Nguyên tắc kiểm soát dự án ERP


Kiến thức, hay nói đúng hơn là sự hiểu biết sẽ dẫn đến lựa chọn đúng đắn hay sai lầm của hệ thống ERP, cho dù hệ thống này không hề rẻ tiền và đã được nhiều công ty khác sử dụng hiệu quả. Thiếu kiến thức và kỹ năng cần thiết, người dùng không những không khai thác hiệu quả được hệ thống mà còn có thể khiến toàn bộ dự án triển khai thất bại.


Bước đầu tiên để chọn một hệ thống ERP là cực kỳ quan trọng, bởi vì trong quá trình phân tích và được tư vấn, công ty bạn sẽ hiểu rõ hơn mình cần gì và hệ thống có thể làm gì. Khi bắt đầu triển khai ERP cho doanh nghiệp mình, bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị một đội ngũ nhân sự đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như cơ sở vật chất đủ điều kiện đáp ứng, kể cả cần phải thay đổi quy trình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.


Việc triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp muốn diễn ra đảm bảo tiến độ và đạt hiệu quả thì cần đáp ứng tối thiểu 5 nguyên tắc sau:


1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai


Không chỉ riêng đội ngũ phụ trách IT của doanh nghiệp, tất cả mọi người đều phải tham gia vào quá trình đánh giá và lập kế hoạch, đưa ra nhiều tiêu chí để đánh giá: Chi phí đầu tư; Chi phí bảo trì hằng năm; Năng lực triển khai nhà cung cấp; Khả năng đáp ứng sản phẩm; Thời gian triển khai… Điều này sẽ giúp quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự và chi phí tiềm ẩn khi tiến hành triển khai dự án.


Ngoài yếu tố chi phí, mỗi bộ phận tham gia vào sẽ đóng góp những ý kiến và những yêu cầu chi tiết về việc đáp ứng cho công việc của mình. Điều này không chỉ tốt cho đơn vị khi có được một bản mô tả đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống mà còn giúp doanh nghiệp thêm một lần nữa rà soát lại hệ thống, biết mình cần gì và thiếu gì để hoàn thiện. 


2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp ERP


Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các doanh nghiệp nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch, đánh giá ưu nhược điểm giữa các nhà cung cấp. Các doanh nghiệp lớn với hàng ngàn nhân sự, hay doanh số hàng năm, quy mô sản xuất lớn càng nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.


3. Thành lập ban chỉ đạo dự án


Ban chỉ đạo dự án nên có một người quản trị dự án am hiểu về ERP, hiểu rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và quá trình vận hành chung của hệ thống hay của mỗi phòng ban. Đồng thời, khi cần thiết ban chỉ đạo có thể dành nhiều thời gian để xem xét các vấn đề chi tiết hoặc những sự việc phát sinh trong suốt quá trình triển khai để tìm ra phương án giải quyết, tham gia giám sát và kiểm soát sát tiến độ trong từng giai đoạn, các hoạt động chi tiết của quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao.


Mặt khác, ban chỉ đạo phải được trao quyền để có thể đưa ra những quyết định nhằm tác động đến các bộ phận tham gia triển khai giúp thúc đẩy quá trình thực hiện công việc này. Bên cạnh đó, ban chỉ đạo cần xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và cả sau khi hệ thống đi vào hoạt động.


4. Lập kế hoạch ngân sách một cách thực tế


Các doanh nghiệp thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp lại cố dự đoán chi phí trước khi phác thảo kế hoạch. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách dành cho dự án ERP hay bị đội lên. Dự toán ngân sách được lập trước giúp cho doanh nghiệp chủ động về chi phí hơn tuy nhiên cần tham khảo nhiều nguồn và định mức phù hợp với thực tế, tránh trường hợp dự trù và thực tế quá chênh lệch nhau. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần chú ý các khoản chi phí chìm, chi phí cơ hội để có được một cái nhìn tổng qua về “tổng chi phí” doanh nghiệp phải bỏ ra.


5. Xác định thời điểm triển khai hợp lý


Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan để chọn thời điểm triển khai, tuy nhiên việc này cũng gây ra nhiều vấn đề. Có những doanh nghiệp dù đủ năng lực tài chính nhưng đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công, cũng không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức, cần có thời gian sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại. Xác định đúng thời điểm triển khai, khi doanh nghiệp có đủ năng lực, tài lực, vật lực cũng như quy trình sản xuất rõ ràng sẽ giúp quá trình triển khai dự án ERP nhanh và hiệu quả hơn.


BT tổng hợp

News

Tin tức liên quan



    tư vấn khách hàng