “Văn bản vượt quá giới hạn dung lượng quy định”, hoặc cảnh báo “Máy chủ bị lỗi” xuất hiện khi hệ thống gặp sự cố từ máy chủ khiến cho tính năng tóm tắt không thể thực hiện.
Với khả năng xử lý và tổng hợp thông tin thông minh, tính năng AI tóm tắt văn bản trên BRAVO ERP hứa hẹn sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu thêm những tính năng AI khác đang được nghiên cứu và thiết kế, , góp phần hoàn thiện giải pháp phần mềm quản trị tổng thể mà BRAVO cung cấp. BRAVO ERP hướng đến mục tiêu "Hiệu quả hơn trong từng thao tác – Thông minh hơn trong từng quyết định".
Mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật những thông tin mới nhất về phiên bản BRAVO 10 ERP tại đây.
